Билет 2

Кодирование информации.

Кодирование информации – это процесс формирования определенного представления информации.

В более узком смысле под термином «кодирование» часто понимают переход от одной формы представления информации к другой, более удобной для хранения, передачи или обработки.

Компьютер может обрабатывать только информацию, представленную в числовой форме. Вся другая информация (звуки, изображения, показания приборов и т. д.) для обработки на компьютере должна быть преобразована в числовую форму. Например, чтобы перевести в числовую форму музыкальный звук, можно через небольшие промежутки времени измерять интенсивность звука на определенных частотах, представляя результаты каждого измерения в числовой форме. С помощью компьютерных программ можно преобразовывать полученную информацию, например «наложить» друг на друга звуки от разных источников.

Аналогично на компьютере можно обрабатывать текстовую информацию. При вводе в компьютер каждая буква кодируется определенным числом, а при выводе на внешние устройства (экран или печать) для восприятия человеком по этим числам строятся изображения букв. Соответствие между набором букв и числами называется кодировкой символов.

Как правило, все числа в компьютере представляются с помощью нулей и единиц (а не десяти цифр, как это привычно для людей). Иными словами, компьютеры обычно работают в двоичной системе счисления, поскольку при этом устройства для их обработки получаются значительно более простыми.

Системы счисления.

В современной информатике используются в основном три системы счисления (все – позиционные): двоичная, шестнадцатеричная и десятичная.

Двоичная система счисления используется для кодирования дискретного сигнала, потребителем которого является  вычислительная техника. Такое положение дел сложилось исторически, поскольку двоичный сигнал проще представлять на аппаратном уровне. В этой системе счисления для представления числа применяются два знака – 0 и 1.

Шестнадцатеричная система счисления  используется для кодирования дискретного сигнала, потребителем которого является хорошо подготовленный пользователь – специалист в области информатики. В такой форме представляется содержимое любого файла, затребованное через интегрированные оболочки операционной системы, например, средствами Norton Commander в случае MS DOS. Используемые знаки для представления числа – десятичные цифры от 0 до 9 и буквы латинского алфавита – A, B, C, D, E, F.

Десятичная система счисления используется для кодирования дискретного сигнала, потребителем которого является так называемый конечный пользователь – неспециалист в области информатики (очевидно, что и любой человек может выступать в роли такого потребителя). Используемые знаки для представления числа – цифры от 0 до 9.

Для перевода чисел из одной системы счисления в другую существуют определенные правила. Они различаются в зависимости от формата числа – целое или правильная дробь. Для вещественных чисел используется комбинация правил перевода для целого числа и правильной дроби.

Билет 3

Представление текстовой и графической информации.

Существуют два формата представления графической информации: - растровый; - векторный.  В растровом формате изображение запоминается в файле в виде мозаичного набора множества точек, соответствующих пикселам. Файл, создаваемый сканером, в памяти компьютера имеет растровый формат (так называемая битовая карта — bitmap).  В векторном формате любое изображение представляется в совокупности стандартных объектов (точка, линия, круг). Отличие векторных форматов от растровых можно показать на таком примере: в векторном формате окружность идентифицируется радиусом, координатами своего центра, толщиной и типом линии; в растровом формате хранятся просто последовательные ряды точек, геометрически формирующих окружность. Следует также иметь в виду, что битовая карта требует очень большого объема памяти для своего хранения. Для сокращения объема памяти, необходимой для хранения битовых карт, используются различные способы сжатия информации например форматы GIF, MPEG. Для представления текстовой информации в компьютере используется кодирование. Для кодирования символов используют таблицы кодировки.  В настоящее время основные таблицы кодировки - это ASCII (8 разрядов), WIN-1251 (8), Unicode (16).

Билет 4

OC windows

1. Рабочий стол.

Первое что отображается на экране компьютера при загрузке ОС Windows это «Рабочий стол». Рабочий стол состоит из: - набора значков (ярлыков) представляющих собой ссылку на файл или папку. - панели задач.

2. Папки

Папка - это расширение понятия католог.

Каталог - это группа файлов, имеющая наименование.

Файл - это область данных на диске, имеющая наименование.

