2. Облікові регістри

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, система­тизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітично­го обліку способом подвійного запису на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Регістри бухгалтерського обліку відкриваються за всіма операціями, за якими є первинні документи на даному підприємстві, з метою їх узагальнення та систематизації.

Регістри повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізви­ща і підпис осіб, що брали участь у їх складанні. Усі господарські операції повинні бути відображені в регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на:

Відомості — окремі аркуші визначеного графлення, в які заноситься інформація за певний обліковий період (наприклад місяць). До відомостей відносять журнали та ві­домості до них, які складаються на підприємстві щомісяця. Відокремленість відомос­тей дозволяє користуватися ними кільком працівникам одночасно

Книги — зброшуровані аркуші визначеного графлення, в які заноситься аналіти­чна або систематизована й узагальнена інформація за період, більший від 1 місяця. Бухгалтерські книги відкриваються на один або кілька років. їх сторінки нумеру­ються. На останній сторінці вказується кількість пронумерованих сторінок, підпис керівника, головного бухгалтера та гербова печатка підприємства. До бухгалтерсь­ких книг відносять: касову книгу, головну книгу тощо.

Картки — тверді аркуші спеціального графлення та розміру, що не скріплюються між собою. Картки зберігаються у спеціальних ящиках — картотеках, наприклад: інве­нтарні картки обліку основних засобів, інвентарні картки обліку матеріалів тощо.

Облікова інформація нагромаджується в регістрах із систематизацією залежно від:

—призначення та характеру запису;

• обсягу змісту;

• будови.

За призначенням та характером запису облікові регістри поділяються на:

—хронологічні;

• систематичні;

• комбіновані

До хронологічних відносять регістри, в яких господарські операції реєстру­ють у календарній послідовності їх здійснення. До цієї групи можна віднести: журнал реєстрації господарських операцій, журнал обліку надходження ванта­жів та ін.

У систематичних облікових регістрах господарські операції групуються й уза­гальнюються на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках. До цієї групи відносять регістри синтетичного та аналітичного обліку. Наприклад, у журналі 6 «Облік доходів і результатів діяльності» визначаються доходи підприємства та ре­зультати діяльності за звітний період.

Комбіновані — це регістри, в яких поєднується хронологічний та систематичний запис. Прикладом таких регістрів є Головна книга, в якій операції систематизують­ся за синтетичними рахунками кожного місяця, та окремі журнали.

За обсягом змісту облікові регістри поділяються на регістри синтетичного облі­ку, аналітичного обліку та комбіновані.

У регістрах синтетичного обліку здійснюється систематизація облікової інфор­мації в межах окремих синтетичних рахунків. До цієї групи відносять журнали, Го­ловну книгу та інші регістри.

У регістрах аналітичного обліку здійснюється нагромадження інформації в ме­жах аналітичних рахунків, відкритих підприємством з урахуванням потреб деталі­зації об'єктів обліку. До таких регістрів відносять книги та картки. Наприклад, ін­вентарна картка обліку основних засобів, картка складського обліку матеріалів, оборотно-сальдова відомість обліку запасів та ін.

Облікові регістри часто поєднують дані синтетичного та аналітичного обліку. У такому випадку вони вважаються комбінованими. Прикладом таких регістрів є відомості 3.1—3.6, та журнал № 3 «Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов'язань».

За будовою облікові регістри поділяються на однобічні, двобічні, шахові.

В однобічних регістрах графи для відображення дебетових і кредитових записів розміщені поряд на одній частині аркуша. Наприклад, це регістри аналітичного об­ліку.

Двобічні регістри складаються з двох однакових частин. Ліва частина передба­чена, як правило, для відображення дебетових записів, права — кредитових. Вико­ристовуються у випадках, коли кількість дебетових і кредитових записів приблизно однакова.

Шахові регістри побудовані таким чином, щоб за одним записом відобража­лись дебети і кредити кореспондуючих рахунків. По горизонталі у таких регіст­рах відображають кредитові обороти, по вертикалі — дебетові. До цієї групи відносять шахову оборотну відомість та низку журналів за рахунками синтетич­ного обліку.

