
Организация планирования работы бухгалтерии. План организации бухгалтерского учета
Построение учетного процесса, полностью удовлетворяющего потребности администрации организации, ее собственников и внешних пользователей информации, не возможно без рациональной его организации. Под организацией бухгалтерского учета следует понимать систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса, включающего первичный учет и документирование операций (первичную учетную документацию и документооборот), план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.
Основу организации бухгалтерского учета составляют принципы, характерные для рыночной экономики, создающие возможность получения необходимой информации и принятия тактических и стратегических управленческих решений.
Получение своевременной, точной и всесторонней информации о хозяйственной деятельности организации и ее структурных подразделений во многом зависит от организации бухгалтерского учета и качества планирования этой работы. Ежегодно главный бухгалтер на основе предпосылок рационального построения учета разрабатывает план организации бухгалтерского учета на предстоящий год и доводит его до всех сотрудников бухгалтерии. В этом плане определяется учетная политика организации на предстоящий год, содержание, последовательность и сроки выполнения наиболее важных учетных работ, техническое оформление учета и т.д.
План организации бухгалтерского учета состоит из следующих разделов: плана документации и документооборота, плана инвентаризации, плана счетов, плана технического оформления учета, плана отчетности и плана хранения документов.
План документации и документооборота. В этом плане намечается порядок документального оформления всех хозяйственных операций данной организации и последовательность движения документов от момента их составления до сдачи в архив. Документальное отражение первичных данных и документооборот изучены в теме № 4 “Первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете”.
План содержит образцы бланков документов, инструкции по их заполнению и схемы документооборота. При его составлении руководствуются общими указаниями о документации и документообороте в организации данной отрасли. Разрабатывая план используют, прежде всего, типовые документы, установленные для оформления тех или иных операций.
При этом обязательно принимают во внимание специфику отдельных операций и принятый порядок учета, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов.
Инструкции по заполнению документов содержат указания о том, в каком количестве экземпляров нужно выписывать каждый документ, что служит основанием для его выписки, подписями каких работников он должен быть скреплен и т.п. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который является приложением к инструкции по заполнению документов.
В плане отражается потребность в бланках и определяется порядок обеспечения ими (приобретение, печатание в типографии).
План инвентаризации составляется исходя из требований Закона РФ “О бухгалтерском учете”, Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и с учетом Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49. Порядок организации и проведения инвентаризации изложен в теме № 4 “Первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете”.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
В плане предусматриваются объекты, подлежащие инвентаризации и сроки их проведения. При этом количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, организацией устанавливается самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризаций обязательно. Инвентаризация основных средств может производиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В план обязательно закладывается проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
План счетов бухгалтерского учета. Его значение и строение изучены в теме № 3 “Содержание и классификация счетов бухгалтерского учета”.
Руководствуясь централизованно установленным планов счетов бухгалтерского учета, организация должна разработать свой собственный рабочий план счетов. При этом из всей совокупности синтетических счетов выбираются только те, которые действительно необходимы в данной организации для отражения коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности и формирования полной и достоверной картины имущественного и финансового положения организации (исходя из имеющегося у нее имущества, совершаемых сделок, характера деятельности). При необходимости в рабочий план счетов могут вводиться (по согласованию с Минфином РФ) дополнительные счета первого порядка. Основанием для введения новых синтетических счетов могут служить появление нового вида имущества или хозяйственных операций. Для введения дополнительных счетов используются свободные коды.
На основании перечня субсчетов, рекомендованных планом счетов бухгалтерского учета, разрабатывается конкретная номенклатура субсчетов для данной организации. При этом принимаются во внимание задачи управления, анализа, контроля и отчетности. Субсчета, предусмотренные в плане счетов бухгалтерского учета, могут объединяться, исключаться. Допустимо введение дополнительных счетов второго порядка. Может уточняться назначение, характер и наименование того или иного уже имеющегося субсчета.
С учетом правил, изложенных в Инструкции по применению нового Плана счетов и положений по организации учета на отдельных участках, устанавливается полная номенклатура объектов аналитического учета и их кодовые обозначения.
План технического оформления учета - это подробная характеристика формы, по которой должен вестись учет в данной организации. Виды форм бухгалтерского учета и критерии, которые берутся за основу при выборе форм, изучены в теме № 5 “Регистры и формы бухгалтерского учета”.
Поскольку положениями и стандартами по бухгалтерскому учету предусматривается вариантность решения ряда учетных вопросов (отражение в учете приобретенных материалов, учета затрат на производство, порядка финансирования ремонта основных средств, порядка определения выручки и др.) это потребовало ввести вариантность в содержание соответствующих учетных регистров, В этой связи при разработке организацией индивидуальной журнально-ордерной формы счетоводства предварительной должен быть решен вопрос: какой учетной политики она будет следовать на том или ином участке бухгалтерского учета.
Учитывая предоставленное предприятиям право самостоятельно разрабатывать свою учетную политику в рамках общегосударственных ном, включая и возможность выбора формы учета и технологии обработки учетной информации, организации самостоятельно адаптируют ту или иную форму учета. При этом адаптация производится с учетом требований письма Минфина РФ от 24 июля 1992 года № 59 “О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях”.
