В.М.Шарманська

Первинна документація і регістри бухгалтерського обліку

Навчальний посібник

Рекомендовано

Міністерством освіти і науки України

для студентів економічних спеціальностей

УДК 657.2

ББК 65.052(4УКР) я73

Ш25

Рекомендовано Міністерством освіти і науки України (лист № 14/18.2-1947 від 27 грудня 2001 р.)

Рецензенти:

В.О. Шевчук, доктор економічних наук, професор Київського національного торговельно-економічного університету;

В.Г. Швець, доктор економічних наук, професор, завідувач кафедри обліку та аудиту Київського національного університету імені Тараса Шевченка;

Н.М. Ткаченко, кандидат економічних наук, професор Національного університету харчових технологій.

Шарманська В.М.

Ш25 Первинна документація і регістри бухгалтерського обліку: Навч. посіб. — К.:

Знання-Прес, 2003. — 268с. — (Вища освіта XXI століття).

ISВN 966-7767-75-2

Пропонований навчальний посібник — перше в Україні видання, в якому не тільки зібрано, а й проаналізовано типові форми первинних документів бухгалтерського обліку, розкривається, якими мають бути ці документи, коли і ким вони складаються, які обов'язкові реквізити вони повинні мати для того, щоб набути юридичної сили, як вони мають упорядковуватися, прийматися і зберігатися тощо, вказуються нормативно-правові акти, які регламентують роботу з первинними документами.

Розраховано насамперед на студентів економічних спеціальностей. Книга буде корисною всім, хто має справу з обліком господарських операцій, аналізом фінансових результатів діяльності підприємств і організацій.

УДК 657.2

ББК 65.052(4УКР)я73

ІSВN 966-7767-75-2 © В.М. Шарманська, 2003

© Видавництво "Знання-Прес", 2003

5

6

7

8

ПЕРЕДМОВА

Бухгалтерський облік як упорядкована система узагальнення інформації про діяльність юридичних осіб грунтується на суцільному і безупинному доку­ментуванні всіх господарських операцій, що здій­снюються на підприємствах, в установах і організа­ціях. Тільки документовані господарські операції, включені до обліку, потім заносяться до облікових регістрів.

Кожна упорядкована система, природно, перед­бачає застосування норм, правил і порядку, що за­кріплюються відповідним нормативним документом для загального користування.

Основні, принципово важливі умови і вимоги ви­кладені в Законі України "Про бухгалтерський об­лік і фінансову звітність в Україні". Операції, що здійснюються у підприємницькій, фінансово-госпо­дарській діяльності і впливають на стан капіталу, майна, зобов'язань і фінансові результати, мають бути оформлені первинними документами. Типові форми первинних документів затверджені наказами Міністерства статистики України та іншими доку­ментами.

Первинні документи — це письмові свідоцтва, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Порядок упорядкуван­ня, прийняття, збереження первинної документації регулюється Положенням про документальне за­безпечення записів у бухгалтерському обліку, за­твердженим наказом Міністерства фінансів Украї­ни від 4 травня 1995 р. № 88.

Первинні документи мають складатися в момент проведення господарської операції або, якщо це не можливо, безпосередньо після її завершення. Пер­винні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізи­ти: назву підприємства, установи, від імені яких складено документ, назву документа, код форми, дату і місце складання, зміст господарської операції і її вимірники у натуральному і вартісному вира­женні, посади, прізвища і підписи осіб, відповідаль­них за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа. Залежно від ха­рактеру операції і технології опрацювання даних у первинні документи можуть включатися додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, но­мер документа, підстава для здійснення операції, дані про документ, що підтверджує особу одержу­вача тощо.

Первинні документи складаються на бланках ти­пових форм, затверджених Міністерством стати­стики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням самостійно виготовлених бланків, у яких мають обов'язково вказуватися реквізити типових або спеціалізованих форм.