Господарські операції у відомості або допоміжні аркуші-розшифровки з пер­винних документів переносять після їх котирування, тобто складання бухгалтер­ських проведень. Однакові за економічним змістом операції нагромаджують у ві­домостях або аркушах-розшифровках, підсумки з яких переносяться в журнали. Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів та з ві­домостями. На документах, дані яких включені до облікових регістрів, проставля­ють номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів у них. Як­що інформація з групи економічно однорідних за змістом документів заноситься у регістри загальним підсумком, то номер регістру і номер запису вказують на окре­мому аркуші, який додається до зброшурованих документів.

Після взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками система­тизовану інформацію з журналів переносять до Головної книги.

При перенесенні окремих показників з облікових регістрів у Головну книгу чи інші облікові регістри у відповідному рядку регістру роблять відповідну позначку про це.

До Головної книги переносять підсумки оборотів з журналів за кредитом корес­пондуючих рахунків. У Головній книзі відображаються за кожним рахунком сальдо на початок і кінець кожного місяця; обороти за поточний місяць за кредитом цього рахунка, які наводяться однією сумою; обороти за поточний місяць за дебетом цьо­го рахунка, які наводяться сумами за кореспондуючими рахунками з журналів.

На кожний синтетичний рахунок у Головній книзі відводять окрему сторінку.

Перевірка правильності записів у Головній книзі здійснюється підрахунком су­ми оборотів і сальдо за всіма рахунками. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебетом і кредитом повинні бути відповідно рівні. Для перевірки правильності складання облікових регістрів підприємство може складати оборотну відомість за рахунками бухгалтерського обліку.

Головна книга ведеться підприємством протягом календарного року.

Форми журналів, відомостей, Головної книги, таблиць аналітичних даних, ар-кушів-розшифровок визначаються методичними рекомендаціями щодо застосуван­ня регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 29 січня 2000 р. № 356 (табл. 8.1).

Облікові регістри можуть складатися за рахунками синтетичного (узагальнено­го) та аналітичного (деталізованого) обліку. У регістрах аналітичного обліку (на­приклад, сальдово-оборотна відомість) реєстрація об'єктів обліку ведеться в нату­ральному та грошовому виразі, у регістрах синтетичного обліку — узагальнена інформація лише в грошовому виразі.

На основі даних облікових регістрів складається фінансова звітність підприємства.

ПОМИЛКИ В БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ ТА ПОРЯДОК ЇХ ВИПРАВЛЕННЯ

В облікових регістрах підчищення й необгрунтовані виправлення тексту не до­пускаються.

Але при заповненні первинних документів, облікових регістрів та складанні фі­нансової звітності в бухгалтерському обліку можуть виникати помилки. Особливо часто вони виникають на підприємствах, що недостатньо забезпечені обліковими

працівниками за умови, що бухгалтерський облік ведеться вручну. В такому випад­ку помилки часто виявляються не при перевірці первинних документів чи запов­ненні облікових регістрів, а лише при інвентаризації чи складанні фінансової звіт­ності. Основні типи помилок: описки, помилки в таксуванні та визначенні підсумків, помилки в кореспонденції рахунків, недотримання подвійного запису, неправильне перенесення інформації в облікові регістри, помилки в облікових ви­мірниках тощо.

Порядок виправлення помилок залежить від часу, їх виявлення. Помилки мо­жуть бути виявлені у звітному періоді або після завершення звітного періоду.

Якщо помилки виявлені у звітному періоді їх виправлення здійснюється такими способами:

— коректурним;

—сторно;

—доповнюючих (додаткових) записів.

Коректурний спосіб виправлення помилок використовується для первинних до­кументів та облікових регістрів, підсумки з яких ще не перенесені в Головну книгу. Неправильний запис закреслюється однією лінією так, щоб його можна було про­читати, і над закресленою інформацією вказують правильну. Виправлення застере-жується особою, що здійснила його написом «Виправлено» та підписом.

Спосіб сторно (червоного сторно) використовується у випадках, якщо запис у документах чи регістрах здійснений у сумі, більшій ніж потрібно, або якщо він пов­ністю помилковий. Виправлення помилки здійснюється ручкою червоного кольору, що означає необхідність її вирахувати. Наприклад, у наряді на відрядну роботу бу­ло вказано про нарахування робітнику Іванюку В.І. заробітної плати за тиждень ро­боти 1260 грн замість 260 грн. Отже, на суму 1000 грн слід зробити запис червоним кольором.

