ГОУ СПбГПУ

Министерство образования и науки

Российской Федерации

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

О.Н. Адмакина

КОМПЬЮТЕРНЫЙ ПРАКТИКУМ

Обработка информации

с помощью электронных таблиц на примере Excel

ИНФОРМАТИКА

Санкт-Петербург

Издательство СПбГПУ

2009

УДК

О.Н. Адмакина. Информатика. Работа с электронными таблицами на примере Excel. Практикум. Издание переработанное, исправленное и дополненное в соответствии с требованиями новых версий Windows и MS Office.

Пособие соответствует курсу дисциплины «Информатика» подготовки бакалавров и специалистов по направлениям 080500 «Менеджмент»и 080100 «Экономика» и по специальностям 080102 и 080507. СПб: Изд-во СПбГПУ, 2008, 76с.

В пособии излагаются основы работы с электронными таблицами в виде теоретических сведений и инструкций к выполнению 13 лабораторных работ, а также излагаются примеры решений различных экономических задач средствами Excel.

Пособие предназначено для студентов МВШУ, студентов факультета экономики и менеджмента, а также для студентов других факультетов, изучающих дисциплину «Информатика».

Табл. 15, Ил.2, Библиогр. 4 назв.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

© Санкт-Петербургский государственный

политехнический университет, 2008

ВВЕДЕНИЕ

Приложение Excel, включенное в пакет Microsoft Office является мощной, снабженной всеми необходимыми инструментами программой, для работы с электронными таблицами. Excel обладает достаточной гибкостью, чтобы оказаться полезной как при разработке простых приложений обработки экономической информации, так и в сложном финансовом планировании.

Excel можно использовать для решения задач: учета, обработки заказов, планирования производства, расчета налогов и заработной платы, учета кадров и издержек, управления сбытом и имуществом, составления диаграмм финансовых операций, составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса фирмы, построения прогнозов, принятия оптимальных решений и многих других вопросов.

На рис.1 приведено окно Excel и его элементы:

• Верхняя строка, которая содержит имя приложения, называется строкой заголовка. Слева находится кнопка системного меню, а справа три кнопки работы с окнами.

• Под строкой заголовка находится строка меню, в которой содержатся все команды программы Excel в виде выпадающих меню.

• Далее обычно идет стандартная панель инструментов.

• А ниже панель форматирования. В этих двух панелях расположены наиболее часто встречающиеся кнопки для работы с таблицами. Сколько панелей будет выведено, как они будут располагаться и какие на них будут кнопки зависит от настроек пользователя и задается Меню\ Вид\ Панели инструментов…

• Далее следует строка формул, которая предназначена для обработки содержимого ячейки. Правая часть строки формул служит для отображения содержимого текущей ячейки, которое можно редактировать с помощью кнопок, расположенных слева от содержимого (отмена, ввод, вызов «вставки функции»или можно встретить название «мастер функций»).Кнопка с изображением крестика служит для отмены последнего действия, аналогично нажатию клавиши <Esc>, кнопка с изображением галочки соответствует клавише <Enter> (Ввод), кнопка <f_x> активизирует мастер функций для работы с математическими, статистическими или другими функциями. В режиме редактирования слева в строке формул видна последняя функция, с которой работал пользователь, а при нажатии стрелки выпадающего меню, можно увидеть 10 последних функций, с которыми проводилась работа, можно вызвать любую из них, а также другую функцию. Для редактирования активной ячейки следует нажать клавишу <F2> или дважды щелкнуть левой клавишей мыши на ячейке, либо левой клавишей мыши в строке формул. Поле имени находится в левой части строки формул, в нем указан адрес активной ячейки или выделенной области. Если для областей заданы имена, то они представлены в виде списка под поле м имени и могут использоваться для быстрого перехода к нужной области.

• Далее следует окно рабочей книги, которое содержит по умолчанию 3 листа. Пользователь может вставить в книгу дополнительные листы различных типов (например, Лист Диаграмм), до 256 листов, с помощью ярлычков листа и правой клавиши мыши. Переход между листами выполняется также с помощью ярлычков. Слева от ярлычков расположены 4 кнопки прокрутки ярлычков. Еще одним элементом окна рабочей книги являются полосы (линейки) прокрутки. Рабочий лист может содержать свыше 4 млн. ячеек, каждая из которых может иметь: значение, содержание и адрес, а также другие характеристики. Каждая строка имеет свой номер - заголовок строки, каждый столбец имеет свою букву – заголовок (имя) столбца английскими буквами. Соответственно адрес ячейки формируется из двух частей, например: А1, В6. Может встретиться другое написание адреса или ссылок, так называемый стиль ссылок R1C1, который задается с помощью Меню\Сервис\Параметры\ вкладка «Общие», пункт: стиль ссылок R1C1. Активная ячейка выделяется с помощью указателя ячейки, который представляет собой рамку, образованную жирной линией. Указатель ячейки можно перемещать с помощью мыши или клавишами управления курсором. Листы рабочей книги бывают разных типов: листы диаграмм, макросов (2 типа), окна диалогов, а также различные шаблоны решений, например: авансовый отчет, командировочное удостоверение и т.д.

