Лекція 7.3 Помилки в бухгалтерському обліку |
|
Лекція 7.3 Помилки в бухгалтерських записах
Після вивчення лекції 7.3 студент повинен знати:
- найбільш поширені помилки в обліку;
- причини виникнення помилок в обліку;
- види помилок;
- способи виправлення помилок.
Після вивчення лекції 7.3 студент повинен вміти:
- визначати помилки в облікових регістрах;
- виправляти помилки у бухгалтерських записах.
Бухгалтерський облік на практиці пов’язаний із оформленням значної кількості первинних документів, які засвідчують здійснення тих чи інших господарських операцій. Інформація із первинних облікових документів узагальнюється, систематизується і знаходить своє відображення в облікових регістрах.
В свою чергу при заповненні як первинних документів, так і облікових регістрів допускаються різного роду помилки.
Найбільш поширеними помилками в обліку є:
- запис неправильного тексту, що в результаті змінює або зміст операції, або напрямок здійснення певних витрат;
- запис неправильних одиниць виміру матеріальних цінностей, облікової ціни одиниці запасів, що в результаті змінює підсумок по конкретній операції;
- запис неправильних розцінок при виконанні робіт працівниками, що призводить або до заниження, або до завищення фонду оплати праці по підрозділах та підприємству в цілому;
- встановлення неправильної кореспонденції між рахунками, яка призводить в результаті до записів в інших облікових регістрах;
- порушення правил подвійного запису і взаємозв’язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунками;
- неправильне виведення оборотів і сальдо по рахунках та ін.
Треба зазначити, що обробка інформації як вручну, так і з використанням обчислювальної техніки зовсім не гарантує нездійснення помилок.
Помилки, які виникають в обліку, можуть бути спричинені:
- недостатнім рівнем кваліфікації облікових працівників;
- втомою та неуважністю працівників;
- несправністю обчислювальної техніки;
- використанням при узагальненні даних із звітів і облікових регістрів, в яких були допущені помилки та ін.
Помилки в обліку можуть бути локальними за умов, коли неправильні записи (помилки) відмічаються лише в одному обліковому регістрі і при цьому не впливають в подальшому на систематизацію інформації в інших облікових регістрах, а також транзитними, коли помилка в одному обліковому регістрі призводить до ланцюгових змін (помилок) в інших облікових регістрах, а також звітності підприємства.
Одним із найбільш поширених способів виявлення помилок, допущених в обліку, є пунктування записів. Він полягає у тому, що в процесі перевірки записів в декількох облікових регістрах, де були виявлені розбіжності, біля аналогічних цифр ставиться позначка “V”, яка засвідчує тотожність даних. Це дає змогу побачити, яка частина інформації вже перевірена і що необхідно буде ще опрацювати з метою пошуку помилок.
Дієвим способом виявлення помилок в разі порушення правил подвійного запису і взаємозв’язків між синтетичними рахунками, субрахунками і аналітичними рахунками є складання оборотних відомостей як по синтетичних, так і аналітичних рахунках.
Треба зауважити, що перевірка з метою виявлення помилок може бути як суцільною, коли вона здійснюється на всіх ділянках облікової роботи, так і вибірковою, коли здійснюється пошук помилок за певними ділянками облікової роботи або окремими операціями. В залежності від характеру помилок використовують різні способи їх виправлення. Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р.) передбачено виправлення помилок наступними способами:
1) коректурний;
2) червоного сторно (від’ємних чисел).
Треба зауважити, що у текстi та цифрових даних первинних документiв, облiкових регiстрiв i звiтiв пiдчистки i необумовленi виправлення не допускаються.
Помилки в первинних документах, облiкових регiстрах i звiтах, що створенi ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються i над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здiйснюється однiєю рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
В свою чергу помилки в облiкових регiстрах за минулий звiтний перiод виправляються способом “червоного сторно”. Цей спосiб передбачає складання бухгалтерської довiдки, в яку помилка (сума, кореспонденцiя рахункiв) заноситься червоним чорнилом або темною пастою кулькових ручок у рамці, а правильний запис (сума, кореспонденцiя рахункiв) заноситься темним чорнилом або пастою кулькових ручок. Внесенням цих даних до облiкового регiстру у мiсяцi, в якому виявлено помилку, лiквiдується неправильний запис та вiдображається правильна сума i кореспонденцiя рахункiв бухгалтерського облiку.
Помилки в облікових регістрах за поточний період, що виправляються способом доповнюючих проводок, використовують у випадках, коли кореспонденція між рахунками вказана правильно, але операцію зазначено у меншій сумі, аніж було по факту її здійснення.
В цьому випадку складають доповнюючу проводку за тією ж самою кореспонденцією рахунків, що й початковий запис, на різницю між правильною і зменшеною сумою по операції.
Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом “виправлено” та пiдтверджено пiдписами осiб, що пiдписали цей документ, iз зазначенням дати виправлення.
У документах, якими оформленi касовi i банкiвськi операцiї та операцiї з цiнними паперами, виправлення не допускається.
Виправлення помилок, які трапляються при визначенні кореспонденції між рахунками, способом “червоного сторно” розглянемо на прикладі із залученням бухгалтерських рахунків.