В чем же состоит расширение понятия каталог? Раньше в операционной системе MS DOS все драйверы устройств находились в одной папке DOS. В ней было более 100 программ и найти нужный драйвер клавиатуры, мышки или принтера было возможно, но довольно утомительно, потому что приходилось искать нужный файл в этом множестве из более чем 100 программ каталога DOS. Теперь же в операционной системе Windows для каждого устройства компьютера существует своя папка (FOLDER). В этом и состоит расширение понятия каталог. Теперь даже весь компьютер это одна папка "Мой компьютер".

3. Ярлыки

Ярлык - это маленький файл размером 300 - 700 байт. Он содержит путь к объекту. Рассмотрим, например, такой объект, как текстовый редактор WORD. Для того, чтобы каждый раз вручную без ярлыка вызывать эту программу, нужно:

Ярлык представляет собой ссылку на часто используемые файлы, позволяющую быстро открыть его. Если удалить ярлык, исходный файл останется без изменений.

4. Панель задач.

Панель задач состоит из: - кнопка «Пуск» - панель инструментов - рабочая панель - панель резидентных программ.

Кнопка «Пуск» предназначена для вызова главного меню системы, в котором содержатся ссылки на программы, а так же органы управления компьютером.

Билет 5

 Система окон, виды представления окон, организация окна.

Билет 6

 ВОРД: Организация экрана, информационная строка, панель инструментов, кнопка "Файл", рабочее поле.

Строка заголовка

В заголовке окна указано название программы (Microsoft Word) и имя документа (по умолчанию Документ 1). После сохранения документа в строке заголовка отобразится имя файла. Файлам, созданным в программе Word, автоматически присваивается расширение .doc.

В правой части строки заголовка располагаются обычные кнопки управления окном (Свернуть, Развернуть, Закрыть).

Строка меню

Как и в других приложениях Windows, строка меню Word является элементом управления, обеспечивающим доступ ко всем функциональным возможностям программы. Расширенные возможности Word 2003 отразились во множестве команд меню. Для удобства ориентирования в меню команды ниспадающего меню открываются в два приема. Сначала открывается сокращенное меню, и, если необходимой команды в нем нет, то наведением указателя мыши на значок раскрытия, можно открыть расширенное менюВид (рис. 2.2).

Сокращенное меню автоматически расширяется, если некоторое время держать его раскрытым, не выбирая никакой команды (т.е. просто смотреть на него). Команды расширенного меню, которыми уже пользовались в текущем сеансе работы, включаются в состав сокращенного меню.

Панели инструментов

В MS Word 2003 панели инструментов представлены на экране не целиком, а только самыми необходимыми кнопками. Список всех имеющихся в Word панелей инструментов можно вызвать командой меню Вид -> Панели инструментов или щелчком правой кнопкой мыши (контекстное меню) на панелях, представленных на экране.

По умолчанию выводятся панели - Стандартная, Форматирование и Рисование (панель Рисование располагается ниже поля документа).

Чтобы вывести или скрыть панель, нужно щелкнуть на ее имени в списке панелей. Панели Стандартная и Форматирование желательно всегда оставлять на экране.

В Word 2003 панели инструментов обладают контекстной чувствительностью - при выделении в документе какого-либо объекта, автоматически открывается панель инструментов, предназначенная для его редактирования. Каждая кнопка панелей инструментов имеет всплывающую подсказку.

Панель Стандартная содержит инструменты управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением документа.

Панель Форматирование содержит инструменты управления форматированием документа.

Рабочая область

Рабочая область окна Word является полем документа. В пустой рабочей области текстовый курсор, обозначающий позицию ввода символа, располагается в первой позиции первой строки. Размер текста на экране зависит от выбранного масштаба. Установить нужный масштаб можно при помощи меню (Вид -> Масштаб) или кнопкиМасштаб в панели инструментов Стандартная. В раскрывающемся списке кнопки Масштаб  выбирают нужное значение. Если желаемого масштаба нет в списке (например, 90%), значение вводят непосредственно в текстовое поле (знак "90%" можно не набирать, достаточно ввести цифры) и нажимают клавишу стильEnter.

Билет 7

Форматирование символов, вставка специальных символов.