• В нижней части окна программы находится строка состояния или статусная строка. В левой части отображаются различные текстовые сообщения. Команда <Готово> позволяет вводить данные или выбирать команды. В правой части строки указан статус некоторых функций клавиатуры или текущий режим ввода и т.д.

• Справа от окна рабочей книги может находиться окно, дублирующие некоторые команды для работы с книгой, например: создать новую книгу, открыть одну из 4-х последних книг, вызов справки и др. Если это окно мешает, то его можно закрыть.

Рис.1 Окно Excel 2003 и его элементы.

Основные термины при работе с электронной таблицей.

• Ячейка является наименьшей структурной единицей внутри рабочего листа или листа макросов. Ячейка может содержать данные в виде текста, текстовых значений, формул, чисел или параметров форматирования. При вводе данных Excel автоматически распознает тип данных и представляет их соответствующим образом. Чтобы изменить ширину или высоту ячейки нужно изменить ширину столбца или высоту строки. Всего в рабочем листе 256 столбцов (последний - IV) и 16384 строки, т.е. 4194304 ячейки (для MS Office 2003).

• Адрес ячейки является основным элементом ссылки на ячейку. С помощью адреса можно найти любую ячейку в рабочей книге. Если задается ссылка на ячейку другого листа, то указываются последовательно: имя листа, заголовок столбца и строки.

• Ссылка является основным элементом при вычислениях. Например: определить сумму содержимого двух ячеекА10 и В10, а результат поместить в третью С10. В формуле суммы указываются ссылки на ячейки, в которых находятся слагаемые =А10+В10. Различают абсолютную и относительную ссылки.

• Абсолютная ссылка на ячейку. При указании в ссылке на позиции ячейки внутри листа, которая не будет изменяться при копировании, говорят об абсолютной ссылке на ячейку. Её можно задать либо посредством задания имени, Либо указанием значка $ в адресе ячейки (можно нажать F4).

• Относительная ссылка на ячейку используется в формулах для указания адреса ячейки относительно позиции ячейки, содержащей формулу. При изменении местоположения формулы в таблице относительные ссылки будут содержать адреса других ячеек (абсолютные адреса не изменятся).

• Влияющая ячейка. Ячейки, ссылки на которые содержит формула в активной ячейке, называются влияющими. Содержимое ячейки, которая указана в ссылке, используется при вычислении с помощью формулы. Если содержимое меняется, то соответственно автоматически (по умолчанию) будет пересчитан результат.

• Зависимые ячейки. Зависимой называется ячейка, формула в которой содержит ссылки на содержимое активной ячейки. Зависимых ячеек может быть много. При изменении содержимого активной ячейки изменяются значения в зависимых ячейках.

• Имя. Имена, присваиваемые отдельным ячейкам и областям, используются в адресах и ссылках на эти ячейки. Имя позволяет однозначно и «понятно» обозначить ячейку или область в таблице. Имена могут использоваться в формулах вместо адресов.

• Чтобы просмотреть формулы и зависимости нужно набрать <Ctrl’> <Ctrl апостроф>

Вопросы для самоконтроля.

1. Перечислите основные элементы окна Excel.

2. Вынести в окно панель «формы»

3. Вынести значок двойного подчеркивания в панель инструментов.

4. Что находится в строке формул?

5. Что такое вставка функции? Где можно найти последнюю функцию, к которой производилось обращение?

6. Отличие активной ячейки от остальных.

7. Чем характеризуется ячейка? Сколько ячеек в листе рабочей книги?

8. Как перейти на новый лист? Какие встречаются типы листов?

9. Как создать новый лист? Как создать новый шаблон?

10. Из чего состоит адрес ячейки? Как изменить стиль ссылок?

11. Чем отличается относительная ссылка на ячейку от абсолютной?

12. Как еще можно обращаться к ячейке или группе ячеек?

13. Можно ли задавать адрес строчными (маленькими) буквами?

