15. Документ как форма представления информации

Документ является важнейшей формой представления информации. С самых древнейших времен человек всегда испытывал потребность сначала передавать сигналы и знаки во время охоты, межплеменных войн, а затем и необходимость фиксировать накопленные знания. Появление и развитие документа как способа сохранения информации связано с эволюцией общества, а именно, с возникновением письменности, посредством которой фиксировались события, факты, что и составляет содержание сохранившихся исторических документов. Каждая общественно-экономическая формация, период в развитии цивилизации порождает свои, присущие им соответствующие группы и виды документов. Изменение и развитие общественных отношений всегда приводило к видоизменению и развитию форм документов.

В настоящее время большинство документов изготавливается посредством широкого применения разнообразных технических средств (в том числе средствами электронно-вычислительной техники). Материальной основой текстовых документов, изготовленных с их помощью, как правило, является бумага. При этом запись информации совершается механическими средствами под контролем человека.

16. Документ как форма представления информации. Типология. Виды и свойства документа

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Классификация (виды) документов.

Документы различают:

• По назначению

1. организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

2. распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

3. информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

4. учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

5. нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

• По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)

• По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

• По способу представления — электронный, на бумажных носителях

• По месту издания — внутренние, внешние

• По направлению отправки — входящие, исходящие

• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые

• По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Наиболее существенные свойства документа:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.