Форматирование символов можно осуществлять по мере ввода текста или в уже набранном тексте. Если форматирование применяется для ранее введенного текста, его предварительно надо выделить. Если форматирование осуществлять по мере ввода текста, то необходимая команда задается до начала ввода форматируемых символов, затем набирается текст в установленном формате.

Вставка символа

Меню Вставка – Символ

В появившемся окне выбрать Шрифт и Набор, затем в таблице выбрать нужный символ двойным щелчком или щелкнув по кн. Вставить. (Можно также воспользоваться списком ранее использовавшихся символов)

Закрыть окно

 

Форматирование символов

Выделить

Меню Формат – Шрифт – задать все необходимые параметры – ОК

 

Примечание: если необходимо оформить записи, подобные x3, A0, то цифры 3 и 0 преобразовать с помощьюМеню Формат – Шрифт – блок Видоизменение – надстрочный и подстрочный соответственно.

Билет 8

Форматирование абзацев и страниц.

Основные параметры форматирования абзацев устанавливаются с помощью диалогового окна Абзац из меню Формат. Другой способ - воспользоваться командой Абзац локального меню (оно вызывается щелчком правой кнопки мыши). Если изменяется формат только одного абзаца, то нет необходимости выделять его целиком, достаточно поместить в него курсор ввода или выделить только фрагмент абзаца. Если же изменяется формат нескольких абзацев, то их необходимо выделить.

Диалоговое окно Абзац содержит две страницы: Отступы и интервалы иПоложение на странице 

Группа опций отступ позволяет управлять положением текста абзаца относительно полей страницы.

В полях Слева и Справа задается расстояние соответственно от правого и левого полей страницы.

Опция Первая строка управляет отступами в абзаце. Возможны такие ее значения:

Нет - отступы отсутствуют

Отступ - используется отступ для первой строки абзаца. Расстояние указывается в поле На, расположенном справа от поля Первая строка.

Выступ - используется отступ для всех строк абзаца кроме первой. Расстояние указывается в поле На.

В полях Перед и После задаются расстояния соответственно перед первой строкой абзаца и после последней строки абзаца.

         Опция Междустрочный управляет междустрочным расстоянием внутри абзаца. Можно выбирать одно из следующих значений:

Одинарный - расстояние, равное высоте шрифта наибольшего размера используемого в строке, плюс некоторое дополнительное пространство.

Полуторный - расстояние в 1,5 раза превышающее то, которое было бы при значении опции Одинарный.

Двойной - расстояние в 2 раза превышающее то, которое было бы при значении опции Одинарный.

Точно - расстояние, в точности равное указанному в поле Значение

Множитель - расстояние формируется умножением одинарного интервала на множитель, указанный в поле Значение.

Поле Выравнивание служит для выбора способа выравнивания абзаца.

Для контроля висячих строк, управления нумерациями строк и разрывами страниц используется вторая страница диалогового окна абзац 

Для того, чтобы Word автоматически отслеживал появление висячих строк, оторванных от абзаца в начале или конце страницы, следует включить опцию Запрет висячих строк.

Если вы хотите, чтобы абзац целиком находился на одной странице, включите опцию Не разрывать абзац. Если же требуется, чтобы абзац находился на одной странице со следующим, то включите опцию Не отрывать от следующего. Для автоматической вставки разрыва страницы перед абзацем используется опция С новой страницы.

Выключение опции Запретить нумерацию строк исключает строки абзаца из последовательности пронумерованных строк.

Опция Запретить автоматический перенос слов - отменяет автоматический перенос слов текста в абзаце.

Билет 9

Графика в документах, типы графических файлов, имигрирование и свойства графических

объектов.

Графика - это один из важнейших элементов документа Word 2007. Графика бывает двух видов - растровая и векторная. Растровая графика в Word 2007 может быть загружена из графического файла (с расширением BMP, TIFF, PNG, JPG или GIF) или из другой программы (например, графического редактора Adobe Photoshop). Векторная графика может быть создана в документе Word 2007 или вставлена в документ с помощью встроенных графических средств Word 2007.

