3 Лекция: Основные правила дипломатической и деловой переписки

Дипломатическая переписка является одной из форм дипломатических деятельности государства по осуществлению целей и задач его внешней политики. Дипломатических переписка ведется с соблюдением традиционных правил дипломатического протокола. Данные правила являются общепринятыми в международной практике, их следует считать обязательными. Нарушение правил ведения дипломатической переписки ведет к ухудшению дипломатических отношений.

Наиболее распространенные виды дипломатической переписки: личная нота, вербальная нота, памятная записка, меморандум, частное письмо полуофициального характера. Все официальные документы, несмотря на именование имеют официальный статус, т.к. исходят от представителей государства, их деятельность не может быть частной.

Язык документов дипломатической переписки. Формально министерство иностранных дел и посольство имеют право вести переписку на языке своей страны, однако, это может вызывать трудности и сложности у тех лиц, которые получают этот документ. Перевод не всегда доносит до адресата смысл письма. По договоренности с ведомством иностранных дел или с посольством переписка может осуществляться на каком либо третьем языке. Второй вариант, видение переписки на языке своей страны, с приложением к каждому документу его неофициального перевода.

Личная нота посылается по вопросам важного и принципиального значения или в порядке официальной информации о каком-либо важном событии, а также в соответствии с требованиями дипломатического протокола. Например, информация об изменении названия государства, о восшествии на престол нового монарха/изменении главы государства, посол посылает личные ноты своим коллегам о вручении своих верительных грамот, также он сообщает коллегам о временном или постоянном отъезде. Личные ноты посылаются по случаю национального праздника страны пребывания, по случаю личных праздников (д/р президента, министра иностранных дел), на тезоименство патриарха, папы римского, по случаю личных событий.

Личной ноте свойственны формальные признаки:

1. Составляется в первом лице.

2. Печатается на нотном бланке. В правом верхнем углу нотного бланка печатается название города отправки (как правило столица страны пребывания) и дата отправления ноты. Исходящий номер на подлиннике ноты не проставляется.

3. Текст личной ноты начинается с обращения: "Господин министр/Господин посол/Ваше превосходительство господин посол/Господин поверенный в делах. В зависимости от характера отношений с лицом, в зависимости от местной половиной практики, можно включать слово "уважаемый" (допустимо, когда вы уже лет пять а стране, всех давно хорошо знаете). После обращения идет текст, который, как правило, начинается словами: "Имею честь", если нота касается соболезнований, это опускается.

Комплименты, чтобы не нанести ущерб престижу лица, которому адресована личная нота, необходимо правильное применение комплиментов, которые применяются в зависимости от политического и служебного положения или ранга лица. Премьер-министру, председателю парламента, министру иностранных дел, другим министрам, послам: прошу вас "указать должность" принять уверения в моем весьма высоком к вам уважении. На этот комплимент имеют право также лица, находящиеся в отставке. Комплимент поверенному в делах "в моем глубоком уважении/почтении. После комплимента следует личная подпись лица, которое посылает ноту. Подпись должна быть разборчивой. Печатать ниже подписи фамилию или должность подписывающего допустимо, но не обязательно. Печать на личной ноте не ставится.

4. В левом нижнем углу всегда на первой странице (независимо от количества страниц) пишется адрес лица, которому посылается нота. В адресе присутствует титулование (Его Превосходительству, Его Высочеству, Его Светлости). Затем имя и фамилия, полная официальная должность этого лица. Название страны и столицы.

Вербальная нота - излагаются самые распространенные вопросы, возникающие в деятельности министерства или дипломатического представительства. Составляется в третьем лице на специальном нотном бланке. Нота не подписыаается. На вербальной ноте в конце текста ставится частичная печать посольства. Начинается с обращения, которое содержит комплимент. Например Посольство РФ свидетельствует свое уважение министерству иностранных дел Бельгии и имеет честь...дальше текст. После текста еще один комплимент: Посольство возобновляет министерству уверения в своем весьма высоком уважении. Ниже название столицы и дата отправления.

Памятная записка - вручается лично после устного заявления или просьбы с изложением этой просьбы. Цель вручения памятной записки - предупредить возможность неправильного толкования сказанного устно. Обычно текст записки составляется в безличное форме. Доводится до сведения/Сообщается. Но вступление можно и опустить. Текст не содержит ни обращения, ни комплимента, печатается на обычном листке бумаги, печать не ставится. Под текстом указывается столица и дата вручения. Над текстом можно напечатать "Памятная записка".

Меморандум - представляет собой документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержащий анализ тех или иных положений. Меморандум довольно объемен, может содержать не один десяток страниц. Вручения лично или печатается с нотой. Меморандум, который вручения лично, печатается на потому бланке, не имеет обращения и комплимента. Под текстом указываются место и дата вручения. Без печати. Меморандум, высокий с нотой, печатается на ночной бумаге, место и дата отправления не указываются. Печать не ставится.

Меморандум от 18 сентября 2003. Меморандум о сотрудничестве государств-участников СНГ в области международных транспортных коридоров.

Частное письмо полуофициального характера - посылается знакомым официальным лицам, когда посылка личной или нормальной ноты не предусматривается. В частном письме присутствие вует просьба об оказании какого-либо содействия по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров. Частное письмо посылается по противным вопросам, ими могут быть: личные и семейные события определенного лица, повышение по служе, получение ордена, титула, рождение ребенка. Частные письма пишутся на обычной бумаге или на бумаге, с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу именем, фамилией, официальным положением отправителя. Обращения в таком письме и комплименты присутствуют по-минимуму: "Уважаемый господин министр".

Существует противное правило, всякое письмо требует ответа. Поэтому ответы следует давать в самые быстрые сроки. Документы должны быть напечатаны на хорошей бумаге, при этом не мятой. Текст хорошо размещен, с применением форматирования. Не допускаются исправления и подчистки. Для посылки документом следует выбирать конверты соответствующего формата. Сказать письмо можно только в пол листа. Документы дипломатической переписки посылаются с курьером, по посте нельзя.