Бланки первинних документів, на яких оформ­люються окремі операції, можуть бути віднесені до бланків суворої звітності, вони підлягають обов'язко­вій нумерації, відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворої звіт­ності, затверджених наказами Міністерства фінансів України від 25 листопада 1993 р. № 98, Служби безпе­ки України від 15 листопада 1993 р. № 118, Міністер­ства внутрішніх справ України від 24 листопада 1993 р. № 740 і зареєстрованих Міністерством юстиції Украї­ни 14 січня 1994 р. № 8/217.

Бланки суворої звітності друкуються за зразка­ми типових або спеціалізованих форм, затвердже­них відповідними міністерствами і відомствами, із обов'язковим зазначенням на бланках квитанцій, квитків, талонів, абонементів і т. ін. їхньої номіналь­ної вартості.

Говорячи про оформлення первинних докумен­тів, не зайвим буде згадати про засоби і способи заповнення відомостей і реквізитів. Записи у пер­винних документах, облікових регістрах мають здійснюватись чорнилом тільки темного кольору, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації й інших засобів, які б забезпе­чили зберігання цих записів протягом встановлено­го терміну зберігання документів і запобігли внесен­ню несанкціонованих і непомітних виправлень. Слід також виключити випадки заповнення докумен­тів чорнилом червоного кольору, оскільки в бух­галтерському обліку цей колір традиційно викори­стовується для виправлення помилок методом "сторно".

9

Для запобігання несанкціонованому втручанню в оформлення первинних документів або повторно­му їх використанню вільні рядки в первинних до­кументах слід обов'язково перекреслювати.

Первинні документи до внесення їх у регістри об­ліку обов'язково мають бути перевірені за формою і змістом працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, тобто перевіряється наявність у документі обо­в'язкових реквізитів і відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна пов'я­заність окремих показників.

Первинні документи на операції, що суперечать законодавству, нормативним актам і встановлено­му порядку прийому, збереження і витрат коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, зав­дають шкоди державі, власникам, іншим юридич­ним і фізичним особам, мають передаватися голов­ному бухгалтеру підприємства, установи для прий­няття у встановленому порядку рішення про вне­сення їх до регістрів обліку.

Жодна господарська операція, що здійснюється на підприємстві та в установі, не повинна уникнути документування. Проте документуванням госпо­дарських операцій займаються не тільки працівни­ки бухгалтерської служби підприємства або уста­нови, а насамперед особи, які проводять госпо­дарські операції та дають дозвіл на їх проведення. Це посадові особи виробничих, організаційно-тех­нологічних, інженерно-технічних і розпорядчих служб і підрозділів. Тому постановою Кабінету Міністрів України від 26 квітня 1995 р. № 307 ви­знано необхідним зобов'язати керівника підприєм­ства, організації або установи забезпечити докумен­тування всіх господарських операцій, пов'язаних з одержанням прибутків, різними витратами, зміною у складі і стані майна та капіталу, розподілом при­бутку тощо.

З метою упорядкування документальної фіксації згаданих фактів господарської діяльності керівник підприємства, організації і установи затверджує пе­релік посадових осіб, яким він надає право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійс­нення господарських операцій, пов'язаних із відпус­ком (витратою) коштів і документів, товарно-ма­теріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

Документи, якими оформлюються касові і бан­ківські операції, операції з цінними паперами з будь-якими виправленнями не приймаються до виконан­ня. В усіх інших первинних документах не повинно бути непогоджених виправлень.

Первинні документи, що пройшли обробку і за­реєстровані в облікових регістрах, підлягають обо­в'язковому збереженню і передаються до архіву. Виключається несанкціонований доступ до них.

Зберігаються первинні документи відповідно до Переліку типових документів, що утворяться в діяльності органів державної влади і місцевого са­моврядування, інших установ, організацій і під­приємств, із зазначенням термінів збереження до­кументів, затверджених наказом Головного архів­ного управління від 31 березня 1997 р. № 11-а.

Документи, термін зберігання яких минув і які не мають науково історичного значення, за затвер­дженим керівником підприємства, установи актом-описом здаються організаціям вторинної сировини.

