1. Вихідного документа.

Вихідний документ – це завершуючи стадія переробки і формування інформації, що передається для прийняття необхідних команд управління, вихідний документ може бути певним сигналом (світловим, звуковим, електронним), запис у вигляді довідки, таблиці або іншого документа.

2. Єдиного масиву інформації.

Всю інформацію, яка використовується у процесі управління, можна розділити за її призначенням на фактографічну, нормативно-довідкову, планову, звітні, аналітичну, оперативно-виробничу. При організації інформаційної системи необхідно створити відповідні масиви інформації. Особливу увагу слід приділити формуванню масивів умовно-постійної, фотографічної і нормативно-довідкової інформації.

3. Економічності.

Витрати на залучення технічних засобів повинні бути обґрунтованими.

Корисна інформація – це інформація, яка має безпосереднє відношення до об’єкта управління.

Якість інформації характеризується вірогідністю, точністю, повнотою, корисністю, актуальністю, цінністю.

Цінність інформації – це відповідність інформації ціннісним орієнтирам діяльності організації.

Виділяють такі основні способи вироблення (створення) інформації:

1. самоспостереження (власні джерела інформації, які створюються в результаті освіти, досвіду, кваліфікації);

2. взаємодії (в результаті взаємного обміну інформацією);

3. повідомлення (листи, звіти, спецповідомлення);

4. аналіз (вироблення інформації шляхом кількісних моделей і методів прийняття рішень);

5. освіта і досвід (сукупність практично засвоєних знань, умінь, навичок).

Інформаційна система – це система, яка призначена для збирання, передачі, обробки, зберігання і подання інформації, необхідної для процесу управління, за допомогою якої здійснюється комунікація між суб’єктом і об’єктом управління. До її елементів належать управлінський персонал, працівники підприємства, носії інформації, канали зв’язку, обчислювальні машини.

Удосконалення інформаційних систем полягає у використанні таких принципів організації як: оптимальний склад показників і документів; прискорення передачі та обробки інформації; уніфікація документів; економічність інформації.

Основними напрямами вдосконалення інформаційних систем є поліпшення їхньої організаційної структури, раціоналізація документообігу, оптимізація складу інформації, необхідної для управління, розробка уніфікованих, максимально інформативних документів, механізація і автоматизація процесів обробки інформації.

Найважливішим напрямом вдосконалення інформаційних систем є автоматизація процесів обробки інформації. Цього можна досягти завдяки широкому застосуванню електронної обчислювальної техніки та системним підвищенням кваліфікації відповідного персоналу.

Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, магнітофонні стрічки, плакати, схеми тощо.

Основним носієм інформації є документ.

Документ — це надання з допомогою певних носіїв інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Відповідно до Закону України «Про інформацію» документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Документацію можна класифікувати за різноманітними ознаками, а саме:

- за змістом: адміністративна, планово-економічна, комерційна, фінансова, зовнішньоекономічна, бухгалтерська, з обліку кадрів, технічна та ін.;

• за складністю: проста (відображає один процес), складна (відображає кілька процесів);

• за призначенням: індивідуальна, типова;

• за етапами використання: первинна (містить вихідну інформацію), вторинна (є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки одного чи кількох документів);

- за місцем у менеджменті: службово-інформаційна (службові листи, записки, акти тощо), розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.), спеціальна (фінансова, бухгалтерська, технологічна, планова, звітна та ін.).

Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням тощо називається діловодством. Його функції такі:

1. попередній розгляд і облік документів;

2. довідково-інформаційне обслуговування;

3. контроль за виконанням;

4. вдосконалення (раціоналізація) документообігу;

5. експедиційна обробка та транспортування документів тощо.

Виділяють такі системи діловодства:

1. централізовану, коли вся документація прямує в певний єдиний центр організації (наприклад, в канцелярію);

2. децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у підрозділи тощо;

3. змішану.

В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією. До них належать канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат тощо.

Часто в умовах виробничо-господарської діяльності вирішення управлінських проблем вимагає застосування графіків та відповідно способів графічних зображень.

Графіки — це способи наочного зображення стану і ходу виробничо-господарської діяльності з допомогою умовних позначень (крапок, ліній, фігур тощо). Графік має два елементи: графічний образ або систему накреслень; легенду, тобто умовні позначення на графіку.

Застосовуючи графіки, слід пам'ятати про такі вимоги: наочність, змістовність, образність, універсальність, зручність у користуванні тощо.

На практиці використовуються такі групи графічних засобів:

1. Органіграми, які характеризують структуру і взаємовідносини явища:

• класифікаційні графіки (класифікація підприємств);

• оргсхеми (організаційні структури управління підприємств, цехів);

• оперограми (порядок руху сировини, деталей);

• хроноперограми (порядок руху в часі) тощо.

2. Топограми, що відображають явища у просторі:

• маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях;

• планування виробничих дільниць, робочих місць;

• схеми змащування обладнання;

• маршрут руху багатоверстатника тощо.

3. Хронограми, які характеризують зміну явищ у часі:

• циклограми;

• планово-контрольні графіки;

• диспетчерські графіки руху транспорту тощо.

4. Діаграми, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ):

• діаграми порівняння показників;

• діаграми зміни показників;

• діаграми розподілу показників;

- хронодіаграми тощо.

Інформація передається з допомогою комунікаційного процесу.