«Фактическое выполнение поставок»

Наименование поставщика	Сумма поставки фактическая
Сумма по поставщику	Сi,
Общая сумма поставок	С

Структура результирующего документа

«Фактическое выполнение поставок по поставщикам и датам»

Наименование поставщика	Код поставщика	Дата поставки	Общий итог поставок

Структура результирующего документа

«Фактическое выполнение поставок по коду материала»

Код материала	Наименование поставщика	Сумма поставки фактическая	Общий итог поставок

Кроме того, информацию, находящуюся в таблицах для анализа, необходимо представить в виде диаграмм.

В технологии необходимо использовать межтабличные связи для организации ввода и контроля исходных данных, а также для организации процессов расчета функции ВПР, ПРОСМОТР и др.

2.2.Компьютерная модель решения задачи

2.2.1. Информационная модель решения задачи

Информационная модель, отражающая взаимосвязь исходных и результирующих документов приведена на рисунке 1.

Рис. 1 Информационная модель взаимосвязи исходных и результирующих данных

где: 1 – документ (ведомость учета поставки материалов), 2 – справочник поставщиков (название, адрес), 3 – справочник материалов, 4 - итоговая ведомость, 5, 6 – таблицы, предназначенные для анализа процесса поставок, 7 – диаграмма.

2. Аналитическая модель решения задачи

Для получения ведомости «Фактическое выполнение поставок» необходимо рассчитать следующие показатели:

• сумма поставок, выполненная каждым поставщиком за месяц;

• общая сумма поставок, выполненная всеми поставщиками за месяц;

• сумма поставок по поставщикам и датам поставки;

• сумма поставок по коду материала.

Расчеты выполняются по следующим формулам:

C_i = , C = ,

где - сумма поставки i-го материала фактическая, выполненная j-м поставщиком датой d; С_i-сумма поставок, выполненных i-м поставщиком; C - общая сумма поставок, выполненных всеми поставщиками.

Показатели, определяющие содержание результирующих документов «Фактическое выполнение поставок по поставщикам и датам» и «Фактическое выполнение поставок по коду материала» аналитического представления не требуют, так как их можно получить с помощью фильтров с указанием нужных кодов материалов (см. технологию решения задачи).

2. Технология решения задачи msExcel Решение задачи средствами msExcel

1. Вызовите Excel:

• нажмите кнопку «Пуск»;

• выберите в главном меню команду «Программы»;

• вменю Microsoft Office выберитеMS Excel.

2. Переименуйте «Лист 1» в «Справочник поставщика»:

• установите курсор мыши на ярлык «Лист 1» (нижняя часть экрана) и нажмите правую кнопку мыши;

• выберите в контекстном меню команду «Переименовать» и нажмите левую кнопку мыши;

• наберите на клавиатуре «Справочник поставщика»;

• нажмите клавишу «Enter».

3. Введите заголовок таблицы «Справочник поставщика»:

• сделайте ячейку A1 активной (установите курсор мыши на пересечение столбца A и строки 1 и нажмите левую кнопку мыши);

• наберите на клавиатуре «Справочник поставщика»;

• нажмите кнопку в строке формул (установите курсор мыши на эту копку и нажмите левую кнопку мыши).

4. Отформатируйте заголовок:

• выделите ячейки A1÷D1 (сделайте активной ячейку A1, затем нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на ячейку D1) (рис. 2 – здесь и далее в описании инструкции использована собственная нумерация рисунков);

Рис. 2 Пример выделения группы ячеек

• на панели инструментов в закладке «Главная» выберите раздел «Выравнивание» и нажмите кнопку .

5. Отформатируйте ячейки A2÷C2 под ввод длинных заголовков:

• выделите ячейки A2÷C2;

• выполните команду «Выравнивание» в разделе «Формат ячеек» меню «Главная» на панели инструментов;

• выберите закладку «Выравнивание»;

• в группе опций «Отображение» установите флажок опции «переносить по словам» (рис. 3);

Рис. 3 Задание переноса слов при вводе в ячейку

длинных предложений

• нажмите кнопку «OK».

