Тема 1.5 Документація та інвентаризація

План

1. Документування господарських операцій

2. Дослідження документаційних процесів та організація документообороту

3. Методичні прийоми контролю первинних документів у бухгалтерському обліку

1. 4.     Розрахунково-аналітичні методичні прийоми у бухгалтерському обліку

2. 5.     Органолептичні методичні прийоми. Суть інвентаризації та її види

3. Методичні прийоми проведення інвентаризації, оформлення її     результатів та відображення у бухгалтерському обліку

 

1. Документування господарських операцій

       Господарська діяльність відображається в бухгал­терському обліку способом суцільного і безперервного документування господарських операцій, які здійснюються на підприємстві. Документами фіксується виконання госпо­дарських операцій у момент їх здійснення, тому вони називаються первинними документами. Складаються вони на паперових або машинних носіях, але з обов'язковим додержанням вимог нормативних актів, стандартів, якими визначено обов'язкові реквізити первинних документів, за наявності яких вони мають юридичну доказовість при вирішенні майнових спорів, установлюють відповідальність конкретних осіб за збереження та використання цінностей.

       Юридичну силу первинні документи мають за наяв­ності таких реквізитів: найменування документа та його код; змісту господарської операції; вимірників господарської операції (у кількісному і вартісному відображенні); підписів осіб, які дали дозвіл на виконання господарської операції, а також осіб, які безпосередньо виконали цю операцію (отримали або видали матеріальні і грошові цінності) та ін.

       Отже, первинний документ - це письмова фікса­ція достовірності виконання господарської операції, складений у момент її здійснення, який має обов'яз­кові реквізити, встановлені нормативними актами, що надають їм юридичної сили; підписаний особами, які дали дозвіл на її виконання, та безпосередніми виконавцями.

       Первинні документи складаються на бланках типової форми, затверджених державними статистичними органа­ми, або спеціалізованих формах, які відображають особли­вості господарських операцій в окремих галузях господар­ства. Застосовувати на підприємствах застарілі або не затверджені в установленому порядку бланки первинних документів не дозволяється. Водночас підприємства мо­жуть розробляти і затверджувати самі форми первинних документів, якщо немає затверджених подібних типових і спеціалізованих. Первинні документи є основним носієм облі­ково-економічної інформації.

       Для сприйняття будь-якого виду інформації має бути проведена відповідна її індексація, яка відповідала б орга­нам відчуття людини. В сучасних умовах обробки інфор­мації застосовують такі форми індексації інформації:

• цифрову - показники у документі записують цифра­ми, цифрове відображення на лічильниках, тобто екрані дисплея та ін.;

• алфавітну - словесний запис у документі, надписи на лічильниках, табло, екрані дисплея;

• символьну - позначення штриховими рисками зако­дованих даних (штрихова система кодування);

• предметно-візуальну - фотознімки, телевізійні зоб­раження, відеограми та ін.

       Для відображення економічної інформації за кількіс­ними вимірниками та її ознаками використовують первинну цифрову, алфавітну і символьну форми індексації.

       Загальними вимогами до проектування первинної документації є: включення реквізитів, які характеризують об'єкт обліку і необхідних для цілей управління, контролю і аналізу господарської діяльності; послідовне розміщення ін­формації, що забезпечує запам'ятовування, читання, об­робку і контроль даних, розміщених у первинних докумен­тах; правильне визначення розміру документа, що дає змо­гу фіксувати дані у рядках і графах; наявність необхідних підписів, що забезпечують достовірність відображення да­них, і контроль за здійснюваними господарськими опера­ціями.

      Первинний документ складається з окремих зон, призначених для розміщення певних груп реквізитів, які міс­тять логічну і математичну залежність, а також взаємопо­в'язаних черговістю і послідовністю обробки. Зони доку­мента проектуються за лінійною, анкетною або табличною формами. Слід зазначити, що організації, підприємства проектують документацію для внутрішньогосподарського (управлінського) обліку залежно від потреб менеджменту, маркетингу, ведення податкового обліку та ін.

       При лінійній формі проектування документа для кожного реквізиту передбачено дві зони: одна - для най­менування, яке друкується друкарським способом; друга -для запису даних (однорядкові вимоги на видачу матері­альних цінностей).

       При анкетній формі реквізити розташовують у вер­тикальній послідовності один за одним. При цьому для най­менування реквізиту відводиться ліва частина рядка, а для запису даних - права (товарно-транспортна накладна).

       При табличній формі реквізити розташовують у виг­ляді таблиці (багаторядкові документи на відпуск матеріалів на виробництво),

       При автоматизованій обробці даних обліку реквізити документів розташовують у такій послідовності, щоб їх мож­на було обробляти на ПЕОМ із найменшими затратами руч­ної праці. Ті показники, які використовуються при обробці на машинах, у документах виділяють жирними рамками. Діле­не і дільник, множене і множник розміщують у суміжних ко­лонках, а для запису результатів обчислень відводять ок­рему колонку.

