Тексты распорядительных документов состоят из двух частей:

• Констатирующей

• Распорядительной

В констатирующей части указывают причины издания документа, его цели, задачи и основания составления документа. Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия и начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ» (приказы), «РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ)» (решения), «ПРЕДЛАГАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ» (указания и распоряжения). Распорядительная часть делится на пункты, в каждом из которых указывают: исполнителя (в дательном падеже), конкретные действия (выражают глаголом в неопределенной форме) и срок исполнения.

Последний пункт распорядительной части содержит указания о должностном лице ответственным за исполнение всего документа и начинается со слов: « Контроль за исполнением документа возложить на..»

2. Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Решение – правовой акт, принимаемый местными органами власти в целях разрешения вопросов, входящих в их компетенцию.

Решением также оформляются результаты деятельности других коллегиальных органов (министерств, ведомств, совета директоров, общего собрания акционеров и общественных организаций.

Указание – это распорядительный документ, издаваемый по текущим оперативным вопросам производственно – хозяйственной и административной деятельности руководителем, а также по вопросам организации исполнения: приказов, инструкций, поручений.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжения могут быть изданы по следующим вопросам:

• О распределении обязанностей между руководством компании;

• О передаче дел и документов увольняемым сотрудникам;

• О применении правил работы с конфиденциальными документами;

• О сроках представления авансовой отчетности и т.д.

Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению – заместители руководителя предприятия.

3. Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две большие группы:

• Приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

• Приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Приказы руководителя могут издаваться по самым разным вопросам, например:

• о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

• о создании рабочей группы по проекту;

• о премировании сотрудников коммерческого отдела и т.п.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем., если в его тексте не указано другого срока. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся строго отдельно от приказов по личному составу. Приказ должен иметь заголовок, например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д.

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка – это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.