6. Введите в ячейки A2÷D2 информацию, представленную на рисунке 4 (см. рис. 3).

Рис. 4 Имена полей таблицы «Справочник поставщика»

7. Организуйте контроль вводимых данных в колонку «Код поставщика»:

• выделите ячейки B3÷B7;

• выполните команду «Проверка данных» в меню «Данные»;

• в поле «Тип данных» нажмите кнопку (рис. 5).

Рис. 5 Выбор типа данных

Замечание. Выбор типа данных вводимых значений в списке «Тип данных» позволяет определить, какие условия можно установить для значений ячеек. Если для определения допустимых значений требуется ввести формулу, выражение или ссылку на вычисления в другой ячейке, выберите в списке строку «Другой».

• выберите «Целое число»;

• задайте в поле «Минимум»: 100;

• задайте в поле «Максимум»: 105 (рис. 6);

Рис. 6 Задание интервала допустимых значений целых чисел

Замечание. Если есть необходимость видеть постоянно на экране подсказку об ограничениях ввода в выбранную ячейку (рис. 7), то выбирайте закладку «Сообщение для ввода». Если нужно, чтобы сообщение появлялось только после ошибки, выбирайте закладку «Сообщение об ошибке».

• выберите закладку «Сообщение для ввода»;

• введите в поля «Заголовок» и «Сообщение» информацию, приведенную на рисунке 6;

• нажмите кнопку «ОК»;

Информация, введенная в данное поле (до 33 знаков), отображается полужирным шрифтом при выборе пользователем ячейки, имеющей ограничения на вводимые значения

Поле для ввода текста сообщения (до 255 знаков). Для перевода строки в окне сообщение следует нажать «Enter»

Рис. 7 Задание сообщения для ввода

Рис.8 Вид экрана с сообщением для ввода

• выберите закладку «Сообщение об ошибке». Если установлен флажок «Выводить сообщение об ошибке», то при попытке ввода в ячейку недопустимых значений выдается сообщение об ошибке или запрещается ввод неверных данных. Тип предупреждения, задаваемый в поле «Вид», определяет действия пользователя в ответ на сообщение о вводе неверных данных в ячейку, для которой заданы ограничения на водимые значения. Назначение полей «Заголовок» и «Сообщение» было описано выше;

• в поле «Вид» выберите «Останов»;

• поставьте курсор в поле «Заголовок» и наберите на клавиатуре «Код поставщика ограничен»;

• поставьте курсор в поле «Сообщение» и наберите на клавиатуре «Код поставщика может принимать значения 100-105» (рис. 9)

• нажмите кнопку «OK»

Рис. 9 Сообщение об ошибке вида «Останов»

В случае ввода ошибочных данных на экран монитора выводится сообщение (рис. 10):

Рис. 10 Вид сообщения «Останов»

При выборе в поле «Вид» типа «Предупреждение» (рис. 11), в случае ошибки на экран выводится сообщение (рис. 12):

Рис. 11 Сообщение об ошибке «Предупреждение»

Рис. 12 Вид сообщения «Предупреждение»

Аналогичные сообщения выводятся на экран при выборе в поле «Вид» типа «Сообщение» (рис. 13, 14).

Рис. 13 Сообщение об ошибке «Сообщение»

Рис. 14 Вид сообщения «Сообщение»

8. Отформатируйте ячейки D3÷D7 для ввода текстовых символов:

• выделите ячейки D3÷D7;

• на панели инструментов в меню «Главная» выберите «Ячейки», где в пункте «Формат» выполните команду «Формат ячеек»;

• выберите закладку «Число»;

• выберите формат «Текстовый» (рис.15);

Рис. 15 Выбор формата ячеек

• нажмите кнопку «OK».

9. Введите информацию, приведенную в таблице 1. Обязательным условием ввода данных в колонку «Наименование поставщика» является их упорядочение по алфавиту (названию).

Таблица 1