В документ Word 2007 можно вставить следующие типы графики (рисунок, клип, графические объекты, рисунок SmartArt, диаграмма) с помощью кнопок Рисунок, Клип, Фигуры, SmartArt и Диаграмма, расположенных на вкладке "Вставка" в группе "Иллюстрации"

Кроме того, графические объекты или векторную графику Надпись и WordArt можно вставить из группы "Текст" на вкладке Вставка 

Билет 10

Создание таблиц, структура таблиц, адреса ячеек, способы создания таблиц.

У нас откроется диалоговое окно с настройками.

В этом окне нам предлагают задать размеры нашей будущей таблицы: — число столбцов — число строк

А так же выбрать ширину столбцов: — постоянная — по содержимому — по ширине окна

После того, как мы установили значения числа столбцов и строк, нажимаем ОК. У нас создастся простенькая таблица. Курсор будет находиться в самой первой ячейке (первая строка первого столбца).

Для перехода между ячейками можно воспользоваться указателем мыши, клавишей Tab или стрелочками на клавиатуре.

1 Способ

Для создания простых таблиц небольшого размера используют кнопку Добавить таблицу в панели инструментов Стандартная. При щелчке на этой кнопке появляется сетка, в которой указателем мыши выделяют нужное количество строк и столбцов. Последующий щелчок вызовет вставку в документ таблицы в позицию курсора. Созданная таким методом таблица размещается по всей ширине страницы – от левого до правого поля, независимо от количества столбцов. В дальнейшем вставленную таблицу можно редактировать, добавлять строку и столбцы, изменять ширину столбцов и т.п.

2 Способ

Чтобы указать более точные начальные параметры таблицы, используют команду меню Таблица4Добавить4Таблица. Открывается диалоговое окно (рис. 9.1), в котором задают количество строк и столбцов, а также ширину столбцов.

Если вместо конкретного размера ширины столбца оставить значение Авто, то таблица будет размещена по всей ширине страницы.

Режим Автоподбор позволяет гибко форматировать таблицу в соответствии с ее содержанием. Этот режим задают соответствующим переключателем:

·          постоянная ширина – общая ширина таблицы равна ширине страницы (от левого до правого поля), а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов;

·          по содержимому – ширина каждого столбца пропорциональна объему данных, содержащихся в нем;

·          по ширине окна – специальный режим для таблиц, размещаемых на Web-страницах (окончательное форматирование происходит во время просмотра таблицы). Для обычных печатных документов этот переключатель задает режим эквивалентный первому (постоянная ширина).

Кнопка Автоформат открывает дополнительное диалоговое окно, в котором можно выбрать любой из предлагаемых форматов таблиц.

Билет 11

 Работа с таблицами, изменение структуры таблиц, вставка блока ячеек, строк и столбцов, объединение и разбиение ячеек.

Редактирование таблицы

Говоря о редактировании таблицы, будем иметь в виду изменение ее структуры. Редактирование содержимого осуществляется обычными средствами редактирования текста.

Команды редактирования можно выполнить при помощи:

пункта меню Таблица,

кнопок панели инструментов,

контекстного меню любой ячейки или диапазона выделенных ячеек.

Выделение ячеек таблицы

Для выделения отдельной ячейки нужно поместить указатель мыши у левой границы ячейки (он примет вид правой указательной стрелки) и выполнить щелчок.

Для выделения всей строки нужно поместить указатель мыши на левом поле страницы (напротив выделяемой строки) и выполнить щелчок.

Для выделения нескольких строк – протащить указатель мыши по левому полю страницы при нажатой левой кнопке.

Для выделения столбца нужно поместить указатель мыши над верхней ячейкой столбца (он примет вид черной стрелки) и выполнить щелчок.

Для выделения нескольких столбцов – протащить указатель мыши над таблицей при нажатой левой кнопке.

Для выделения диапазона ячеек – протащить указатель мыши по ячейкам при нажатой левой кнопке.

Для выделения всей таблицы нужно щелкнуть на маркере перемещения таблицы.

Добавление и удаление строк (столбцов)

Чтобы добавить строку внутри таблицы, нужно выделить строку перед которой вставляется новая строка, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить строки. Точно также добавляются столбцы.

Добавление строк можно выполнить при помощи меню Таблица  Добавить  или при помощи раскрывающегося списка кнопки Добавить  в панели инструментов Таблицы и границы. В этом случае можно выбрать вариант добавления строк выше или ниже выделенной строки (столбцов – справа или слева).