Новые возможности и новый интерфейс MS Office 2007 .

В новом ориентированном на результат интерфейсе пользователя Microsoft Office Excel 2007 содержатся мощные средства и функции, которые можно использовать для анализа, совместной работы и управления данными.

• Ориентированный на результат интерфейс пользователя

• Больше строк и столбцов и другие новые ограничения

• Темы Office и стили Excel; Быстрый доступ к расширенному набору шаблонов

• Условное форматирование с расширенными возможностями

• Упрощенное написание формул; Новые формулы OLAP и функции куба

• Улучшенные сортировка и фильтрация; Расширение возможностей таблиц Excel

• Новый внешний вид диаграмм: Совместное построение диаграмм

• Простые в использовании сводные таблицы

• Быстрое подключение к внешним источникам данных

• Новые форматы файлов; Улучшенная печать

• Новые способы совместной работы

Показать увеличенное изображение

С помощью вкладки «Лист» на новом пользовательском интерфейсе Microsoft Office Excel 2007 можно сразу найти все самые важные инструменты для редактирования, форматирования и перемещения данных в ячейках. Теперь нет необходимости искать нужное меню, если требуется быстро изменить внешний вид ячейки или применить фильтр к данным.

• Приложение Excel 2007 было изменено таким образом, чтобы пользователи могли легко находить и использовать его функциональные возможности. Рабочая среда полностью изменена для удобства пользователей. Добавлены новые технологии, позволяющие находить, выделять и щелкать нужный элемент, а не выбирать его в сложных для понимания диалоговых окнах. Также можно быстрее получать нужные результаты, воспользовавшись наборами функций, представленными в новом пользовательском интерфейсе приложения. Более подробная информация об MS Excel 2007 приведена в приложении.

Лабораторная работа №1

Введение в Excel.

Цель работы: Ознакомиться на практике с основными понятиями, встречающимися при работе с электронными таблицами и перечисленными во введении.

Последовательность выполнения работы:

Задание 1:

1. Ознакомиться с кнопками стандартной панели инструментов и панели форматирования. Эти панели во многом повторяют одноименные панели редактора Word.

2. С помощью мыши (или клавиатуры) установить активную ячейку по адресу A1 и ввести число: 1; по адресу A2 - число 2; по адресу A3 - число 3 и т.д.; а по адресу A10 - число 10.

3. Ввести по адресу В1 – число 20 и установить курсор в правый нижний угол ячейки, стандартный вид указателя мыши должен измениться на маленький черный крестик. Протащим курсор вниз, удерживая левую клавишу мыши в нажатом состоянии до ячейки В10. В области В2:В10 во всех ячейках должно появиться число 20. Если проделать тоже самое с нажатой клавишей <Ctrl>, то в ячейках В2:В10 появятся числа: 21; 22, … , 29 соответственно. По адресу С1 набрать число 100, по С2 – 102. Выделить область С1:С2 левой клавишей мыши, курсор должен иметь вид большого белого креста. Аналогично, установить курсор мыши в правый нижний угол области, курсор должен принять вид маленького черного крестика, и протащить его вниз до адреса С10. По адресу С3 должно появиться число 104 и т.д. с шагом 2. Аналогично по адресу D1 набрать число 200, по D2 набрать: 210 и получить последовательность чисел с шагом 10 с помощью автозаполнения.

4. Выделить область А1:С10 (пометить клетки с помощью толстого белого креста с А1 вправо до С1 и вниз до С10, удерживая левую клавишу мыши) скопировать (copy) эту область в буфер (clipboard) , затем переместить курсор по адресу A12 и вставим (insert) эту информацию из буфера. Вы должны знать 5 способов копирования: с помощью строки меню, с помощью стандартной панели, с помощью контекстного меню (правой клавишей мыши), с помощью клавиатуры, с помощью операции drug-and-drop.

5. Выделить область А12:В14, вырезать (cut), а затем вставить по адресу D12.

6. По адресу Е1 введем формулу сложения содержимого ячеек А1 и В1. Написание формул начинается со значка = , а затем без пробелов следует математическое выражение: =А1+В1. Значение ячейки Е1 должно равняться 21. Скопируем эту формулу с помощью маленького черного крестика вниз до Е10. Содержание Е10 будет =А10+В10. Конечно, формулы можно писать «вручную», а можно выделять нужный адрес с помощью мыши.

7. Сделать активной ячейку F1 (т.е. щелкнуть (click) по ней левой клавишей мыши) и занести в нее формулу =(С1+D1)*E1. Скопировать содержимое ячейки F1 в буфер через панель инструментов, затем выделить область F2:F10 и нажать кнопку «вставить» на панели инструментов.

