1. Списана фактическая стоимость недостающих или испорченных ценностей (за минусом износа):

Дебет 73/2 Кредит 94

2. Списана разница между рыночной и фактической стоимостью недостающих или испорченных ценностей:

Дебет 73/2 Кредит 98/4

По мере взыскания с виновного лица, причитающейся с него суммы исчисленная и отраженная на счете 98 «Доходы будущих периодов» разница учитывается в составе прочих доходов организации на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91/1 «Прочие доходы»:

Дебет 98/4 Кредит 91/1

Стоимость недостающих или испорченных ценностей виновным лицом может погашаться денежными средствами или удерживаться из заработной платы работника.

При получении денежных средств, в бухгалтерском учете делаются записи:

- получены в кассу организации

Дебет 50 Кредит 73/2

- поступили на расчетный счет

Дебет 51 Кредит 73/2

Удержание из заработной платы, в соответствии с ТК РФ, не может превышать 20 % от суммы заработной платы без учета налога на доходы физического лица. При удержании суммы недостачи делается запись:

Дебет 70 Кредит 73/2

Прежде, чем признать выявленную разницу окончательным излишком (или неучтенным имуществом) или окончательной недостачей (или отсутствующим имуществом), и приступить к оценке излишков или выявлению виновных лиц по недостачам, необходимо исключить из рассмотрения возможные ошибки бухгалтерского учета.

Такие ошибки можно разделить на две группы:

1. Технические ошибки, к которым могут быть отнесены: арифметические ошибки; ошибки написания (перестановки цифр, номеров счетов и т.п.); ошибки кодировки (например, неверно применен код поставщика или потребителя или код операции и т.п.); ошибки при заполнении первичных документов (неполное заполнение, ошибки в значениях и т.п.). Например, при списании материалов в производство был неверно указан код материала, что привело к превышению данных инвентаризации над данными бухгалтерского учета по одному наименованию материала и превышению данных бухгалтерского учета над данными инвентаризации по другому материалу;

2. Нарушение порядка документооборота, который выражается в несвоевременном оформлении и предоставлении документов в бухгалтерию или предоставлении документов в неполном объеме. При этом может быть нарушен как внутренний документооборот организации (документооборот между подразделениями организации), так и внешний документооборот (документооборот между организацией и ее поставщиками и потребителями). Например, в связи с задержкой передачи документов в бухгалтерию, на дату инвентаризации не проведена операция принятия к учету основного средства. Образуется превышение данных инвентаризации над данными бухгалтерского учета по инвентаризационной описи по основным средствам и превышение данных инвентаризации над данными бухгалтерского учета по инвентаризационным актом по незавершенным капитальным вложениям;

Различия, возникшие в данных инвентаризации и бухгалтерского учета в связи с ошибками в бухгалтерском учете, устраняются путем внесения исправлений в бухгалтерский учет.