4. Внутрихозяйственный контроль вэд.

В целях обеспечения эффективного управления деятельностью предприятия, повышения ее рентабельности, сохранения активов не­обходим четкий механизм контроля за осуществляемыми хозяй­ственными операциями. На предприятиях может быть создана пол­ная система внутрихозяйственного контроля, включающая контроль за внешнеэкономической деятельностью. Эффективность организации функционирования этой системы зависит также от квалификации ру­ководящего персонала.

Термин «система внутрихозяйственного контро­ля» означает совокупность организационных мер, методик и проце­дур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйствен­ной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, ис­правления и предотвращения ошибок и искажения информации, а так­же своевременной подготовки достоверной финансовой отчетности.

Под контрольной средой понимается осведомленность и действия руководства аудируемого лица, направленные на установление и под­держание системы внутрихозяйственного контроля, а также понима­ние важности этой системы.

Контрольная среда влияет на эффективность конкретных средств контроля и включает в себя следующие составляющие:

- стиль и основные принципы управления аудируемым лицом;

- организационная структура аудируемого лица;

- распределение ответственности и полномочий;

- осуществляемая кадровая политика;

- порядок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности для внешних пользователей;

- порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

- обеспечение соответствия хозяйственной деятельности ауди­руемого лица требованиям законодательства;

- наличие и особенности организации работы ревизионной ко­миссии, службы внутреннего аудита в составе органа управления ауди­руемого лица.

К процедурам контроля, принятым руководством аудируемого лица, относятся: .

- подотчетность одних работников другим;

- внутренние проверки и сверки данных по вопросам финансово-хозяйственной деятельности;

- сравнение результатов подсчета денежных средств, ценных бумаг и товарно-материальных запасов с бухгалтерскими записями (инвентаризация);

- проверка аналитических счетов и оборотных ведомостей и ариф­метической точности записей;

- осуществление контроля за прикладными программами и ком­пьютерными информационными системами;

- ограничение доступа к активам и записям;

- сравнение и анализ финансовых результатов с плановыми по­казателями.

Международные стандарты отчетности определяют контроль как возможность управлять финансовой и хозяйственной политикой компании таким образом, чтобы получить выгоды от ее деятельности.

К основополагающим принципам контроля относят принципы эффективности и объективности. Принцип эффективности заключается в том, что затраты на организацию контроля должны быть меньше, чем полученные в ходе осуществления процедур результаты. Объективность контроля предполагает беспристрастное выявление нарушений в финансово-хозяйственной деятельности организации независимо оттого, каким лицам окажется выгодной получен в результате проверки информация.

Надежная система внутрихозяйственного контроля позволяет достичь поставленных целей по выполнению основных экономический показателей деятельности предприятия и принятию эффективных управленческих решений.

Эффективная система внутрихозяйственного контроля, создан­ная на предприятиях, занимающихся внешнеэкономической деятель­ностью, должна включать следующие контрольные процедуры:

• разрешение руководства на осуществление операций. Каждая хозяйственная операция должна совершаться с разрешения (санкции) руководства организации. Организации должны приказом или распоряжением закрепить перечень лиц, имеющих право выдачи разреше­ний на совершение тех или иных хозяйственных операций. К таким лицам могут относиться руководители организаций и их заместители, главные бухгалтеры и их заместители;

• документирование хозяйственных операций предусматривает установление, разработку первичных документов, используемых для отражения хозяйственных операций, определение порядка выдачи и приемки в бухгалтерию бланков строгой отчетности;

• порядок отражения в регистрах и на счетах бухгалтерского уче­та хозяйственных операций. Необходимо составить график докумен­тооборота, в котором указывается наименование документа по груп­пам хозяйственных операций, ответственный за его составление и кто и в какие сроки принимает его к обработке. График документооборота позволяет усилить контроль за своевременностью и правильностью составления первичных документов и оперативностью получения ин­ формации, необходимой для принятия управленческих решений;

• ограничение доступа к имуществу. Доступ к имуществу (това­рам, материалам, денежным средствам, ценным бумагам и т.п.) дол­жен осуществляться по разрешению руководства организации. Поэтому приказом руководителя организации должен быть установлен круг лиц, которым разрешается работать с имуществом. С каждым материально-ответственным лицом обязательно должен быть заключен до­говор о полной материальной ответственности;

• инвентаризация имущества организаций осуществляется по­средством выявления фактического наличия средств и сверки их с учетными данными. При этом сверку могут осуществлять независи­мые лица, которые являются членами ревизионной комиссии организации;

• распределение обязанностей по контролю целесообразно осу­ществлять не только среди работников бухгалтерии, но и между спе­циалистами организации, что позволяет заметить ошибку, допущен­ную преднамеренно или ненамеренно не одним, а двумя и более лицами. Контрольные функции между субъектами контроля должны быть закреплены должностными инструкциями;

• кадровая политика (подбор специалистов, ротация главных специалистов, оформление договоров о материальной ответственности с лицами, работающими с товарно-материальными ценностями, что предполагает проверку данных о материально ответственных лицах и предупреждение возможных хищений с их стороны).

Система внутрихозяйственного контроля должна носить не формальный, а реальный и систематический характер. Признаками тако­го контроля являются: ,

- систематический контроль всей финансово-хозяйственной дея­тельности;

- осуществление оперативного контроля за использованием производственных ресурсов со стороны руководителей структурных под­разделений;

- контроль основан на точных оценках, объективных измерите­лях и осуществляется руководителем организации, его заместителем, главным бухгалтером, бухгалтерами и другими специалистами аппа­рата управления;

- установление обратной связи с контролируемым объектом.