Замечание. Когда в таблице выделена какая-либо строка (столбец), кнопка Добавить таблицу в панели инструментов Стандартная превращается в кнопкуДобавить строки (столбцы).

Чтобы сразу вставить несколько строк/столбцов, достаточно выделить необходимое количество строк/столбцов и дать команду для вставки. Для быстрого ввода новой строки после последней достаточно курсор поставить в последнюю ячейку таблицы и нажать клавишу TAB.

Аналогичным образом выполняют команды удаления строк и столбцов.

Чтобы удалить всю таблицу, нужно выделить ее и выполнить команду  Таблица  Удалить  Таблица.

Внимание! Нажатие клавиши Delete при выделенной таблице (или ячейке) удалит только ее содержимое.

Объединение и разделение ячеек

Для объединения нескольких ячеек таблицы нужно выделить их и нажать кнопку Объединить ячейки .

Эту же команду можно выбрать в меню Таблица или в контекстном меню выделенных ячеек.

Ячейки можно объединять как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.

Чтобы разделить ячейку, нужно выделить ее и нажать кнопку Разбить ячейки  (можно воспользоваться меню Таблица или контекстным меню ячейки). При разделении появляется запрос – на сколько столбцов (строк) требуется разбить данную ячейку.

Перемещение по ячейкам и форматирование их содержимого

Для помещения курсора в любую ячейку таблицы достаточно щелкнуть в ней мышью. При этом изменяется вид координатной линейки документа, – на ней появляются отдельные участки по количеству столбцов таблицы. (Вертикальная линейка покажет структуру строк.)

Нажатие клавиши Tab переведет курсор в следующую ячейку таблицы, Shift+Tab – в предыдущую ячейку. Когда курсор находится в последней ячейке, нажатие клавиши Tab добавит новую строку в таблицу.

Все команды форматирования текста относятся к выделенному элементу. Выделенным элементом может быть ячейка, диапазон ячеек или вся таблицав целом.

Выравнивание текста в ячейке (как горизонтальное, так и вертикальное) выполняют при помощи контекстного меню ячейки (команда Выравнивание в ячейке) или кнопкой с раскрывающимся списком в панели и гранинструментов Таблицы ицы. 

Замечание. Только горизонтальное выравнивание текста в ячейке можно выполнить кнопками выравнивания абзаца в панели инструментовФорматирование.

Для изменения направления текста в ячейках (от горизонтального к вертикальному и обратно) используется команда Формат  Направление текста или соответствующая кнопка в панели инструментов .

Сортировку данных в таблице по возрастанию или убыванию значений выделенного столбца можно выполнить при помощи кнопок панели инструментовСортировка по возрастанию  и Сортировка по убыванию  или диалогового окна Таблица  Сортировка.

Форматирование структуры таблицы

Форматирование таблиц можно выполнять в командном или интерактивном режиме.

В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы.

Билет 12

Использование редактора формул, панель инструментов.

Для запуска редактора формул служит команда Вставка-Объект. (Курсор должен находится в позиции вставки формулы). В диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пункт Microsoft Equation и щелкнуть на кнопке Ok.

На экране появится панель управления Формула и область формулы – рамка для ввода символов, составляющих формулу. При этом строка меню текстового процессора заменяется строкой меню редактора формул.

Настройки редактора формул состоят в назначении шрифтов для различных элементов, входящих в формулу, определении размеров типов элементов, а также интервалов между различными типами элементов.

Настройка стилей шрифтов

Пункт меню Стиль редактора формул содержит список стилей, которые можно присвоить формуле. Лучше всего использовать стиль Математический, в этом случае редактор формул сам определит, какой стиль требуется применить к конкретному элементу формулы.

Настройка шрифтов выполняется в диалоговом окне Стиль, которое открывается командой меню Стиль -Определить 

Поля-флажки позволяют установить формат символов любого элемента формулы. Формат Наклонный устанавливают для функций, переменных и греческих букв (строчных и прописных), т.к. в математических формулах указанные элементы принято записывать курсивом.

В текстовом поле Язык: Стиль «Текст» рекомендуется оставить значение Любой, – в этом случае в формулах можно будет использовать как латинские, так и русские буквы, переключая клавиатуру обычным образом.