8. По адресу G1 набрать формулу: =F1/C1. Скопировать ее вниз с помощью контекстного меню. Подробнее: встать по адресу G1 и нажать правую клавишу мыши, из появившегося меню выбрать команду «копировать»; левой клавишей мыши выделить область G2:G10, затем снова нажать правую кнопку мыши и выбрать команду «вставить».

9. Результат показать преподавателю и сохранить в свою папку.

10. Самостоятельно: по адресу H1 набрать формулу: =G1/10+A1, далее =B1*5+C1 ; =(C1+B1)/10 скопировать вниз разными способами: через меню, клавиатуру и др.

11. Так как адреса при копировании меняются, то мы имеем дело с относительной ссылкой на ячейку.

Задание 2:

Даны 10 прямоугольных треугольников с известными катетами найти гипотенузы по теореме Пифагора. (с²=а²+b²)

По адресу А1 ввести название таблицы: Определение гипотенузы; по адресу А2 ввести значок: № - в этом столбце будут располагаться порядковые номера треугольников; по В2 ввести: а –это обозначение первого катета, значения катета будут изменяться с шагом 3; по С2 ввести b – значения второго катета будут изменяться с шагом 4 и т.д. в соответствии с таблицей 1.1

Таблица 1.1

Определение гипотенузы:

№	а	b	а*а	b*b	a*a+b*b	c
1	3	4	=b3*b3	=c3^2	=d3+e3	=корень (f3)	самостоятельно ввести формулу: =(а^2+b^2)1/2
2	6	8				(=sqrt(F3))
3	продолжить самостоятельно	продолжить самостоятельно c с помощью автозаполнения	скопировать формулу вниз через маленький черный крестик	скопировать формулу вниз с помощью строки меню	скопировать формулу вниз через панель инструментов
4
5
6
7
8
9
10

При извлечении квадратного корня используется функция =корень(адрес) – это для русифицированного excel, для нерусифицированного пакета применяется функция =sqrt(sell)

Результат показать преподавателю и сохранить в свою папку.

С помощью графического редактора Paint создать картинку с изображением треугольника и скопировать ее в нашу рабочую книгу.

Задание 3:

Абсолютная адресация. Копирование формул с константами.

Уравнение прямой имеет вид: y=ax+b.

Найти для всех известных х, a, b значения y в 12-ти точках.

a и b являются константами, N – число наблюдений (N=12); х изменяется с шагом 6 (известны 12 значений х). Константы - это постоянные, не вычисляемые значения, например: 15; таблица2 – это константы

Заполнить таблицу 1.2

По адресу А1 ввести название таблицы: Уравнение прямой;

По адресу А3: № и далее в см. таблицу

Таблица 1.2

№	а	b	x	y
1	3	5	6	=$b$4*d4+$c$4
2			12
3			заполнить с помощью автозаполнения	скопировать вниз

… … … … …

11
12

Наличие знака $ в адресе ячейки говорит о том, что при копировании формул адрес данной ячейки не изменится. Значок $ можно проставлять с помощью клавиатуры, нажимая F4, причем, несколько раз нажимая на клавишу F4, получим разные варианты абсолютных ссылок. Например: $b$4 – абсолютная ссылка на одну ячейку (или абсолютный адрес), в этом случае при копировании не меняются обе части адреса, ни строка, ни столбец; $b4 – при копировании меняется строка, столбец не меняется; b$4 – меняется столбец, строка не меняется; b4 – относительный адрес.

Результат показать преподавателю и сохранить в свою папку.

Задание 4:

Математическое выражение, описывающее геометрическую прогрессию имеет вид: y_n=y₁*q^n-1 (отсюда можно выразить q –знаменатель прогрессии), или y_n = y_n-1*q – по этой формуле можно рассчитать недостающие члены прогрессии.

где q – знаменатель прогрессии (величина постоянная), n - число членов геометрической прогрессии; n = 8

Зная первый (y₁=0,5) и пятый (y₅=0,03125) члены прогрессии, требуется рассчитать знаменатель прогрессии, а затем найти значения остальных членов прогрессии. Оформить на отдельном листе, согласно таблице 1.3 Чтобы просмотреть формулы и зависимости нужно набрать <Ctrl’>

Таблица1.3

Геометрическая прогрессия

№	yn	q
1	0,5	?
2	?
3	?
4	?
5	0,03125
6	?
7	?
8	?

Результат показать преподавателю и сохранить в свою папку.