       Застосування штрихового кодування товарів, продук­ції, сировини набуло міжнародного значення. Обіг товарів на світовому ринку зумовив потребу запровадження міжна­родних стандартів у розробці штрихових кодів, які вико­ристовуються незалежно від країни-розробника, та мар­кування виготовленої продукції автоматизовано в бухгал­терському обліку без втручання людини. За допомогою ска­нуючих пристроїв штрихові коди автоматично зчитуються за спеціальними програмами і передаються у центральний процесор ЕОМ для подальшої обробки і використання у системі бухгалтерського обліку. Завдяки цій технології об­робки інформації реквізити документа з штриховими кодами мають створюватися за відповідними програмами роботи скануючих пристроїв і ЕОМ.

       На підприємствах різних галузей виробництва засто­совують первинні документи здебільшого з поєднанням різ­них форм проектування. Проте первинні документи мають прийматися до відображення в обліку господарських опера­цій при наявності обов'язкових підписів осіб, які дозволили здійснення відповідних операцій, а також осіб, які їх вико­нали, тобто відпустили, отримали цінності, здали і прийняли виконані роботи.

       Керівник підприємства за погодженням із головним бухгалтером затверджує перелік осіб, які мають право під­пису первинних документів певного виду господарських операцій. Кількість осіб, які мають право підпису первинних документів на відпуск особливо дефіцитних і дорогих матеріальних цінностей, керівником обмежується.

       Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів, у яких фіксується факт здійснення касових опе­рацій, операцій із коштовними матеріалами, товарно-мате­ріальними цінностями, кредитних і розрахункових зобо­в'язань, цінними паперами, визначаються нормативними ак­тами Мінфіну, Держкомстату, Національного банку України, Головної податкової адміністрації України та ін.

       Підписи осіб, відповідальних за складання машино­зчитуваних первинних документів, можуть замінюватися па­ролем або іншим способом авторизації, які дають змогу од­нозначно ідентифікувати підпис відповідної посадової осо­би. Винятком є лише банківські і касові документи.

       На підприємствах застосовуються також форми пер­винних документів, які віднесені до бланків суворої звітності (довіреності, подорожні листи автомобілів, талони на отри­мання бензину, товарно-транспортні накладні та ін.). Поря­док використання й обліку бланків первинних документів су­ворої звітності встановлюється Держкомстатом, Головною податковою адміністрацією України, Мінфіном та іншими державними органами, яким надано право видання норма­тивних актів з уніфікації форм первинних документів та від­несення їх до бланків суворої звітності. Ці бланки повинні мати нумерацію, нанесену друкарським способом або нуме­ратором, згідно з якою бухгалтерія веде їх облік і складає звітність.

       Залежно від змісту господарських операцій, які під­лягають документуванню, первинні документи поділяють на грошові, матеріальні та розрахункові.

Грошові - це документи, якими оформляються опе­рації з грошовими коштами (банківські чеки, прибуткові та видаткові касові ордери).

Матеріальні - документи з надходження і вибуття основних засобів, товарно-матеріальних цінностей (прибут­кові і видаткові накладні, вимоги, ордери, лімітні карти).

Розрахункові - документи, якими оформляють розра­хункові операції між підприємствами, підприємцями, фізич­ними особами (рахунки-фактури, платіжні вимоги та ін.). Новим розрахунковим документом е вексель - цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов'язання боржника (векселедавця) сплатити після настання строку визначену суму грошей власникові векселя (векселедержателю). Розрізняють вексель простий і переказний. Простий вексель містить просту і нічим не обумовлену обіцянку векселедавця сплатити власникові векселя після вказаного строку визначену суму. Переказний вексель (тратта) містить письмовий наказ векселедержателя (трасанта), адресований платнику (трасату), сплатити третій особі (ремітенту) певну суму грошей у певний строк. Трасат стає боржником за векселем тільки після того, як акцептує вексель, тобто дасть згоду на оплату, поставивши на ньому свій підпис. Акцептант переказного векселя, як і векселедавець простого векселя, є головним вексельним боржником і несе відповідальність за оплату векселя у визначений строк.

       Простий вексель містить такі реквізити: найменування - «вексель»; просту і нічим не обумовлену обіцянку сплатити визначену суму; зазначення строку платежу; зазначення місця, де має бути здійснений платіж; найменування того, кому або за наказом кого має здійснитися платіж; дату і місце складання векселя; підпис векселедавця.

