2.4. Особливості облікової інформації

Технологія оброблення облікової інформації визначається фор­мою бухгалтерського обліку.

Питання про форму бухгалтерського обліку — одне з основ­них у бухгалтерському обліку. Правильне розуміння та визначення форми обліку має не тільки теоретичне, а й велике практич­не значення. Це, у свою чергу, дає можливість установити основ­ні принципи й характерні риси тієї чи іншої форми обліку і з'ясувати, наскільки позитивно вони впливають на успішне про­ведення автоматизації бухгалтерського обліку.

Форма обліку в умовах автоматизованої обробки інфор­мації найтісніше пов'язана із системою оброблення облікових да­них, процесом збирання та зберігання їх. Ефективне використан­ня технічних засобів і програмного забезпечення дає змогу найбільшою мірою оптимізувати технологічний процес автома­тизованого обліку, структура й логічна послідовність якого і ста­новлять форму обліку.

Форма бухгалтерського обліку — це сукупність облікових ре­гістрів, що використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Облікові регістри. Для реєстрації та групування облікових даних первинних документів служать регістри бухгалтерського обліку.

У неавтоматизованому варіанті бухгалтерського обліку облі­кові регістри — це паперові бланки певної форми й струк­тури даних. Регістри діляться на такі види:

• хронологічні регістри обліку — реєстрація облікових да­них у хронологічному порядку;

• систематичні регістри обліку — облікові дані групуються за певними ознаками.

Для малих підприємств, зайнятих у матеріальній сфері вироб­ництва, рекомендується застосовувати регістри журнально-ордерної форми обліку, а зайнятих торгівлею та іншою посеред­ницькою діяльністю — регістри зі спрощеною формою бухгал­терського обліку. Це такі як:

• відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (форма В-1);

• відомість обліку виробничих запасів і товарів, а також ПДВ, сплачені за цінностями (форма В-2);

> відомість обліку витрат на виробництво (форма В-3);

> грошові кошти та фонди (форма В-4);

> відомість обліку розрахунків та інші операції (форма В-5);

• відомість обліку реалізації (форма В-6, оплата);

• розрахунки та інші операції (форма В-6, відвантаження);

• відомість обліку розрахунків із постачальниками (форма В-7);

Розглянемо комп'ютерний варіант облікових регістрів.

Комп'ютерний облік повинен відповідати єдиній методологіч­ній основі бухгалтерського обліку й забезпечити:

> ведення бухгалтерського обліку на основі принципів по­двійного запису;

• взаємозв'язок даних аналітичного та синтетичного обліку;

• суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

> скорочення трудовитрат на ведення обліку;

> контроль достовірності даних, що вводяться, цілісності облікової інформації;

> формування довільних зведень, бухгалтерських звітів авто­матизованим способом.

У комп'ютерному варіанті бухгалтерського обліку можна створювати кілька взаємопов'язаних облікових регістрів:

> бухгалтерських проводок;

> господарських операцій;

> первинних облікових документів.

Кожний такий регістр є базою даних (таблицею реляційної бази даних) певної логічної структури, але з цим ми знайоми­тимемося пізніше. Оброблення інформації облікових регістрів виконується у процесі розв'язання задач бухгалтерського облі­ку, формування звітів. Результати оброблення подаються на машинному носії у вигляді вибірки даних, а також у вигляді машинограм і відеограм. Так, на основі первинних облікових регістрів можуть бути сформовані всі раніше розглянуті форми облікових регістрів у вигляді вихідних звітів. Регістр бухгал­терських проводок — це хронологічний обліковий регістр, що легко трансформується в систематичний регістр. Регістри опе­рацій і документів є одночасно хронологічними й системати­чними.