Подробнее о работе компонентов системы.

АПС «Администрирование»

КПС «Ролевой администратор» - (далее по тексту РА) комплекс программных средств позволяющий работать с документами как объектами технологической схемы (документооборота). Т.е. вне зависимости от содержания самого документа. Непосредственно должностное лицо, исполняющее обязанности «Ролевого администратора», не производит обработки содержимого документа, а лишь выполняет функцию управления документами, их взаимосвязью и безопасностью (ПЗ «Центр управления» и «Маршрутизатор»). Непосредственная обработка документов, согласно принятой в таможенном органе технологии таможенного оформления, производится пользователями с помощью рабочего клиента «АИСТ-М», «Клиент отчетов» с использованием КПС «Инспектор ОТО», ПЗ «Досмотр», ПЗ «Таможенный склад», ПЗ «СВХ», КПС «Учет таможенных платежей», ПЗ «Ориентировки», ПЗ «ТПО» а также любых функциональных программ, работающих на таможенных постах.

РА построен на архитектуре «Клиент-Сервер» с использованием СУБД Interbase.

РА разграничивает потоки электронных документов, организует их передачу между этапами оформления, основываясь на заранее определенной технологической схеме. Технологическая схема может быть произвольно изменена в любой своей части, что обеспечивает необходимую гибкость системы в процессе управления реальным документооборотом. Система РА протоколирует действия пользователя, накапливая информацию, которая затем может быть проанализирована, обработана и интерпретирована любым требующимся способом. Как было сказано выше, технологическая схема, по которой работает система, может настраиваться, как того требует организационная структура таможенного органа. Можно сказать, что такая структура позволяет применять РА для организации практически любого вида документа потока: в качестве примера можно привести таможенное оформление товаров по ДУ, ГТД, ДК, оформление актов таможенного досмотра, или обеспечение делопроизводства.

Принцип работы РА с документом:

1. Каждый документ, представляет собой объект, который хранится на сервере базы данных. Документ всегда находится на определенном этапе оформления. Этап представляет собой состояние документа в текущий момент времени, например «выданные документы», «отложенные документы» и т.п. В момент обработки документа копия «выгружается» на рабочую станцию для ее обработки соответствующим АРМом (далее будем для примера подразумевать под документом набор файлов DBF электронной копии ГТД). Когда пользователь вызывает нужный ему документ для обработки, в рабочий каталог выгружает архивный файл, который содержит в себе всю необходимую информацию.

2. В основу обработки в системе документов положен принцип обработки архивов требуемых файлов в ZIP-формате.

3. Выполнение действий, предшествующих изменению содержания электронного документа. Например, если на каком-то этапе предполагается обработка документа посредством подключенных в АИСТ-М АРМ-ов, то выгруженный архив, содержащий набор необходимых файлов нужно распаковать, перед тем как выполнять действия над документом. Или, например, сделать копию документа на рабочей станции и т.п. Любые предварительные действия над документом, которые определяются сценарием (скриптом).

4. Обработка документа соответствующим программным ค䏡едством (непосредственно процесс работы над документом)

5. Выполнение завершающих действий. Например, упаковка файлов в архив, возможная проверка содержимого дополнительными модулями проверки.

6. «Загрузка» документа на хранение серверу и смена состояния документа.

Все команды по обработке файлов прописываются в схеме документооборота, как правило, один раз. Схема документооборота далее может изменяться, в зависимости от конкретных условий. Группа действий над документом называется «переходом» (т.е. переход документа из одного состояния в другое). Такая группа действий может быть определена в виде сценария. Над документом может не выполнятся никаких действий: в этом случае будет происходить смена состояния документа (этапа), с сохранением прежнего содержимого документа.

Администратору в большинстве случаев не обязательно создавать схему документооборота с нуля, в большинстве случаев под существующий технологический процесс может быть адаптирована одна из типовых схем, которая импортируется извне. От администратора в таком случае требуется понимание структуры схемы и умение приспосабливать такую типовую схему к конкретным условиям, включая изменения скриптов и создание новых этапов и переходов.

РА, основан на использовании клиент-серверной БД, в качестве СУБД используется Interbase версии SuperServer.

Interbase – это СУБД, изначально разработанная компанией Borland. На данный момент существует несколько клонов этой СУБД, поскольку на одном из этапов ее развития компания Borland выделила продукт как OpenSource (т.е. сервер с открытым кодом). Таким образом появились версии FireBird, поддерживаемая разработчиками со всего мира (поддержка осуществляется фирмой IBPhoenix) и русский клон сервера Yaffil, оптимизированный на работу под платформу Microsoft Windows. РА на да䠖ᣙый момент использует в своей работе СУБД Interbase, основанный на открытых кодах фирмы Borland, версии 6.1.0. Сервер является бесплатным и свободным к распространению в лицензионном отношении (равно как и FireBird).

Для обслуживания работы системы, необходимо обладать навыками администрирования СУБД Interbase.

Основные понятия подсистемы администрирования, связанные с технологическим процессом.

Документ – базовая единица документооборота, принцип электронного документа мы рассматривали выше.

Свойство документа – некая дополнительная характеристика документа или флаг, выставляемый при обработке документа. Наличие или отсутствие определенного свойства у документа может определять его тип. Это может определять способ обработки документа. Свойства могут использоваться так же для связи документов между собой, если этого требует логика технологического процесса.

Пакет документов – набор документов, рассматриваемый как единое целое и имеющий свое название, который всегда содержит документы, имеющие одинаковый приоритет и конечное состояние (этап). Обработка пакета ведется последовательно, т.е. все документы пакета обрабатываются друг за другом, при завершении обработки последнего документа в пакете, завершается и обработка всего пакета.

Этап – состояние документа. С точки зрения пользователя – это «папка» в которой хранится документ в технологической схеме.

Переход – действие, выполняемое при изменении состояния документа, т.е. при перемещении документа с одного этапа на другой (или на это же этап).

Скрипт – сценарий, выполняемый при выполнении перехода. Т.е. некая последовательность команд по обработке документа.

РА можно разделить на две части:

1. Серверная

2. Клиентская

1. К серверной части относятся такие программные средства как:

   1. СУБД Interbase

   2. Сервер отчетов подсистемы РА

   3. Сервер сообщений подсистемы РА

   4. Автоматический клиент

2. К клиентской части можно отнести:

   1. Программные средства для администратора системы (подсистема «Администрирование»)

      1. ПЗ «Администратор»

      2. ПЗ «Маршрутизатор»/ «Менеджер технологических схем»

      3. ПЗ «Сервер сообщений»

   2. Программные средства пользователя (КПС «Интерпретатор»)

      1. ПЗ «Модуль обработки документов» / «Клиент»

      2. ПЗ «Модуль автоматической обратоки документов» / «Автоматический Клиент»

   3. Программные средства для получения оперативной информации (подсистема «Оперативное информирование»)

      1. КПС «Формирование отчетов»

      2. ПЗ «Руководитель»

      3. ПЗ «Мониторинг оформления документов» / «Телевизор»

   4. Комплект утилит для контроля технологии таможенного оформления и дополнительной обработки документов, согласно технологии конкретного таможенного органа

Сама подсистема «Администрирования» разработана на основе системы документооборота DocPoint. Фактически DocPoint – это рабочее название проекта. Поэтому при упоминании названия DocPoint где бы то ни было, все в равной степени относится и к подсистеме «Администрирования»

Обязательные навыки администратора системы АИСТ-М, включают в себя:

- Настройка и администрирование ОС, на которой установлен сервер СУБД.

- Настройка ОС, которые установлены на клиентских местах.

