3. Функциональные аналогии

3.1. Система функций управления

Функциональная и структурная аналогии взаимосвязаны таким образом, что изменение в функциях приводит к изменению структуры системы. Несмотря на существенную связь между системой функций и структурой системы, каждая из них характеризуется своими законо­мерностями и особенностями. Установление функциональной анало­гии должно опираться на некоторый унифицированный подход к фор­мированию системы функций управления. Существование тесной связи между организационной структурой и функциями управления определило тот факт, что в поиск аналогии положены процедуры струк­турирования и декомпозиции видов (или сфер) деятельности и функ­ций управления. Кратко рассмотрим особенности процедур.

Система управления есть особая организация специализированных элементов, объединенных в единое функциональное целое для реше­ния конкретных задач. Элементы системы на основе их функциональ­ного сходства объединяются в подсистемы, способные самостоятель­но функционировать. Согласно этому положению система управления представляется как упорядоченное множество функциональных подсистем:

• персонала,

• производства,

• финансов,

• маркетинга,

• качества,

• инновации,

• информации,

• управления развитием и изменениями.

Каждая функциональная подсистема представляется совокупнос­тью операционных функций, состав которых зависит от объектов уп­равления, определяющих содержание ее деятельности. Для реализации операционной функции разрабатывается набор процедур. Под проце­дурой понимается установленный способ действия. Рассмотрим такой вид деятельности, как маркетинг, который раскрывается через объек­ты управления и соответствующие им операционные функции и про­цедуры, показанные на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Вариант модели функций маркетинга

Организация управления операционной деятельностью системы управления основывается на общих функциях управления. Состав об­щих функций управления инвариантен относительно видов деятель­ности, а его влияние отражается через содержание задач и методов их решения [53; 83; 102]. Введение в управление автоматизированных си­стем расширяет состав функций управления относительно общеприня­того с включением в него прогнозирования, проектирования (нормиро­вания), планирования, организации, динамического учета, контроля, динамического анализа, регулирования и координации, мотивации и от­четности.

3.2. Техника построения прототипа

Начальный этап исследований заключается в установлении внеш­него тождества при сравнении функций системы управления и прото­типа. Тождество функций не означает достигнутой аналогии систем управления, так как они будут различаться задачами, работами, про цедурами и методами их решений. Таким образом, выделяются два эта­па исследований функциональной аналогии:

1) установление тождества функций системы управления;

2) установление тождества задач, работ и процедур. Для установления тождества функций потребуется:

• провести поиск объектов-эталонов по набору таких признаков, как миссия, собственность, цель, размер, производительность, вид продукции, этап жизненного цикла организации и продук­ции, финансовое положение;

• отобрать объекты-эталоны в зависимости от приверженности «в одинаковой мере верным, но противоречащим друг другу прин­ципам», например, определить, следует ли отдать предпочтение механистическому или органическому типу организационной структуры, группированию специалистов для выполнения одно­родных или смешанных функций и др.;

• установить аналогии в признаках, определяющих пространствен­ную и временную координаты содержания функции.

Тип организационной структуры играет важную роль в создании модели системы функций.

Механистический тип приспособлен к относительно стабильным условиям. В таких системах каждый сотрудник выполняет четко опре­деленные и предписанные ему задачи, работы и процедуры, направ­ленные на управление элементом функциональной подсистемы. Для этого существуют нормы, стандарты, регламентирующие работу и оп­ределяющие ответственность персонала.

Органический тип распространен в нестабильных условиях, когда новые проблемы и неизвестные ранее задачи, которые не могут заве­домо быть разделены и распределены между сотрудниками, возника­ют непрерывно. Для их разрешения требуется настройка системы на рефлексивное управление. Нормы или стандарты на распределение задач в таких системах часто отвергаются как препятствующие эффек­тивному функционированию организации. Противоречия возникают между порядком (определенным бюрократизмом), надежностью офи­циальной процедуры и гибкостью, характерной для автономной лич­ности. Дилеммы, присущие функциональной модели системы управ­ления, свойственны и структуре системы управления.

Модель операционных функций управления во многом зависит от уровня специализации управления. Структурные подразделения (под­системы) могут формироваться по принципу группирования как од­нотипных, так и разнотипных видов деятельности. Специалисты на­ходят существенные достоинства и в том, и в другом подходе. Так, при объединении разнотипных задач и работ менеджеры обладают возмож­ностью более быстро и толково отвечать на вопросы извне, что позво­ляет установить ответственность за совершение определенных ком­мерческих операций. Кроме того, при данной форме специализации каждую сделку можно завершить быстрее, чем при концентрации од­нотипных работ. В первом случае весь процесс заканчивается в преде­лах одной и той же группы, в результате чего сокращаются маршруты перемещения документов и людей, уменьшаются затраты времени на ожидание и прослеживание движения материалов [81].

После установления тождественности функций исследования долж­ны быть ориентированы на определение по каждой функции задач и ме­тодов их решения, видов работ и процедур. Как только переходим к за­дачам и методам, все внимание переносится на объект управления: технологию, структуру, режим работы, виды и качество продукции и т.д.

Таким образом, построение системы управления с применением метода аналогии нужно рассматривать как итерационный процесс, первый цикл которого завершится в основном изучением системы-эта­лона в части управленческой деятельности, функций управления, за­дач, работ и процедур. Его результатом являются структурные модели видов управленческой деятельности, которые, чтобы сформировать си­стему функций управления, должны быть увязаны с моделью органи­зационной структуры и целевой моделью системы управления. Целевая модель, представляемая в виде иерархии целей системы, во мно­гом пространственно идентична организационной структуре системы.