Якщо в облікових регістрах за звітний рік після запису підсумків у Головну кни­гу виявлені помилки, вони виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилки (сума або кореспонденція рахун­ків) заносяться червоним чорнилом, пастою кулькових ручок в дужках, а правиль­ний запис вноситься чорнилом або пастою кулькових ручок темного кольору.

Доповнюючі (додаткові) записи здійснюються, якщо операція занесена в пер­винні документи чи облікові регістри у сумі, меншій ніж потрібно. Наприклад, фа­ктично на собівартість виготовленої у звітному періоді продукції було витрачено матеріалів на суму 12 620 грн, бухгалтер склав проведення на 12 600 грн. В даній ситуації слід зробити додаткове проведення:

Витрачені матеріали на виробництво, грн: Дебет 23 «Виробництво» 20 Кредит 20 «Матеріали» 20

Усі виправлення помилок повинні бути санкціоновані та застережені. Не допус­кається самовільне і непомітне виправлення помилок у документах та регістрах.

Виправлення помилок минулих років оформляється бухгалтерською довідкою, де наводиться зміст помилки, сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляються помилки. У місяці складання бухгалтерської довідки її дані за­писуються до відповідного регістру бухгалтерського обліку і Головної книги.

Помилки, здійснені у попередніх звітних періодах, виправляються способом кори­гування нерозподіленого прибутку на початок звітного періоду. Наприклад, через помилки при нарахуванні амортизації до фінансової звітності попереднього звітно­го періоду вона була віднесена в сумі 36 280 грн замість 38 460 грн. У результаті проведених коригувань нерозподілений прибуток зменшиться на 2180 грн. Порів­няльна інформація про вплив помилки на фінансову звітність наводиться у приміт­ках у тих періодах, в яких вона була здійснена.

ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ ТА РЕГІСТРІВ

Первинні документи та облікові регістри зберігаються в бухгалтерії до складання річної звітності. Після завершення її складання та оприлюднення вони передаються в архів підприємства. Архівом є спеціально обладнана кімната, в якій можливе надійне зберігання документів і регістрів до завершення термінів їх зберігання. Документи в архіві зберігаються в терміни, визначені наказом головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 окремо для підприємств, що передають їх у державний архів, і для тих, що не передають. Зберігання у встановлені наказом терміни здійснюється за умови, що були проведені перевірки ДПА чи вищих організацій.

Наприклад, для облікових регістрів (Головна книга, журнали, ордери, робочі таблиці), журналів реєстрації рахунків, касових ордерів, інвентарних карток обліку основних засобів — 3 роки; для річних бухгалтерських звітів — 10 років; для осо­бових рахунків робітників, службовців, студентів — 75 років тощо.

Після завершення термінів зберігання документи, які не передаються в державний архів, знищуються підприємством, про що складається відповідний акт знищення. Знищення документів здійснюється комісією, визначеною наказом керівника підпри­ємства. До складу комісії обов'язково залучається представник Державного архіву.

За документами, інформація з яких використовується для провадження криміна­льної справи чи інших суперечок, терміни зберігання можуть бути подовжені до моменту завершення розгляду справи.

Після приймання, опрацювання та перевірки документів, іх котирування інформа­ція з них переноситься в облікові регістри. Первинні документи до закінчення звітного періоду та складання фінансової звітності зберігаються в бухгалтерії. Після оприлюд­нення фінансової звітності первинні документи передаються в архів підприємства.

Рух документів з моменту їх складання (отримання від інших підприємств) до передачі в архів називається документообігом.

Строки зберігання первинних документів, облікових регістрів та бухгалтерсь­кої звітності на підприємстві визначені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 серпня 1998 року № 41. Більшість первинних документів і облікових регістрів зберігаються 3 роки, хоча для окремих видів ви­значено більші терміни — 5-—75 років. Знищення документів чи передача їх в дер­жавний архів здійснюється лише за умови проведення документальної перевірки ДПА, а для державних підприємств — також перевірки вищою організацією та контрольно-ревізійним управлінням.

Первинні документи, що зберігаються в обліковій системі підприємства, можуть бути вилучені лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повно­важень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право зняти ко­пії з документів, що вилучаються. Обов'язковим при цьому є складання реєстру до­кументів, що вилучаються.

Третє питання буде на лекції