Бюджетування і бюджетний контроль на підприємстві за допомогою конфігурації "1с:Фінансове планування"

Розглянемо порядок формування генерального бюджету (тобто процес планування) і контроль його виконання. Бюджетування - це планування майбутніх операцій підприємства, представлене у вигляді системи бюджетів. Період, для якого складено бюджет, називається бюджетним періодом (або періодом планування). Найчастіше застосовуються рік з поділом на квартали та квартал з поділом на місяці. Для бюджетного періоду готують генеральний бюджет підприємства (master budget1 ), що являє собою скоординований за всіма підрозділами і функціями план роботи всього підприємства. Він складається з сукупності операційних і фінансових бюджетів. На мал. 1 наведено мінімально достатню сукупність бюджетів генерального бюджету торговельного підприємства (білі - операційні, сірі - фінансові бюджети). У бюджетних документах показники групуються певним чином, зручним для порівняння й аналізу.

1 Master budget - оскільки термінологія ще не встановилася, у літературі трапляються переклади "загальний бюджет", "зведений бюджет" підприємства.

Малюнок 1

У роботі використовується український демонстраційний приклад, що додається до конфігурації "1С:Фінансове планування".

У прикладі наведено плани роботи торгового підприємства, яке має два структурні підрозділи: "Магазин на Басейній" і "Магазин на Червоноармійській", що реалізують два проекти - "верхній одяг" і "взуття".

Планування здійснюється за двома періодами - рік (поквартально) і квартал (помісячно) для кожного підрозділу.

Для порівняння показників за кожним бюджетним періодом містяться фактичні дані, вивантажені з конфігурацій "1С", у яких ведеться бухгалтерський облік у підрозділах.

Структура бюджетів конкретного підприємства залежить від його структури, розмірів, видів діяльності. У конфігурацію "1С:Фінансове планування" надходять зведені дані бюджетів підрозділів підприємства за період планування. Щоб з'ясувати, звідки має надходити інформація і хто за неї відповідає, розглянемо процес бюджетування загалом для конкретного підприємства (а не тільки ту частину, яка може бути відображена в конфігурації).

I. Бюджетування на підприємстві

Стратегічні показники торговельного підприємства (бажаний обсяг продажу і середня рентабельність) задаються на рік. Квартальний розподіл здійснюється в рамках плану на рік (з урахуванням сезонності продажу).

Приклад 1. Скласти бюджет "Магазину на Басейній" за квітень 2002 р. в рамках загального бюджетного процесу (у демонстраційному прикладі результати планування введено документом "План по подразделению №15 от 01.04.02" (Документы - Журнал планирования).

На мал. 2 наведено склад і взаємозв'язок бюджетів "Магазину на Басейній". Для їх складання використовують програму Excel. За бюджети продажу і закупівель відповідають менеджери напрямів, за кошторис витрат на збут і рекламний бюджет (рекламний бюджет на практиці часто виділяють з комерційних витрат у зв'язку з іншою процедурою узгодження і затвердження) - керівник магазином, адміністративними витратами, планом щодо податків, а також узгодженням і затвердженням бюджетів, перенесенням зведення в конфігурацію і подальшим аналізом завідує економіст. Планування завжди розпочинається зі складання бюджету продажу в такій послідовності.

Малюнок 2

1. Бюджет продажу (пункт 1 на мал. 2) заповнюється підсумковими плановими показниками (за товарними групами), через які планується реалізація відповідних обсягів товарів (графік надходжень складається для оптового продажу).

2. За товарним балансом, у який надходить інформація про наявні залишки, резерви, умови постачальників щодо конкретних товарів, визначається необхідний обсяг закупівель, й інформація про необхідні закупівлі надходить до бюджету закупівель (2) і далі в товарний баланс (форма №п-9). Складається графік платежів.

3. Для складання плану закупівель виконується робота з постачальниками ресурсів (узгоджуються обсяги, ціни, види платежу і терміни). Ця інформація використовується для формування показників плану закупівель, товарного балансу і плану продажу за товарними групами.