- Настройка TCP/IP сетей, а так же сопутствующих сетевых служб, таких как DHCP, DNS, WINS, которые используются в ЛВС.

В обязанности системного администратора системы входит: установка и настройка системы, а также ее своевременное обновление на более новую версию. Настройка технологической схемы, умение оперативно вносить в нее изменения необходимость которых может возникнуть в процессе работы. Администратор должен знать синтаксис скриптов, особенности их написания, уметь приспособить существующие скрипты для решения конкретных задач.

В функции администратора входит создание и увольнение пользователей, а также назначение им ролей, изменение паролей, авторизация пользователей вышестоящих подразделений.

Администратор должен осуществлять контроль за документами находящимися в оформлении, выгрузку документов во внешние базы (экспорт) для выполнения отчетов, пересылки в вышестоящие организации. Подключать новые отчеты и настраивать имеющиеся, а также давать право на их выполнение необходимым пользователям.

Так же в обязанности администратора входит проведение различных регламентных мероприятий для поддержания рабочей базы в нормальном состоянии, производить резервное копирование баз данных.

Администратор должен проводить обучение сотрудников поста работе с системой и функциональными автоматизированными рабочими местами.

В технологической схеме, может быть предусмотрена роль для выполнения администратором внештатных действий над документами, используя которую он может разрешать конфликтные ситуации.

Помимо навыков работы с средствами комплекса «АИСТ-М», администратор обязан, обладать навыками настройки развертывания операционных систем и сетей.

Администратор обязан вести журналы сбоев системы «АИСТ-М» и операционной системы и сетевых служб, своевременно сообщать об этом в службу поддержки.

ПЗ «Администратор» (центр управления) – основной административный компонент системы, позволяющий управлять работой клиентов, получать информацию о деятельности операторов рабочих мест, проводить обновление компонентов системы, создавать и редактировать список пользователей, ролей, назначать и отзывать привилегии доступа, осуществлять поиск документов, просматривать историю изменения документов, выгружать и обрабатывать документы во внешнем формате.

Также специально для руководителей организации предусмотрена программа ПЗ «Руководитель», которая по своей сути является упрощенным вариантом ПЗ «Администратор» (центр управления) но без функций администрирования. ПЗ «Администратор» (центр управления) включает в себя все функции ПЗ «Руководитель».

Далее приведем основные возможности этого программного средства.

ПЗ «Администратор» предоставляет администратору возможность полностью контролировать всех пользователей, подключенных к системе АИСТ-М. Для корректной работы механизмов управления клиентами и пользователями необходимо, чтобы на рабочих местах в начале сеанса был запущен управляющий клиент (ControlClient.exe), а на сервере сервер сообщений. Обычно управляющий клиент запускается автоматически в начале загрузки операционной системы Windows.

ПЗ «Администратор» позволяет контролировать текущую информацию о статусе клиентов и пользователей системы АИСТ-М , он реагирует на смену состояний клиента, обновляя данные в окне программы. По этой информации можно определить включены ли компьютеры, на которых установлена клиентская часть системы РА и запущенны ли на них компоненты комплекса РА.

Также существует возможность контроля над пользователями, зарегистрированными в системе. ПЗ «Администратор отображает текущее состояние всех пользователей. Для пользователей, которые производят обработку документов можно посмотреть информацию об обрабатываемом пакете документов, для обрабатываемых документов есть возможность просмотра истории обработки документа.

С помощью ПЗ «Администратор» можно удаленно управлять клиентскими местами (запускать и останавливать рабочий клиент, останавливать управляющего клиента). Это необходимо, например, при удаленном обновлении рабочих мест.

В ПЗ «Администратор» предусмотрена возможность удаленного информирования пользователя (посылка сообщения). Сообщения можно посылать как на одно из рабочих мест, так и на несколько выбранных. Эта возможность полезна в тех случаях, когда необходимо оперативно известить пользователей об обновлении баз.