Настройка размеров элементов

Размеры различных элементов формулы можно заранее настроить в диалоговом окне Размеры, открываемом командой меню Размер -Определить

Чтобы изменить размер типа элемента, нужно щелкнуть в его поле (при этом в поле Образец соответствующий элемент окажется выделенным) и ввести новое значение размера.

Кнопка По умолчанию восстанавливает все размеры, установленные в редакторе формул по умолчанию.

Кнопка Применить позволяет предварительно просмотреть результат изменения типов размеров. После использования кнопки Применить следует выбрать либо кнопку Отмена, либо кнопку Ok. Если выбирается кнопка Отмена, то новые размеры не будут применены. Если выбирается кнопка Ok, новые размеры применяются.

При переопределении типа размера все формулы в поле редактора формул обновляются в соответствии со сделанными изменениями. На формулах, ранее сохраненных в документе, сделанные изменения не отражаются, если их больше не редактировать в редакторе формул.

Создание и редактирование формул

Область формулы содержит поля для ввода символов. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью панели инструментов редактора формул (рис. 10.1).

Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Кнопки верхнего ряда открывают меню, содержащие специальные символы, – греческие буквы, математические символы, знаки отношений и т.п. Кнопки нижнего ряда панели Формула создают своеобразные шаблоны, содержащие поля для ввода символов. Так, например, для ввода обыкновенной дроби следует выбрать соответствующий шаблон, имеющий два поля: числитель и знаменатель. Аналогично выбирается шаблон с полями для ввода верхних и нижних индексов и другие шаблоны.

Кроме того, кнопки нижнего ряда позволяют добавить в формулу специальные математические символы, такие как интеграл, радикал, знак суммы. Переходы между полями шаблонов выполняются с помощью клавиш управления курсором.

В редакторе формул не работает клавиша Пробел, поскольку интервалы между символами задаются автоматически. Однако если необходимо увеличить интервал, можно воспользоваться кнопкой Пробелы и многоточия  в верхнем ряду панели инструментов. Раскрывающееся меню этой кнопки позволяет выбрать величину интервала между текущим и следующим полями в формуле.

Закончив ввод формулы, нужно щелкнуть мышью вне области формулы (можно также нажать клавишу Esc). Введенная формула автоматически вставляется в текст в качестве объекта. Далее можно изменять размер формулы, перемещать ее мышью, копировать в буфер обмена (предварительно выделив формулу).

Выделение выполняется одним щелчком мыши в области формулы.

Выделенная формула ограничена рамкой с маркерами, перетягивая которые мышью, можно увеличивать или уменьшать размер формулы.

Для редактирования формулы нужно выполнить на ней двойной щелчок. При этом автоматически открывается окно редактора формул.

Билет 13

 EXEL: Организация экрана, строка заголовка, панель инструментов, адресная строка, заголовки строк и столбцов.

Строка заголовка (верхняя строка окна программы) содержит имя приложения – Microsoft Excel. Если окно активной рабочей книги развернуто на весь экран, т.е. до размеров окна приложения, то в строке заголовка будет представлено также имя рабочей книги.  Кроме того, строка заголовка содержит три кнопки для работы с окном:1)кнопка сворачивания окна, т.к. она сворачивает окно активной программы до пиктограммы.2)кнопка восстановления окна, т.к. она восстанавливает окно программы до нормального размера.3)кнопка закрытия окна.  Непосредственно под строкой заголовка расположена строка меню с именами раскрывающихся подменю. Строка меню содержит названия отдельных меню программы. Она активизируется нажатием клавиши [Alt]. В строке меню перечислены группы команд: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка.  - Excel меняет структуру и состав меню в зависимости от объекта работы (рабочий лист или диаграмма). Кроме того меню может меняться при смене рабочей ситуации.  - Строку меню можно перетащить мышью в любое удобное место окна Excel.  - При выборе пункта меню раскрывается подменю, команды в котором объединены по своей функциональной направленности. Пункт меню можно также раскрыть нажав на горячую клавишу, которая подчеркнута в имени пункта меню (совместно с клавишей [Alt]).Состав и структуру меню можно менять, настраивая по мере необходимости. При этом можно добавлять и удалять команды, менять их порядок и т.п. 

