2.2 Види документів

Документом (з латинського dokumes) - доказ, письмове свідоцтво підтверджувальне право на здійснення операцій або факту здійснення.

Всі документи (докази, письмові свідоцтва, підтверджувальне право на здійснення операцій або факту здійснення), якими оформляється надходження товарів, можна підрозділити на три групи:

• документи, що засвідчують кількість і якість товарів, до них ставитися рахунку-фактури, товарно-транспортні накладні, специфікації, сертифікати, якісні посвідчення;

• розрахункові, а саме платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, векселя, і т. буд.

• транспортні документи: вантажні квитанції, залізничні накладні. Вони дають можливість одержати вантажі, що надійшли від іногородніх постачальників.

У ДП «Олвия» товари надходять як від місцевих так і від іногородніх постачальників: від промислових підприємств та інших виробничих підприємств із різними формами власності відповідно до договорів поставки.

Відповідно до цього документальне оформлення передбачає:

1) виписку в обов'язковому порядку податкової накладної;

2) виписку супровідних документів (залізничних, товарно-транспортних та інших накладних й інших документів), передбачених договором поставки товарів.

У торгівельній діяльності ДП «Олвия» основним документом, що регламентує відносини сторін між постачальником і покупцем, є договір купівлі-продажу (поставки). Це правовий документ, що визначає права та обов'язки сторін. У якому відбиті найменування й адреси сторін, предмет договору (найменування й кількість товару), ціна, умови й строки поставки, порядок розрахунків, відповідальність сторін за порушення умов договірних зобов'язань та ін.

Постачальник, відвантажуючи товари, виписує, крім податкової накладної, документи двох видів, перший з яких (товарний) супроводжує товар на всім шляху його проходження до покупця, а другий документ є розрахунковим, надається в банк і служить підставою для розрахунків постачальником. Основними документами, супровідниками вантажу, є рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні. Основними розрахунковими документами є платіжне доручення або платіжна вимога-доручення, що надається в банки постачальника й одержувача товарів для здійснення платежів.

Супровідні й розрахункові документи, виписуються в 4-х - 5-ти екземплярах: постачальникові, одержувачеві товару, інші передаються у відповідні банки для оплати вартості товарів, тари, робіт, послуг. При доставці товару автомобільним транспортом постачальник товару виписує товарно-транспортні накладні (ТТН). Вона призначена для списання товару зі складу постачальника, оприбуткування на складі одержувача й розрахунків з автотранспортним підприємством. Товарно-транспортна накладна виписується в 4-х екземплярах з них:перший екземпляр, залишається в постачальника; другий екземпляр з товаром направляється покупцеві; третій є попуском на вивіз товарів зі складу постачальника; четвертий з оцінкою й печаткою одержувача вантажу видається автотранспортному підприємству для розрахунків за автотранспорт і нарахування оплати водієві. Третій екземпляр, службовець пропуском, є підставою для виписки платіжної вимоги на оплату за товар через установу банку. Товарно-транспортні накладні виписуються при поставці товарів автомобільним транспортом, при відправленні товару по залізниці або водному транспорті, залізниця (пристань) видає постачальникові залізничну (водну) вантажну квитанцію на підтвердження приймання й відправлення вантажу на адресу покупця.

Вантажну квитанцію разом з іншими супровідними документами (накладна складу-відправника, сертифіката якості) постачальник надсилає покупцеві поштою. Вона є документом, необхідним для одержання вантажу на станції призначення, а також пред'явлення претензій до органів транспорту при частковій або повній втраті вантажу. В інших випадках виписується рахунок-фактури. Рахунки-фактури реєструються в книзі продажів і в книзі закупівель. Рахунки-фактури складаються підприємством постачальником на ім'я підприємства покупця у двох екземплярах, перший з яких не пізніше десяти днів з дати відвантаження товарів або передоплати (авансу) представляється постачальником покупцеві й надає право на залік (відшкодування) сум по ПДВ. Другий екземпляр рахунок-фактури (копія) залишається в постачальника для відбиття в книзі продажів.

Рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером постачальника, а також особою відповідальним за відпуск товарів і скріплюється печаткою організації. У рахунок-фактурі не допускаються підчищення й помарки. Виправлення завіряють підписом керівника й печаткою підприємства постачальника із вказівкою дати виправлення. Одержувані й видавані рахунки-фактури зберігаються роздільно в журналі обліку рахунків фактур у плині повних п'яти років з дати їхнього одержання. Вони повинні бути підшиті й пронумеровані.

У встановлених випадках разом з супровідними документами виписуються специфікації, сертифікати, пакувальні ярлики, які характеризують якість товару, кількість місць і інші пункти умов договорів поставки. При відсутності транспортних і інших супровідних документів приймання товарів оформляється спеціальним прийомним актом фактичного наявності товарів, що виписується в 2-х екземплярах і в якому робиться оцінка про відсутність документів. Один екземпляр направляється постачальникові, другий використовується підприємством для обліку товарів.

Перевірені документи передають керівникові підприємства для акцепту (згоди на оплату), або відмови від акцепту повністю або частково, із вказівкою суми й мотиву відмови.