В тех случаях, когда появляется новая версия АРМов, плагинов компонентов системы АИСТ-М, необходимо обновить файлы на жестких дисках рабочих станций пользователей, где установлено клиентское обеспечение. Для того чтобы, быстро произвести удаленную инсталляцию на большом количестве компьютеров, ПЗ «Администратор» снабжен механизмом удаленного проведения обновлений. Администратор может со своего рабочего места определить, какие компоненты будут входить в обновления и куда их следует копировать на машинах-клиентах.

Также с помощью ПЗ «Администратор» администратор имеет возможность управлять пользователями системы, создавать новых, изменять данные существующих и увольнять тех пользователей, которые уже не будет работать в системе (например, если инспектора перевели на другой пост). Также для всех пользователей строго определены их возможности, действия которые им доступны. Это осуществляется путем назначения пользователям ролей. Одному пользователю одновременно может быть доступно несколько ролей.

ПЗ «Администратор» помогает осуществить доступ к базе обрабатываемых документов. Для того, чтобы найти необходимый документ предусмотрена возможность поиска по различным доступным параметрам и их сочетаниям (название пакета, номер декларации, время последней обработки документа, этап на котором находится документ, по свойствам которые есть у искомого документа). После того как в контекст поиска будет внесена вся известная информация об искомом документе компьютер отобразит список документов соответствующих запросу. Контекст поиска может быть сохранен для его повторного использования в дальнейшем.

Для найденных документов можно посмотреть историю оформления каждого из них, в которой подробно указано, кто, в какое время, и на каком рабочем месте производил какие либо операции с документом. Также можно просмотреть содержание самого документа на любом из этапов его оформления. Кроме этого администратору предоставляется возможность редактирования свойств найденного документа. Можно как изменять имеющиеся свойства, так и добавлять новые либо удалять ненужные.

ПЗ «Администратор» может использоваться как в режиме монитора руководителя, так и в режиме полного доступа ко всем функциям. В обоих случаях инспектор прямо из «монитора руководителя» может производить действия, на которые у него есть права согласно схемы обработки документов, над найденным документом.

ПЗ «Менеджер технологических схем» / «Маршрутизатор»: программа для создания и изменения технологической схемы движения документов при осуществлении таможенного оформления, позволяет сохранять и загружать готовые схемы.

ПЗ «Маршрутизатор» - это инструмент, позволяющий настраивать технологическую схему, выстраивать потоки документов, а так же определять действия, которые будут выполнятся над документом. Сюда же входит написание/корректировка сценария выполняемого действия над документом.

Как уже говорилось ранее, могут существовать типовые схемы технологических процессов, описанные заранее. Так же администратор может созданную схему сохранить как эталонную или типовую для конкретной ситуации. Попросту говоря, существует возможность экспорта и импорта схемы в/из внешних данных определенного формата.

Таким образом, нет необходимости каждый раз создавать (описывать) технологическую схему с самого начала.

Правила написания сценария (скрипта).

Скрипт нужен для того, чтобы задать набор команд, которые позволяют последовательно обрабатывать документ, изменять его содержимое, свойства, выполнять различные вспомогательные действия и т.д. Скрипт выполняется при обработке документа на переходе и представляет собой сочетание множества команд операционной системы с директивами расширенного синтаксиса подсистемы РА. Сам скрипт храниться на сервере БД и выгружается только в момент обработки документа, что не позволяет пользователю менять скрипт произвольно.

Вся подробная информация о правилах написания скрипта с описанием директив расширенного синтаксиса так же присутствует в документации «Руководство администратора».

ПЗ «Модуль обработки документов» / «Клиент» - рабочее место должностного лица таможенного органа, клиент системы АИСТ-М.

Модуль обработки документов это инструмент для работы с документом, согласно описанной технологической схеме, при необходимости вызывающий функции и внешние исполняемые модули, изменяющие состояние документов после успешного завершения их обработки.