Основна мета етапів 1-3 - узгодження загалом планів продажу і закупівель (з урахуванням наявних запасів) для досягнення заданих показників.

4. Сформовані плани закупівель і продажу постачають інформацію для складання плану щодо податків (6) і кошторису витрат на збут (3). Окремо з комерційних витрат виділяються витрати на рекламу (4), які узгоджуються окремо.

5. Складається кошторис адміністративних витрат (5). За результатами кошторисів (3-5) визначаються витрати обігу і порівнюються з маржинальним доходом у бюджеті продажу. Якщо в процесі узгодження бюджетів з'ясовується, що бажаний прибуток не досягається, бюджети коригуються (починаючи з п. 1).

6. Після узгодження бюджетів, щоб звести їх до генерального бюджету, отримати фінансові бюджети і, таким чином, можливість аналізу взаємозв'язку і змін показників, частина показників переноситься в конфігурацію "1С:Фінансове планування".

Зазначені в таблиці 1 показники з'явилися внаслідок узгодження бюджетів "Магазину на Басейній" за квітень 2002 р. В останній колонці показано, з яких бюджетів, відзначених на мал. 2, надходять дані. Позначені зірочкою (*) показники стосуються інвестиційних витрат, а не операційних витрат на збут. Це враховується при перенесенні даних у фінансове планування. У демонстраційному прикладі показники внесено документом "План по подразделению №15 от 01.04.02". Якщо в журналі планування відкрити цей документ, натиснути кнопку Редактировать план і відзначити прапорець показать типы оборотов, ви побачите всі ці значення в комірках зеленого кольору (тобто це незалежні показники).

Крім цього, у конфігурації настроєно довідник "Связь статей оборотов". Тому при введенні, наприклад, показника "Начисленная заработная плата" буде розрахований показник "Начисления на ФОТ". Залежні показники містяться в блакитних комірках. Розраховані підсумки в екранній формі відображаються в білих комірках. Після введення цієї інформації можна складати фінансові бюджети.

Таблиця 1

Бюджет доходів і витрат - це прогнозна форма фінансового звіту про доходи і витрати, які підприємство планує отримати в найближчому звітному періоді. Звіт служить для оцінки отримання прибутку, очікуваної структури витрат і рентабельності вкладень. Сформувати звіт можна, використовуючи звітну форму "Обороты по подразделениям" (меню Отчеты - Обороты по подразделениям). На мал. 3 показано звіт, сформований за II квартал для "Магазину на Басейній" способом По типам оборотов (анализ прибыльности) (реквізит способ формирования отчета не показано на малюнку). Звіт будується на підставі оборотів за статтями, заданих документами "План по подразделению", "План по проекту", "Учет фактических данных".

Малюнок 3

Прогнозний звіт про рух грошових коштів. Для аналізу динаміки руху грошей й оцінки потреби в готівці на майбутній період складається прогноз руху грошових коштів у розрізі основних статей отримання і використання коштів. Такий прогноз можна побудувати за допомогою звіту "Обороты по статьям" (меню Отчеты - Обороты по статьям), зазначивши в реквізиті По статьям бюджета: значення Движение денежных средств. У конфігурації складається прямим і непрямим методами.

Бюджетний баланс - це прогнозна форма фінансової звітності, що містить інформацію про фінансовий стан підприємства, який очікується в разі виконання запланованих операцій.

У конфігурації "1С:Фінансове планування" бюджетний баланс будується на підставі введених на початок періоду залишків за показниками і їх змін у вигляді відповідних оборотів за статтями. Бюджетний баланс можна отримати за допомогою звіту "Значения показателей". При цьому можна отримати звіт як за спеціально відібраними показниками (або їх групою), так і за статтями аналітичного балансу, який вони формують.

На мал. 4 наведено приклад звіту "Значения показателей" демонстраційного прикладу для другого кварталу 2002 року. Для цих форм доступний фінансовий і статистичний аналіз.

Малюнок 4