Контрольные вопросы

1. В каком документе отражаются выявленные расхождения фактических остатков имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета, порядок составления?

2. Порядок регулирования расхождений фактического наличия имущества с учетными данными, выявленные при инвентаризации?

3. Порядок отражения недостачи имущества и обязательств в бухгалтерском учете?

4. Порядок отражения излишков имущества и обязательств в бухгалтерском учете?

5. Виды ошибок бухгалтерского учета, влияющие на результаты инвентаризации?

Глава 5. Типичные ошибки при проведении инвентаризации имущества и обязательств

Результаты инвентаризации могут быть достоверными только при соблюдении установленной процедуры ее проведения.

Результаты инвентаризации могут быть не признаны, если:

- неверно оформлен приказ о проведении инвентаризации (например, не указан состав комиссии, сроки инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества);

- не подтверждено документально присутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации, например, отсутствует его подпись в инвентаризационной описи.

Результаты инвентаризации могут быть оспорены при отсутствии:

- подписи председателя комиссии на приходных и расходных документах;

- расписки материально ответственных лиц о сдаче приходных и расходных документов в бухгалтерию. Невозможно предъявить претензии материально ответственному лицу по результатам инвентаризации, если на последней странице описи нет его подписи.

Вероятность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации возрастает, если:

- не подведены итоги на каждой странице описи;

- в описи имеются незаполненные строки;

- не был закрыт доступ к инвентаризационным описям во время отсутствия инвентаризационной комиссии.

Если в инвентаризационные описи внесены ошибочные сведения, они должны быть исправлены последовательно во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления правильных. Исправления подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

К прочим ошибкам, которые наиболее часто встречаются при проведении инвентаризации и отражении ее результатов, относятся следующие:

1. Инвентаризация проводится не по всем предусмотренным группам имущества и обязательств. В частности, не проводится инвентаризация по арендованному имуществу, имуществу, находящемуся на ответственном хранении, и имуществу, которое имеет нулевую стоимость и числится в количественном учете;

2. Не оформляются сличительные ведомости при выявлении в ходе инвентаризации расхождений;

3. Инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости не соответствуют унифицированным формам, а также утвержденным руководителем организации формам по видам имущества и обязательств, по которым унифицированные формы не предусмотрены;

4. Состав инвентаризационной комиссии не совпадает с составом, утвержденным руководителем;

5. В состав инвентаризационной комиссии не включен представитель собственника имущества, не принадлежащего организации на праве собственности;

6. У представителей сторонних организаций отсутствуют правильно оформленные доверенности на право участия в инвентаризации;

7. Фактический срок проведения инвентаризации недостаточен для проверки фактического наличия имущества и подтверждения обязательств.

Для контроля за достоверностью данных об имуществе и обязательствах могут проводиться выборочный осмотр, пересчет, сравнение и сопоставление различных подтверждающих документов по объектам, величина которых является существенной.

Для подтверждения достоверности данных в ходе контрольных проверок могут быть направлены письменные запросы:

- дебиторам и кредиторам с целью подтверждения числящейся в бухгалтерском учете задолженности;

- арендаторам чтобы получить подтверждение о находящемся у них имуществе;

- арендодателям, чтобы подтвердить факт нахождения у организации имущества, не принадлежащего ему на праве собственности.

Источниками получения информации также могут выступать:

- первичные учетные документы;

- регистры бухгалтерского учета;

- судебные и претензионные дела и другие.

Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны.

Рассмотрим основные ошибки, которые могут иметь место при инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств.

При инвентаризации основных средств:

- инвентаризация не проводится по местонахождению основных средств и материально ответственных лиц;

- инвентаризация не проводится до момента выбытия из организации основных средств, которые в момент инвентаризации находятся не в месте нахождения организации;

- результаты переоценки, зафиксированные в первичных документах, не отражаются в инвентарных карточках и в бухгалтерском учете;

- данные инвентарных карточек не соответствуют данным, отраженным в бухгалтерском учете;

- в инвентаризационных описях отсутствуют сведения и технические показатели по выявленным объектам, которые не отражены в учете, а также по объектам, по которым нет данных, характеризующих их;

- отсутствуют договоры аренды, передаточные акты, акты сверки по основным средствам, принятым и переданным в аренду;

- отсутствуют свидетельства о государственной регистрации права собственности на недвижимость;

- оценка основных средств, выявленных в ходе инвентаризации, недостоверна.

При инвентаризации материалов:

- сведения вносятся в инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц без процедуры подсчета, взвешивания, обмера;

- инвентаризация не проводится последовательно по местам хранения материалов, находящихся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица;

- отсутствуют договоры и передаточные акты на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении у организации, не ведется их учет отдельно от собственных материалов;

- отсутствуют специальные паспорта на ценности, которые содержат драгоценные металлы или камни.

При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами:

- отсутствуют подписанные обеими сторонами акты сверки расчетов с дебиторами и кредиторами, а их суммы не соответствуют данным бухгалтерского учета;

- по фактически оплаченным договорам страхования, сострахования и перестрахования имеется дебиторская задолженность;

- имеют место встречные однородные обязательства по контрагентам;

- размер задолженности по выданным авансам по условиям договора с контрагентом не соответствует сумме в платежных документах;

- присутствует задолженность с истекшим сроком исковой давности;

- отсутствуют необходимые и достаточные аналитические данные о расчетах по каждому кредитору и дебитору для надлежащего контроля и отражения в отчетности информации о задолженности;

- отсутствуют отчеты, платежные документы, приказы руководителя о круге лиц, имеющих право на получение денежных средств в подотчет, обосновывающие расчеты с подотчетными лицами;

- отсутствуют объяснения подотчетных лиц о невозвращенных в установленные сроки подотчетных суммах;

- отсутствуют объяснения ответственных лиц о фактах переплат и недоплат заработной платы работникам.

При инвентаризации денежных средств:

- суммы, числящиеся на счете 57 "Переводы в пути", не соответствуют данным квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.д.

При инвентаризации финансовых вложений:

- отсутствуют документы, подтверждающие право организации на финансовые вложения и получение денежных средств или других активов, в том числе на финансовые вложения в уставные капиталы других организаций (учредительные договоры, акты приема-передачи);

- отсутствуют договоры займа, платежные документы по займам, предоставленным сотрудникам и иным физическим и юридическим лицам.

Действующим законодательством не предусмотрена ответственность за не проведение инвентаризации или искажение полученных данных. Однако это может привести к тому, что бухгалтерская отчетность окажется недостоверной, а за это предусмотрены штрафные санкции как для организации, так и для должностных лиц

17