10. Формирование бюджета pr

Что дает и предполагает планирование бюджета:

а) это дает возможность узнать, во что обойдется проведение PR-кампании;

б) это позволяет понять, какую именно кампанию можно провести на имеющиеся средства;

в) бюджет предполагает составление списка задач, которые должны быть выполнены. Этот список может быть представлен в виде расписания событий по времени;

г) бюджет устанавливает порядок расходов и предусматривает случаи превышения расходов, т.к. необходимо не только контролировать соответствие расходов запланированным, но и регулировать превышение расходов;

д) после завершения программы подводятся итоги и оценивается оптимальность затрат: слишком мало или много было потрачено, и были ли расходы каждого отдельного специалиста на конкретную акцию обоснованными.

Отдел по связям с общественностью внутри организации и внешнее PR-агенство, сопоставление их бюджетов

Разница между этими бюджетами состоит только в том, что бюджет агентства предусматривает сумму дохода агентства от выполнения заказа.

Элементы бюджета PR-кампании:

1) Труд. Предполагается оплата труда не только тех, кто непосредственно занимается PR-кампанией, но также всего обслуживающего персонала: секретарей, клерков, бухгалтеров; тех, кто приглашает гостей и рассылает сообщения. Это относится как к PR-отделу внутри фирмы, так и к PR-агентству. И поскольку PR-кампания требует участия большого числа людей, то это будет значительная статья расходов в бюджете;

2) Расходы на обслуживание офиса. К ним относятся фиксированные платежи за аренду, налоги, страховка, центральное отопление, оплата электричества, уборка, а также различные платежи за телефон и другие виды связи;

3) Материалы. Сюда относятся затраты на все технические средства - такие, как бумага, стоимость почтовых тарифов, печать, наглядные материалы, выставочные стенды, фотографии, слайды, аудио- и видеомагнитофоны;

4) Прочие расходы. Предполагаются расходы на оплату поездок, проживание в отеле; специальные расходы, связанные с организацией PR-событий, которые предполагают плату за использование микрофонов, видеокассет, телеэкранов, грузовиков, тентов, стульев, зонтов и т.д.

Вычисление расходов Когда PR-агентство рассчитывает свои почасовые или дневные тарифы (нормы), оно объединяет зарплату, стоимость обслуживания и доход; технические средства и мелкие расходы оцениваются отдельно.

В отличие от рекламных агентств, PR-агентства не делают надбавок к цене за материалы и мелкие расходы. Они следуют принципу, что доход они получают за счет времени, затраченного сотрудниками. Уровень навыков и профессионализма отражается в зарплате, и некоторые агентства устанавливают почасовые тарифы в соответствии с зарплатой каждого отдельного сотрудника. Таким образом клиент платит за конкретный опыт и профессионализм.

Статьи бюджета для большой организации с собственным отделом по связям с общественностью

Зарплата: PR-менеджеры, помощники, редактор корпоративного журнала, фотограф, секретари и др.

Платежи за аренду и обслуживание: аренда, электричество, отопление, вентиляция, уборка, плата за телефон и др. виды связи.

Амортизационные платежи: мебель и оборудование (персональные компьютеры, копировальные аппараты, видеокамеры, принтеры, транспортные средства.

Страховка: машины, оборудование, поездки, пенсионное обеспечение, медицинская страховка.

Приемы для прессы: приглашения, материалы.

Выпуск корпоративного журнала: редактирование, дизайн, фотографии, художественное оформление, печать и распространение.

Внешний журнал: то же самое.

Презентация: подготовка слайдов, сценарий, фотографии, музыка, копирование, приглашения, проведение.

Производство видеофильма: сценарий, актеры, музыка, съемка, режиссура, монтаж, копии, распространение.

Новостные релизы : поиск информации, создание, рассылка.

Подготовка статей: поиск авторов и изданий, переговоры, создание, опубликование.

Обзор прессы: плата за доступ к базам данных, тиражирование, подготовка отчета.

Информационная служба: распространение информации.

Аудиозапись для радио: интервьюирование, тиражирование, распространение.

Телевидение: подготовка информации для ТV. Печатные издания: листовки, проспекты, брошюры, плакаты, календари, отчеты.

Спонсорство: призы, награды, меценатство.

Профессиональные конференции и семинары: материалы, приглашения, оборудование, аренда, мелкие расходы, транспорт. Фотоматериалы: съемка, печать.

Поездки: транспорт, оборудование, приглашение прессы, проживание в отеле, мелкие расходы.

Выставки: охрана, плакаты, модели.

Транспорт: легковые автомобили, грузовые машины.

Канцелярские расходы: материалы.Телефон, факс, телекс.

Почтовые расходы.

Непредвиденные расходы.

Подходы к выработке PR бюджета:

1)Определяет руководство

2)Ориентировка на прошлогодний бюжет

3)На основе %-й ставки (1% оборота компании с прошлого года)

4)Расчет под конкретные цели и задачи

5)На основе бюджетов конкурентов

6)Ориентировка на бедующее:

- изменение рынка

- анализ по устранению слабых сторон

И т.д.