Відповідно до українського законодавства дер­жавні органи дізнання, попереднього слідства, про­куратури, судів, податкової і контрольно-ревізійної служб мають право на підставі постанови вилуча­ти первинні документи разом зі звітами й облікови­ми регістрами. Вилучення оформлюється протоко­лом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи. Коли зазначені вище органи повертають вилучені раніше документи, їх має прийняти під розписку по­садова особа підприємства або установи.

Облікові регістри призначені для хронологічно­го, систематичного та комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про госпо­дарські операції, яка міститься у прийнятих до об­ліку первинних документах. Вони складаються що­місяця, підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку. Ведення облікових регіст­рів та контирування документів первинного об­ліку здійснюються із застосуванням, щонайменше, коду класу рахунків і коду синтетичного рахунка. Регістри бухгалтерського обліку побудовані за ко­респонденцією рахунків бухгалтерського обліку, що встановлена Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіта­лу, зобов'язань і господарських операцій під­приємств і організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від ЗО листопада 1999 р. № 291 і зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999 р. за № 893/4186.

10

Розділ 1. ФОРМИ ПЕРВИННОЇ ОБЛІКОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1. Типові форми первинної облікової документації з обліку основних засобів

1.1.1. Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № оз-1)1

Застосовується для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об'єктів, для вве­дення їх в експлуатацію, для оформлення внутріш­нього переміщення основних засобів з одного цеху (відділу, ділянки) в інший, для оформлення передачі основних засобів з комори в експлуатацію, а також для виключення зі складу основних засобів при пе­редачі іншому підприємству.

При оформленні приймання основних засобів акт складається в одному примірнику на кожний окре­мий об'єкт приймальною комісією, призначеною розпорядженням (наказом) керівника підприємства. Складання загального акта, що оформлює прий­мання декількох об'єктів основних засобів, допус­кається тільки при обліку господарського інвента­рю, інструменту, обладнання та ін., якщо ці об'єкти однотипні, мають однакову вартість та прийняті в одному календарному місяці. Акт після його оформ­лення з доданою технічною документацією, що стосується певного об'єкта, передається до бухгал­терії підприємства, підписується головним бухгал­тером та затверджується керівником підприємства або уповноваженою особою.

При оформленні внутрішнього переміщення основних засобів акт виписується у двох примірни­ках працівником відділу-здавальника (цеху-зда-вальника). Перший примірник з розпискою отриму­вача і здавальника передається до бухгалтерії, а дру­гий — у відділ-здавальник (цех-здавальник).

При безоплатній передачі основних засобів іншому підприємству акт складається у двох примірниках (для підприємства, що передає, та підприємства, що приймає основні засоби). При передачі основних за­собів іншому підприємству за плату акт складається утрьох примірниках: перші два для підприємства, що передає (перший примірник додається до звіту, а дру­гий — до повідомлення на передачу та для акцепту), третій примірник надається особі, яка приймає основ­ні засоби.

1.1.2. Акт приймання-здавання відремонтова­них, реконструйованих та модернізова­них об'єктів (форма № оз-2)2

Застосовується для оформлення приймання або здачі основних засобів з ремонту, реконструкції та модернізації при виконанні зазначених робіт як влас­ними силами підприємства, так і сторонніми підпри­ємствами.

Акт, підписаний уповноваженим на приймання основних засобів працівником цеху (відділу) та пред­ставником цеху (відділу), де було проведено ремонт, реконструкцію та модернізацію, здають в бухгалтерію підприємства. Акт підписується головним бухгалтером і затверджується керівником підприємства або упов­новаженою особою. В технічний паспорт певного об'єк­та основних засобів мають бути внесені необхідні зміни до характеристики об'єкта, пов'язані з капіталь­ним ремонтом, реконструкцією та модернізацією.

Якщо ремонт, реконструкцію або модернізацію виконують сторонні підприємства, акт складається у двох примірниках. Перший примірник залишаєть­ся на підприємстві, другий примірник передають під­приємству, що виконує ремонт, реконструкцію або модернізацію.