Правила щодо написання листа

Залежно від виду листа (прохання, відповідь, запит, запрошення, інформація, підтвердження, гарантія) існують різні вимоги до їх складання та оформлення.

Проте є загальні правила щодо написання листів.

1. По-перше, листи не повинні бути довгими, бажано уникати складних слів та речень, використовувати прийменники тільки у разі нагальної потреби.

2. У листах завжди віддзеркалюються особливості й специфіка організацій або людей, які і до яких звертаються. Не зашкодить і певна міра гумору.

3. Зміст листа повинен бути зорієнтованим на отри­мувача, враховувати його інтереси.

4. Слід пам'ятати, що лист — це твір мистецтва, а тому і конверт, і бланк, і зміст працюють на імідж автора. Особливо важливо враховувати це, якщо ви до когось звертаєтесь уперше. Бо ви ніколи не зможете ще раз справити перше враження про себе. Досвідчений менеджер затримує від­правлення листа на день-два, щоб ще раз його перечитати, перебуваючи в іншому психологічно-емоційному стані.

5. У гарному листі можуть бути використані спога­ди про минулі зустрічі, якщо ви впевнені, що вони були приємними для отриму­вача.

6. Прохання, неофіційні звернення, як правило, не друкуються, а пишуться від руки. Зміст листа повинен відповідати стилю (формальному або неформально­му). Тож письмова комунікація — досить складна справа, і, якщо можна виріши­ти питання на особистій зустрічі або по телефону, краще не ризикувати: ви ніко­ли не знаєте і не зможете врахувати стан заочного співрозмовника в момент отри­мання та читання листа.

Урахування особливостей різних видів комунікації, дотримання основних ви­мог до організаційних та міжособистісних комунікацій, безумовно, сприятимуть підвищенню ефективності управління в цілому.

Та найбільший вплив ефективна комунікація, оптимальна комунікативна система має на процес прийняття управ­лінських рішень.

6. Прийняття рішень як одна з управлінських функцій

Прийняття рішень можна розглядати як одну з управлінських функцій, акту­альність якої пов'язана з важливістю наслідків для підлеглих у разі вибору помил­кового рішення (зміна роботи, зниження мотивації праці тощо).

У менеджменті під рішенням розуміють вибір альтернативи. Прийняття рішення — це інтегра­льна частина управління організацією.

Виділяють чотири ролі керівника у галузі прийняття рішень:

1. підприємець,

2. фахівець із виправлення порушень у роботі,

3. роз­порядник ресурсів,

4. спеціаліст із досягнення угод.

Зрозуміло, що кожний керів­ник залежно від обставин грає ту чи іншу роль, проте кожен обирає частіше якусь одну, і цим один керівник відрізняється від іншого.

Усі рішення поділяють на

• запрограмовані та

• незапрограмовані.

Запрограмо­ваними називають високоструктуровані рішення, оформлені у вигляді чіткої послідовності кроків (алгоритму).

До них відносять

• формування бюджету,

• на­каз про відпустку, г

• рафік чергування тощо.

Запрограмовані рішення майже не впливають на розвиток школи, проте є важливим засобом для прийняття раціо­нального управлінського рішення.

Незапрограмовані рішення — це рішення в новій ситуації відповідно до процедури та технології прийняття раціонального рішення.

До них належить більшість рішень, які приймаються в школі: про методичну роботу, розвиток школи, кадри тощо. Зрозуміло, що більшість рі­шень є конгломератом запрограмованих та незапрограмованих рішень.

Слід пам'ятати, що, по суті, кожне рішення є незапрограмованим, тому що воно завжди приймається в новій ситуації, хоча й побудоване на основі раніше при­йнятого аналогічного рішення.

Крім того, рішення можуть бути класифіковані за окремими ознаками:

• ступенями важливості;

• ступенями ризику;

• можливістю структуризації;

• можливостями реалізації;

• типом (стратегічні, тактичні, оперативні);

• строком реалізації;

• рівнем ієрархії;

• функціональним змістом;

• ступенем альтернативності.

За характером рішення поділяються

• на інтуїтивні,

• адаптаційні,

• раціональні.

Інтуїтивне рішення визначається ступенем впливу на почуття людини.

Адапта­ційні рішення — це вибір, обумовлений знаннями та досвідом керівника. Пози­тив таких рішень — у послідовності, спадкоємності, стабільності. Проте, якщо орієнтуватись на адаптаційні рішення, може виникнути загроза спрямувати дія­льність школи на функціонування, а не на розвиток. Крім того, такі рішення завжди залежать від суб'єктивних факторів, перш за все від досвіду керівника.

Раціональні рішення — це рішення, в основі яких є об'єктивний аналіз умов, а не емпіричний досвід керівника. Це найбільш ефективні та оптимальні рішен­ня, які не виключають аспектів інтуїції та адаптації.

У менеджменті розроблені основні етапи прийняття раціональних рішень.

1. Діагностика проблеми: проблема виявляється, якщо не досягнутий результат або якщо керівник виявив додаткові можливості щодо розвитку організації; за фазами етап діагностики проблеми поділяється на визначення симптомів проб­леми, причин та факторів впливу на проблему.

Серед чинників впливу можуть бути порушення принципів навчально-виховного процесу, помилкові критерії оцінки явищ та діяльності, помилки в процесі організації навчально-виховного процесу, непередбачені обставини.