       Переказний вексель повинен містити, крім названих вище реквізитів, також просту і нічим не обумовлену пропозицію спла­тити певну суму; найменування того, хто повинен платити (плат­ника).

       Предметом векселя можуть бути тільки гроші. Дозволяється виставляти вексель як у національній, так і в іноземній валютах. Можливість і умови виставлення й оплати векселя в іноземній валюті визначаються нор­мами національного законодавства. У процесі обігу век­сель передається від одного держателя іншому переда­вальним написом - індосаментом. Кожний індосант, як векселедавець, несе відповідальність за акцепт і платіж за векселем. Вексельні зобов'язання платника, вексе­ледавця та індосанта мають бути додатково гарантовані повністю або в частині вексельної суми за допомогою аваля - вексельного поручительства.Вексель до опла­ти повинен бути пред'явлений у місці платежу платникові або третій особі, якій доручено оплатити вексель. Належ­ною оплатою векселя у встановлений строк ця особа погашає всі вексельні зобов'язання. У випадку відмови від платежу векселедержатель може пред'явити у суді прямий позов до акцептанта (векселедавця простого векселя). Крім того, якщо вексель не акцептовано або не оплачено, ця особа має право вимагати сплатити вексель регресом (зворотною вимогою) від інших відповідальних осіб (векселедавця, індосантів, авелістів), солідарно зобов'язаних перед векселедержателем. Ре-гресний позов може бути пред'явлений до всіх зазна­чених осіб разом або до кожного окремо, але тільки у тому випадку, коли відмова від акцепту або платежу була оформлена відповідно до чинних правил.

       За місцем складання документи поділяють на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні документи складаються безпосередньо на підприємстві і відображають його господарські опе­рації. До них відносять лімітно-забірні карти на відпуск матеріалів на виробництво, подорожні листи автомобілів, касові та інші документи.

Зовнішні документи надходять на підприємство від контрагентів (платіжні вимоги постачальників, ра­хунки-фактури, технічні паспорти автомобілів та інших машин).

       За призначенням документи поділяють на розпо­рядчі, виправдувальні, розпорядчо-виправдувальні та бух­галтерського оформлення.

Розпорядчими є документи, де міститься розпоряд­ження на виконання господарських операцій (банківські чеки, вимоги на відпуск матеріалів, видаткові касові ордери)

Виправдувальними документами засвідчують факт здійснення тієї або іншої господарської операції. До них від­носяться всі первинні документи на надходження і вит­рачання матеріальних цінностей (приймальні акти, прибут­кові ордери).

       Особливістю виправдувальних документів є те, що незалежно від способів їх виготовлення вони повинні міс­тити: найменування і зміст операції, підстави для її про­ведення, підписи осіб, відповідальних за достовірність на­ведених у документах даних. Відповідальність за дос­товірність даних, відображених у документі, несуть особи, які підписали цей документ (майстри, виконроби, завідуючі складами, комірники та ін.). Розпорядчо-виправдувальними документами нази­вають ті, які одночасно можуть бути розпорядчими і виправ­дувальними (лімітно-забірна карта на відпуск матеріалів на виробництво, подорожній лист автомобіля).

Документи бухгалтерського оформлення - це облікові регістри, які узагальнюють операції і ресурси за економічним змістом і призначенням. Складають їх на підставі первинних виправдувальних і розпорядчих доку­ментів. Такими документами є різні реєстри, накопичувальні відомості, картки та інші зведені документи (машинограми), що не є первинними документами, які відображають показ­ники господарських операцій.

       Отже, основними носіями економічної інформації про діяльність  підприємства є документація - пер­винна, накопичувальна, планова, звітна, довідково-ін­формаційна. Крім того, у зв'язку з розвитком і впро­вадженням комп'ютерних технологій у бухгалтер­ському обліку використовуються технічні накопичувачі економічної інформації - контрольно-вимірювальні і касові машини, лічильники, табло та ін

       Застосування прогресивних носіїв економічної інфор­мації створює необхідні умови для вдосконалення бухгал­терського обліку. Удосконалення документації та інших но­сіїв економічної інформації, яка використовується в обліку, включає в себе уніфікацію і стандартизацію.

Уніфікація - розробка єдиних носіїв інформації про господарські процеси на підприємствах для обліку, контролю та аудиту, економічного аналізу діяльності підприємств для задоволення інформаційних потреб управління мікро- і мак-роекономікою.

Стандартизація - встановлення єдиної структури і розмірів носіїв інформації, додержання певної послідовності розміщення в них реквізитів для забезпечення синхронності при обробці на ПЕОМ.

       Отже, документування господарських операцій є складовою частиною методичних прийомів бухгал­терського обліку, що забезпечує суцільне і безпе­рервне облікове відображення господарської діяльнос­ті підприємств і активно впливає на її удосконалення.