3.4. Списки
Список - набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.
Рекомендации по созданию списка на листе книги
В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, введите данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями.
1. Не следует создавать более одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.
2. Необходимо спроектировать список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.
3. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
4. Важные данные следует размещать слева или справа от списка; данные могут быть скрыты при фильтрации списка.
5. Перед внесением изменений в список необходимо убедиться в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.
При форматировании данных в списке рекомендуется:
1. Создавать подписи столбцов в первой строке списка. Excel использует подписи при создании отчетов, поиске и оформлении данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.
2. Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии
3. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.
4. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.
5. При добавлении новых строк в конец списка Excel использует согласованные форматы и формулы. Чтобы это произошло, три из пяти предыдущих ячеек должны иметь тот же формат или содержать ту же формулу.
3.5. Автофильтр
Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.
Просмотр группы строк списка с помощью фильтров
1. Укажите ячейку в фильтруемом списке.
2. Выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем команду Автофильтр.
3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.
4. Выберите значение в списке.
5. Повторите шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.
6. Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равно операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт Условие.
Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.
С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения.
Отображение подмножества строк с использованием условий отбора.
Чтобы отобрать строки из списка с использованием одного или двух условий отбора для одного столбца:
1. Выберите команду Фильтр в меню Данные, затем команду Автофильтр. Нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором находятся сравниваемые данные, а затем из раскрывающего списка выберите пункт Условие.
2. Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, выберите необходимый оператор сравнения в первом поле под надписью Показать только те строки, значения которых и значение для сравнения справа от него.
3. Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, введите оператор и значение для сравнения в первой группе полей, установите переключатель И, а затем введите второй оператор и значение для сравнения во второй группе полей.
4. Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, введите оператор и значение для сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку Или, а затем введите второй оператор и значение для сравнения во второй группе полей.
Удаление фильтра из списка
Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка Все.
Чтобы удалить фильтры для всех столбцов списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Показать все.
Чтобы удалить автофильтр из списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Автофильтр.