Шаг 2. Открытие или создание источника данных
В диалоговом окне Слияние выполните одно из следующих действий:
Создайте новый источник данных. Этот способ позволяет сохранить данные в таблице Word в тех случаях, когда отсутствуют источники данных, содержащие имена, адреса и другие данные.
Воспользуйтесь данными из существующего источника данных. В группе Источник данных нажмите кнопку Получить данные, а затем выберите команду Открыть источник данных. Выберите документ Microsoft Word, электронную таблицу, базу данных или другой список, а затем нажмите кнопку Открыть. Нажмите кнопку Правка основного документа.
Используйте адреса из электронной адресной книги. В группе Источник данных нажмите кнопку Получить данные, а затем выберите команду Использовать адресную книгу. Выберите адресную книгу, а затем нажмите кнопку OK. Нажмите кнопку Правка основного документа.
Шаг 3: Правка основного документа и вставка полей слияния
1. В основном документе введите текст, который должен присутствовать в каждом документе на бланке.
2. Вставьте поля слияния в тех местах документа, где должны размещаться имена, адреса и другие данные из источника данных. Чтобы вставить поле слияния, щелкните нужное место в основном документе, нажмите кнопку Вставить поле слияния на панели инструментов Слияние, а затем выберите имя поля.
Когда работа над основным документом завершена и все поля слияния вставлены, выберите в меню Файл команду Сохранить как. Введите имя документа, а затем нажмите кнопку Сохранить.
Шаг 4. Слияние данных в основном документе
1. В меню Сервис выберите команду Слияние.
Если требуется осуществить слияние данных в определенной последовательности или включить в этот процесс только часть данных, выполните сортировку и отбор записей данных для слияния.
2. Чтобы оценить возможные результаты слияния данных, просмотрите составные документы.
3. В диалоговом окне Слияние нажмите кнопку Объединить в группе Объединение.
4. Перед слиянием можно проверить источник данных на наличие ошибок. Для этого нажмите кнопку Проверка, выберите способ проверки, а затем нажмите кнопку OK.
5. Выполните одно из следующих действий:
· Отправьте полученные в результате слияния письма на печать. В списке Назначение выберите Принтер, а затем нажмите кнопку Объединить.
· Сохраните полученные в результате слияния письма в новом документе, где впоследствии их можно будет просмотреть, изменить и напечатать.
Выборочная печать основного документа.
Отбор записей данных из источника данных
1. Убедитесь в том, что основной документ настроен, выбран источник данных и в основной документ вставлены поля слияния.
2. Чтобы перейти в диалоговое окно Слияние, щелкните основной документ, а затем выберите в меню Сервис команду Слияние.
3. В группе Объединение нажмите кнопку Отбор записей, а затем перейдите на вкладку Отбор записей.
4. В списке Поле выберите поле данных, а затем выберите оператор сравнения в поле Оператор. В поле Значение введите текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.
Например, чтобы отобрать только записи данных, относящиеся к клиентам из Новгорода, выберите в списке Поле значение Город, в списке Оператор — оператор Равно, а в поле Значение — значение Новгород. Чтобы задать несколько связанных условий отбора, используйте операторы И или ИЛИ. Затем повторите шаг 4.
Примечание. Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически извлекается соответствующий набор записей данных. Чтобы создать другой набор записей данных, повторите описанные выше действия. Если нужно удалить имеющиеся условия отбора и выбрать все записи данных из источника данных, нажмите кнопку Очистить все на вкладке Отбор записей.