3. Організація аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками

3.1 Організація аналітичного обліку розрахунку

Аналітичний облік ведуть за окремими рахунками постачальників та підрядників, фактами надходження невідфактурованих поставок, або оплати матеріальних цінностей , що не надійшли, в розрізі постачальників і підрядників.

Аналітичний облік надходження товарів у ДП «Олвия» ведеться в обліковому регістрі з дебетовою відомістю по рахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками « лінійно-позиційним способом. При цьому способі кожний рядок - позиція табличної частини регістра заповнюється на підставі:

- супровідних документів (запис - Дт рахунку 281 «Товари на складі» - Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»);

- виписок з поточного рахунка (валютного рахунку) про оплату відповідних рахунків постачальників (запис - Дт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» - Кт311 «Поточні рахунки в національній валюті»).

До кінця місяця в регістрі з відомістю по рахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальникам» можуть бути виявлені наступні позиції:

1. Товари й тара отримані від постачальників і відповідних рахунків оплачені

Дт 281 «Товари на складі» - Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» і

Дт 631 - Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті». Позиція в цьому випадку закрита;

2. Товари й тара отримані (Дт 281 - Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»), але не оплачені рахунки постачальників. Позиція по дебету рахунку 631 залишається відкритої. Необхідно контролювати строки оплати рахунків, тому що можуть бути нараховані штрафні санкції за несвоєчасну оплату;

3. Здійснено попередню оплату рахунків постачальника (Дт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» - Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті»), але товар і тара не отримані. Позиція по кредиту рахунку 631 відкрита. Необхідно контролювати своєчасність надходження товарів, тому що виникла дебіторська заборгованість погіршує фінансове становище підприємства. У такий спосіб аналітичний облік надходження товарів ведеться по кожному рахунку постачальника з одночасним контролем повноти оприбуткування товарів і своєчасності їхньої оплати по кожній позиції.

Відповідно до Інструкції про застосування нового Плану рахунків, рахунку класу 6 є пасивними й в активі балансу не відображаються. Виникає питання, як відбити в балансі дебіторську заборгованість за рахунком 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками». На нашу думку, цю дебіторську заборгованість, що утворилася на 1 число місяця, варто відбити на рахунку 371 проведенням - Дт 371 «Розрахунки по виданих авансах» - Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками», а в міру її оплати закривати цю дебіторську заборгованість проведенням (Дт 311 «Поточні рахунки в національній валюті» - Кт 371 «Розрахунки по виданих авансах»).

Щоб визначити суму ПДВ, що повинна бути віднесена в залік податкових зобов'язань, рекомендується дебет рахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» у частині оплати рахунків постачальників розбити так:

1) оплата вартості товарів, транспортних послуг за покупними цінами й тарифам;

2) оплата ПДВ на товари, що надійшли (роботи, послуги). Ця сума ПДВ і піде в залік податкових зобов'язань.

У обліковому регістрі на початок місяця була відкрита позиція по рядку 1 (сальдо 2400, ), але вона може бути закритої за результатами оплати у звітному місяці; позиція друга також закрилася після оплати рахунків постачальників; позиція третя залишилася відкритої, тому що ще не було зроблено ще оплати рахунків постачальників; позиція чотири також відкрита, тому що зроблено попередню оплату рахунків постачальників, а товари ще не отримані.

При складанні балансу дебетове сальдо по рахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» може бути показане в активі другого розділу в складі іншої дебіторської заборгованості без додаткового проведення, що була зазначена раніше.

В Журналі обліку розрахунків визначається загальна сума заборгованості підприємства перед постачальниками. Протягом звітного місяця в журналі реєструється кожний документ, який підтверджує поповнення запасів чи виконаних послуг, а також здійснюється відмітка про оплату.

Аналітичний облік ведеться за кожним виданим векселем та за строками їх погашення.