В нем реализуются следующие задачи:

• Взаимодействие с внешними процессами.

• Создание пакетов документов.

• Перемещение пакетов документов между участками технологической схемы.

Система обеспечивает безопасность обрабатываемой информации за счет разграничения прав доступа с использованием ролей. Пользователь может иметь несколько ролей, если этого требуют его должностные обязанности. Для начала работы в клиенте, пользователь обязан заполнить регистрационную форму, в которой он указывает свое имя и пароль, первоначально полученные от администратора системы. В целях обеспечения безопасности необходимо помнить, что регистрационная информация пользователя должна быть известен только ему и администратору системы. При этом пароль в любой момент может изменен в самом рабочем клиенте, после удачного входа в систему. Поскольку процесс обработки документов протоколируется, в случае несанкционированной регистрации невозможно будет определить кем конкретно был обработан документ.

Внешний вид Рабочего клиента внешне напоминает почтового клиента Outlook Express. В левой части окна расположен список этапов, доступных пользователю. На каждом этапе пользователь может видеть справа список пакетов, а при выборе пакета список его документов. Состояние документов на этапах обновляется автоматически с заданным интервалом времени (по умолчанию интервал равен десяти секундам). Документы, пришедшие на этап, отображаются в клиенте сразу после обновления списка. Документ, находящийся в обработке, скрывается для других пользователей, хотя продолжает оставаться на этом этапе. Это сделано для исключения обработки одного и того же документа разными пользователями.

Работа с клиентом описана в «Руководстве пользователя».

Иногда, наличие большого количества пакетов на этапе, не позволяет пользователю сориентироваться и быстро выбрать те из них, которые ему нужно обработать. Для того, чтобы уменьшить количество одновременно отображаемых пакетов в списке рабочий клиент снабжен механизм фильтрации пакетов по их названию. При нахождении на этапе одновременно более 500 пакетов документов, пользователь получит сообщение об этом. В сообщении будет указанно, что если нажать на ссылку, то клиент отобразит все документы этого этапа.

Работа с документами выглядит следующим образом: пользователь выбирает роль (если ему назначено несколько ролей), выбирает этап и необходимый пакет документов на нем, после этого отправляет этот пакет по переходу. По окончании обработки пакета документов, пользователь должен, подтвердить сохранение сделанных им изменений или отказаться от них. В случае отказа, документ без каких либо изменений вернется на тот же этап, с которого был взят пользователем в обработку (примет изначальное состояние).

Переходы, доступные пользователю в главном окне программы, могут вести на так называемые промежуточные этапы, которые в свою очередь имеют свой набор переходов.

Примером промежуточного этапа может служить этап, на котором происходит дробление пакета на отдельные документы. Такая ситуация возникает, когда пользователь хочет обработать, допустим, только три из пяти документов, находящиеся в одном пакете. Тогда три документа перейдут на следующий этап, а два останутся на первоначальном этапе, с которого начиналась обработка пакета. Обычно, один цикл обработки пакета документов состоит из одного действия. Данный механизм, описанный выше, обеспечивает обработку документа различными действиями в рамках одного цикла, при этом таких действий может быть несколько.

В зависимости от функциональной схемы на переходах может устанавливаться приоритет документа или создаваться комментарий к действиям над документом (например, когда по каким-то причинам пользователь откладывает обработку документа).

Рабочий клиент предоставляет возможность просмотреть историю любого из документов, находящегося на доступных пользователю этапах. В истории содержится информация о том, какие переходы до настоящего момента прошел документ, в какое время он появился на переходе, сколько времени на нем провел, на каком рабочем месте и каким пользователем обрабатывался, информация на каком этапе его приоритет изменялся, и так же информация о комментариях.

Для облегчения задач администрирования, в рабочем клиенте можно узнать ID (идентификационный номер) этапа, пакета или документа. Подробнее см. руководство пользователя по рабочему клиенту.