Панели инструментов

Под строкой меню располагаются панели инструментов. Они содержат кнопки, позволяющие осуществлять доступ к наиболее часто используемым командам. На рис. 1.1 показаны две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, которые отображаются по умолчанию.

Чтобы отобразить панель инструментов, следует, выполнив команду Вид/Панели инструментов, установить рядом с именем панели флажок. Если же какая-либо панель инструментов вам не нужна, уберите соответствующий ей флажок, и таковая исчезнет с экрана.

Панели инструментов можно расположить у одной из четырех сторон окна Excel или поместить в любом месте окна рабочего листа.

Билет 14

 Создание шаблона страниц, ввод исходных данных, константы, формат ячеек

Билет 15

Использование формул, составление формул, встроенные функции

Формулы

Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам  арифметических операций, которые используются в Excel относятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности: возведение в степень и выражения в скобках; умножение и деление; сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.

Внесение изменений в формулу Для внесения изменений в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку Ввода в строке формул или клавишу Enter. Если вы хотите внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Использование ссылок

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Перемещение и копирование формул После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, при этом абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются.  При копировании формул можно управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$” (например, $A$1), то это будет абсолютная ссылка, которая при копировании формулы не изменится. Изменятся только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ “$”, т.е. относительные ссылки. Для быстрой установки символов “$” в ссылке ее необходимо выделить в формуле и нажать клавишу F4.  Для перемещения формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки, где изображение указателя мыши изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Завершив перемещение, отпустите кнопку мыши. Если в записи формулы есть адреса ячеек, они при перемещении формулы не изменяются. Для копирования формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки или блока, где изображение указателя изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите клавишу Ctrl и левую кнопку мыши и перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Для завершения копирования отпустите кнопку мыши и клавишу Ctrl. Если в записи формулы есть относительные адреса ячеек, при копировании формулы они изменятся. Распространение формул Помимо копирования и перемещения формулу можно распространить на часть строки или столбца. При этом происходит изменение относительных ссылок. Для распространения формулы необходимо выполнить следующие действия: 1.  Установите курсор в ячейку с формулой. 2.  Подведите указатель мыши к маркеру заполнения. Изображение указателя изменяется на черный крестик. 3.  Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перемещайте курсор до нужного места. Для завершения распространения формулы отпустите кнопку.

Необходимо отметить, что Excel выводит в ячейку значение ошибки, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки.

Функции Excel

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.  Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ.  Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9  — ее аргументы. Эта формула суммирует числа в ячейках A2, и A9. Даже если функция не имеет аргументов, она все равно должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов.  Ввод функций в рабочем листе Вы можете вводить функции в рабочем листе прямо с клавиатуры или с помощью команды Функция меню Вставка. Если вы выделите ячейку и выберете команду Вставка/Функция, Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на строке ввода формул. 

В этом окне сначала выберите категорию в списке Категория и затем в алфавитном списке Функция укажите нужную функцию.

Excel введет знак равенства (если вы вставляете функцию в начале формулы), имя функции и круглые скобки. Затем Excel откроет второе окно диалога мастера функций, в котором необходимо установить аргументы функции (в нашем случае ссылки на A2 и A9). 

Второе окно диалога Мастера функций содержит по одному полю для каждого аргумента выбранной функции. Справа от каждого поля аргумента отображается его текущее значение (21 и 33). Текущее значение функции отображается внизу окна диалога (54). Нажмите кнопку ОК или клавишу Enter, и созданная функция появится в строке формул.

Билет 16

Графическое представление данных, построение, виды и типы диаграмм. 