Применяя на практике элементы учетной политики, организация должна первоначально оформить их письменным распоряжением (приказом, решением и т.п.). Центральное место в этом плане отводится вопросам машинизации учета. Предусматриваются также порядок и сроки обеспечения бухгалтерии бланками учетных регистров, оснащением вычислительными и электронными машинами.
План отчетности разрабатывается исходя из требований Закона РФ “О бухгалтерском учете”, Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Положения по бухгалтерскому учету “Бухгалтерская отчетность организации” ПБУ 4/99 и указаний Минфина РФ о порядке составления квартальной и годовой бухгалтерской отчетности, других министерств и ведомств, а также изучения характера и объема учетных сведений, требующихся для оперативного руководства организацией и внешних пользователей.
План служит для обеспечения правильности, полноты и своевременности составления отчетов. Он подразделяется на две части: в одной намечается план составления отчетности, представляемой вышестоящей инстанции, а в другой – получаемых от своих структурных подразделений, Так как направляемая организацией отчетность может составляться по типовым формам, разработанным самостоятельно на их основе, планом предусматривается вновь разработанные формы и формы для внутренних отчетов, а также сроки составления всей отчетности, обеспечивающие представление ее не позже установленных дат.
В соответствии с пунктом 11 Положения по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” ПБУ 1/98 предприятие должно раскрывать избранные при формировании учетной политики способы ведения бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятие решения пользователей бухгалтерской отчетности – учредителей (участников), инвесторов, банков, кредиторов, покупателей и др. Иными словами, любой заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности должен иметь возможность ознакомиться, понять и оценить те или иные данные, включенные в нее.
Как отмечалось в пункте 12 указанного Положения, к способам ведения бухгалтерского учета, принятым при формировании учетной политики предприятия и подлежащими раскрытию в составе бухгалтерской отчетности, относятся способы амортизации основных средств, нематериальных и иных активов, оценки производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции, признания прибыли от продажи продукции (товаров, работ, услуг) и другие способы.
В пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организация объявляет изменения своей учетной политики на следующий отчетный год, что предусмотрено статьей 13.4 Закона РФ “О бухгалтерском учете”.
В плане отчетности разрабатывается перечень мероприятий, обеспечивающий повышение качества составления отчетности.
План хранения документов. В процессе деятельности бухгалтерия получает и создает достаточно большое количество документов. После их использования в оперативной работе для решения текущих вопросов, документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти бухгалтерии.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела согласно заведенной и утвержденной номенклатуре дел, которая служит планом распределения документов после их исполнения в дела.
Разработка номенклатуры дел начинается проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Совместная работа специалистов бухгалтерии с делопроизводственными и архивными работниками обеспечивает составление номенклатуры, схватывающей всю документацию бухгалтерии и отвечающую всем предъявляемым к ней требованиям.
Расположение дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, то есть условным обозначением каждого дела. Индекс каждого дела включает в себя номер структурного подразделения (бухгалтерии) и порядковый номер заголовка в этом структурном подразделении.
Общие принципы формирования дел бухгалтерского архива, связанного с первичными учетными документами, были рассмотрены в тема № 4 «Первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете». Здесь, кроме этого, необходимо рассмотреть еще порядок текущего хранения учетных регистров бухгалтерского учета.
Какие же дела могут формироваться при хранении в бухгалтерии первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме учета?
Все журналы-ордера хранятся отдельно от первичных документов и вспомогательных ведомостей. При этом журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого номера из них.
Накопительные (группировочные) ведомости (кроме ведомости № 1 – ведется по дебету счета 50 «Касса» и № 2 – ведется по дебету счета 51 «Расчетные счета») хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждой из них. Ведомости № 1и № 2 хранятся вместе с журналами-ордерами № 1 и № 2.
Первичные документы к журналам ордерам и ведомостям хранятся отдельно. Порядок их формирования и подшивка в дела рассмотрены в теме № 4 «Первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете».
Расчетные ведомости по заработной плате хранятся в отдельной папке по месяцам или в целом за год, в зависимости от количества ведомостей.
В отдельное дело подшиваются кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и прилагаемые к ним денежные документы.
Карточки по учету расчетов с дебиторами и кредиторами хранятся в отдельных папках (делах).
Бухгалтерская первичная документация группируется в хронологическом порядке. Документы подбираются и группируются по месяцам. «Организации, - говорится в статье 17.1 Закона РФ «О бухгалтерском учете», - обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Сохранность документов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Согласно установленным архивным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этом период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации, если он есть.
Вывод. Получение своевременной, точной и всесторонней информации о хозяйственной деятельности организации и ее структурных подразделений во многом зависит от организации бухгалтерского учета и качества планирования этой работы. Ежегодно главный бухгалтер разрабатывает план организации бухгалтерского учета на предстоящий год, в котором определяется принятая учетная политика, содержание, последовательность и сроки выполнения наиболее важных работ, техническое оформление учета.