При этом руководители структурных подразделений отчитываются пе­ред руководством об устранении недостатков, а руководство принимает меры воздействия на лиц, виновных в допущении негативных послед­ствий;

• утверждение систем внутрихозяйственного контроля в учет­ной политике, предусматривающей график документооборота; долж­ностные инструкции менеджеров всех уровней, включающие функции контроля; инструкции по применению рабочего плана счетов и наибо­лее характерные корреспонденции счетов с учетом деятельности орга­низации;

• обобщение результатов контроля, их анализа, разработка мер по устранению недостатков.

Система внутрихозяйственного контроля предполагает выделе­ние субъектов и объектов контроля. Объектом внутрихозяйственного контроля предприятий, занимающихся внешнеэкономической деятель­ностью, являются производственные ресурсы, доходы, финансовые результаты и налогооблагаемая прибыль.

Каждому объекту контроля соответствует центр возникновения затрат (бригада, цех, участок, отдел сбыта и т.д.) и центр хозяйствен­ной ответственности (бригадир, начальник цеха, руководитель отдела сбыта и т.д.).

Состояние и изменение объектов контролируют субъекты внут­рихозяйственного контроля, которые являются должностными лицами, или группы лиц, которые имеют обязанности, отвечающие инте­ресам предприятия. Их подразделяют на восемь групп.

1. Собственники организации, не являющиеся сотрудниками и осуществляющие контроль посредством ревизионных комиссий.

2. Собственники организации, являющиеся сотрудникам и осу­ществляющие контроль непосредственно.

3. Сотрудники, ведущие контроль не в силу своих обязанностей, а при их исполнении. Например, бухгалтер не контролирует качество производимой на экспорт продукции, но при анализе выхода готовых изделий сверяет фактическое использование основных и вспомогатель­ных материалов с нормативными (плановыми) показателями.

4. Сотрудники, должностные обязанности которых включают функции внутреннего контроля.

5. Сотрудники, осуществляющие прямой контроль в силу своих обязанностей и косвенный контроль за деятельностью других отделов, служб и сотрудников. Например, ведут учет материалов, контролируя их расход по нормам, а также выход готовой продукции, сдачу ее на реализацию.

6. Сотрудники в обязанности которых входят не только конт­рольные функции, но и административно-управленческие. К ним от­носятся руководитель организации и его заместители, начальник про­изводства и т.д.

7. Субъекты внутрихозяйственного контроля, в функциональные обязанности которых входит проведение контроля. К ним относятся сотрудники службы внутреннего аудита, члены ревизионных комиссий.

8. Сотрудники, в должностные обязанности которых могут и не входить контрольные функции, но они осуществляют их в силу обще­ственных обязанностей в соответствии с правилами внутреннего рас­порядка организации.

На практике возможно частичное отсутствие отдельных субъек­тов внутрихозяйственного контроля, также возможно изменение их полномочий.

Контрольные функции субъектов внутрихозяйственного контро­ля внешнеэкономической деятельности организации распределяются следующим образом:

— собрание учредителей (акционеров) — определяет основные направления деятельности организации; выбирает председателя собра­ния, его членов, а также членов ревизионной комиссии; контролирует показатели деятельности организации;

- совет директоров — решает организационные вопросы в пери­од между собраниями учредителей (акционеров); контролирует ис­пользование трудовых, материальных и финансовых ресурсов;

- руководитель организации — занимается организационной ра­ботой хозяйственной деятельности предприятия; осуществляет руко­водство и совершенствование финансовой деятельности и в пределах своих полномочий контролирует работу структурных подразделений предприятия;

- юрист — разрабатывает внутренние документы (положения, постановления и т.д.); следит за их соответствием законодательству; контролирует соблюдение законодательства; отстаивает интересы в суде;

- главный бухгалтер — осуществляет руководство и совершен­ствование финансовой деятельности организации; занимается органи­зацией и разработкой системы учета и внутреннего контроля; контролирует правильность исчисления налогов; организует и контролирует в пределах своих полномочий работу по обеспечению организации материально-техническими ресурсами;

- бухгалтерия — принимает и контролирует правильность состав­ления первичных документов; отражает в бухгалтерском учете хозяйственные операции и контролирует их законность; калькулирует себестои­мость продукции; контролирует законность и целесообразность расходов; осуществляет подготовку данных для отчетности и ее составление;

- отдел внешнеэкономической деятельности — осуществляет операции по заключению внешнеэкономических контрактов с ино­странными партнерами по экспортно-импортным операциям;

- экономический отдел — занимается организацией статистиче­ской отчетности; контролирует нормы затрат на производство и оплату труда работников; осуществляет комплексный анализ финансово-хозяй­ственной деятельности; выявляет резервы повышения эффективности производства и роста рентабельности;

- таможенный отдел — осуществляет взаимодействие с таможен­ными органами, таможенными перевозчиками, таможенными брокера­ ми, а также с министерствами и ведомствами при согласовании и оформ­лении таможенных, лицензионных и иных документов;

- финансовый отдел — осуществляет операции по оформлению платежно-расчетных документов и предоставление их в бухгалтерию;

- ревизионная комиссия — контролирует работу по обеспечению сохранности имущества;

- служба внутреннего аудита — контролирует хозяйственные операции; состояние учета и отчетности; проверяет на соответствие отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций установ­ленной учетной политике.