Диаграммы в Excel

С помощью Microsoft 2003 можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Диаграмма – графическое изображение зависимости между величинами. Диаграммы являются наглядным средством представления данных рабочего листа. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Представление данных на диаграмме Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Значения оси. Excel создает значения оси на основе указанных данных. В данном случае значения оси изменяются от 0 до 70, что соответствует значениям ячеек диапазона на листе. Имена категорий. В качестве имен оси категорий Excel использует заголовки столбцов или строк данных. В приведенном примере в качестве имен оси категорий отображаются заголовки строк, соответствующие первому кварталу, второму кварталу и т.д. Имена рядов данных диаграммы. Excel также использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. В приведенном примере в качестве имен рядов выступают заголовки рядов планируемых и фактических значений.  Маркеры данных. Маркеры данных одного цвета представляют один ряд данных. Каждый маркер соответствует одному значению данных листа. В приведенном примере самый правый маркер данных соответствует фактическому значению за четвертый квартал, равному 60. Подсказки. При остановке указателя над каким-либо элементом диаграммы появляется подсказка с названием элемента. Например, при остановке указателя над легендой появляется подсказка «Легенда».

Создание диаграммы Чтобы создать диаграмму, необходимо, прежде всего, ввести данные для диаграммы на лист. Затем выделите любые ячейки, которые содержат исходные данные диаграммы. Далее в меню Вставка выберите команду Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. В любом случае Excel выведет на экран первое окно мастера диаграмм. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую Excel для построения диаграммы. Кроме того, можно создать диаграмму за один шаг без использования мастера диаграмм. При создании таким способом диаграммы используются стандартные тип и параметры форматирования, которые позже можно изменить. Создание диаграммы за один шаг. Самый быстрый способ для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11. В этом случае лист диаграммы – это лист книги, содержащий только диаграмму. Шаг 1. Выбор типа диаграммы. Первое окно диалога Мастера диаграмм, предлагает выбрать тип диаграммы.

Это окно диалога содержит две вкладки: одну для стандартных и другую для нестандартных типов диаграмм. Шаг 2. Задание исходных данных диаграммы.Во втором окне диалога мастера диаграмм можно задать данные, используемые Excel при построении диаграммы.

Второе окно диалога Мастера диаграмм позволяет задать исходный диапазон и расположение в нем рядов данных. Если перед запуском Мастера был выделен диапазон с исходными данными, то это поле будет содержать ссылку на выделенный диапазон. Excel выводит подвижную рамку вокруг исходного диапазона. Если по каким-то причинам исходный диапазон указан неправильно, выделите нужный диапазон и введите его прямо в окне диалога Мастера диаграмм. Excel обычно выбирает ориентацию рядов, предполагая, что диаграмма должна содержать меньше рядов, чем точек. Просматривая образец при разной ориентации рядов, можно выбрать наиболее эффективный способ отображения данных в создаваемой диаграмме. Второе окно диалога Мастера диаграмм, как и первое, содержит две вкладки. Чтобы убедиться, что Excel использует правильные имена и диапазоны ячеек, для каждого ряда данных, можно перейти на вкладку Ряд. Ннажмите кнопку. Далее, чтобы перейти к следующему шагу. Шаг 3. Задание параметров диаграммы. Третье окно диалога Мастера диаграмм содержит шесть вкладок. Они позволяют задать характеристики осей, название диаграммы и заголовки для ее осей, легенду, подписи значений в рядах данных и т.д. Все это можно выполнить при создании диаграммы или после ее построения.

Шаг 4. Размещение диаграммы. Excel может внедрить диаграмму в рабочий лист или помесить ее на отдельном листе, так называемом листе диаграммы.

После построения диаграммы ее можно отредактировать в режиме редактирования диаграммы. Для этого нужно дважды щелкнуть кнопку мыши на диаграмме или воспользоваться контекстным меню. 

Билет 17

Создание и использование списка, сортировка, фильтрация, вычисления.

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов). Список - это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных. Образец списка представлен на рисунке

К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять , удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных). Наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.  К средствам, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.  При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска. Командой Итоги можно упорядочить данные в списках с помощью итоговых значений.  Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма. Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка).  При создании списка необходимо выполнить определенные требования: Чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список Формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат Ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.) Для обеспечения автоматического форматирования введенных данных в список целесообразно активизировать команду "Расширение форматов и формул". Для этого необходимо установить флажок "Расширять форматы и формулы в диапазонах данных" в окне диалога "Параметры" на вкладке "Правка", которое открывается командой "Параметры" в меню Сервис.  В списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки После выполнения подготовительных работ по созданию списка можно переходить к введению данных в список. Более полная информация о работе с таблицей как с базой данных изложена на страничкеОбработка данных в списках Excel