Тема 10. Інформація та комунікації в менеджменті
Головна причина, через яку людям не вдається
зробити кар’єру – погана взаємодія зі своїми колегами,
невміння спілкуватися з людьми.
Спілкуйтесь з людьми звичною для них мовою,
будьте на їх боці. Говоріть відверто і просто,
але й вмійте вислуховувати людей,
заглиблюйтесь у їх проблеми і допомагайте їх вирішити
Л. Якокка
План
Інформація, її види та роль в менеджменті
Поняття і характеристика комунікацій
Комунікаційний процес та його організація
Ключові терміни і поняття: інформація, комунікація, комунікаційний процес, принципи інформації, корисна інформація, фонова інформація, секретна інформація, конфіденційна інформація, публічна інформація, інформаційна система, цінність інформації, рівні комунікації, вербальна інформація, невербальна інформація, комунікаційні канали.
.
Інформація, її види та роль в менеджменті
Інформація – основа процесу управління. Без неї не можна сформулювати цілі управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати і прийняти рішення, проконтролювати його виконання.
Інформація (лат. Informatio – роз’яснення) – відомості про навколишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, події, ситуації, явища, які отримують і якими обмінюються люди безпосередньо чи за допомогою певних пристроїв.
Управлінська інформація – це сукупність відомостей про стан і процеси, що протікають всередині організації та її оточенні, які слугують основою прийняття управлінських рішень.
Щодо змісту і ролі інформації в управлінні її визначають як предмет праці управлінських працівників, що є сукупністю даних про стан керованої і керуючої системи і зовнішнього середовища.
З погляду теорії інформацію характеризують як повідомлення, яке дає можливість усунути невизначеність знань у користувача про стан об’єкта, плинність подій, розвиток системи.
Згідно із Законом України «Про інформацію», інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі.
Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи.
Поняття «інформація» взаємопов’язане з певною системою тому, що для її одержання та циркуляції необхідний об’єкт, який є джерелом інформації, та зацікавлений суб’єкт. Склад інформації залежить від конкретних завдань управління. При організації інформаційного забезпечення процесу управління враховують властивості інформації.
Властивості інформації в управлінні – це її здатність бути засобом відображення процесів, явищ, а також багаторазовість використання.
У зв’язку з цим виникає необхідність створення систем збирання, обробки, зберігання і передачі інформації, її централізованого використання працівниками різних ланок управління.
Інформація має відповідати таким вимогам:
Точність. Згідно з цим критерієм інформація має достовірно відображати процес функціонування системи. Усі її показники повинні мати однозначний зміст, який не допускає різних тлумачень. При застосуванні технічних засобів оброблення інформації форма вираження показників мусить бути доступною для сприйняття відповідними пристроями ЕОМ.
Чітка періодичність надходження. Це означає, що інформація повинна своєчасно надходити до споживача (структурного підрозділу, співробітника), до того ж раніше ніж зміниться описувана ситуація, інакше вона втрачає своє значення. Для цього терміни циркулювання інформації повинні передбачати час на її оброблення, осмислення та прийняття рішення споживачами.
Своєчасність (оперативність). Вона тісно пов’язана з періодичністю і залежить від оброблення даних у керуючій підсистемі.
Повнота (достатність). За цією вимогою кількість інформації повинна бути мінімальною, але достатньою для оцінки ситуації та прийняття рішення на певному рівні управління.
Корисність. Передбачає, що в інформаційному потоці не повинно бути даних, показників, не потрібних для вирішення конкретної проблеми або для структурної ланки управління.
Доступність. Полягає у необхідності подавати інформацію у формі, яка не потребує додаткового опрацювання і не утруднює процесу прийняття рішення.
Інформацію можна класифікувати за певними ознаками:
за повнотою охоплення явища: повна, часткова, надлишкова;
за напрямком руху: вхідна, вихідна;
за періодом дії: разова, періодична, довгострокова;
за змістом: планово-економічна, фінансова, облікова, довідкова, адміністративна, технологічна, бухгалтерська та ін;
за рівнем достовірності: відкрита, виключно для службового користування, секретна;
за способом передання: усна, текстова, графічна, комбінована;
за рівнем достовірності: достовірна, недостовірна.
Законом України «Про інформацію» виокремлено такі основні види інформації:
статистична – це офіційно документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України та підлягає систематичному відкритому опублікуванню;
масова – це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація;
інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування – це офіційна документована інформація, яка створюється у процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого та регіонального самоврядування. Основними джерелами такої інформації є законодавчі та нормативно-правової акти.
правова – це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику. Джерелами є: Конституція України, норми і принципи міжнародного права, кримінальний кодекс, інші законодавчі і підзаконні правові акти тощо;
інформація про особу – сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу є: національність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров’я, адреса, дата і місцем народження;
інформація довідково-енциклопедичного характеру – це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, держане життя та навколишнє природне середовище. Основними джерелами є: енциклопедії, словники, довідники, рекламні повідомлення, путівники тощо;
соціологічна інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій і явищ, процесів, фактів тощо.
Інформаційна модель об’єднує потік інформації, яку можна розділити на вхідну, проміжну і вихідну. Інформаційна модель дозволяє судити про тривалість переробки інформації з моменту надходження вхідної інформації до формування вихідної.
Інформація виступає як своєрідний виробничий ресурс, а управління як процес отримання і опрацювання інформації, видачі команд управління.
Принципи інформації: