Раздел II «Организация работы с документами». Тема «Принципы организации документооборота».

1. Понятие документооборота и принципы его организации. Работа в исходящими, входящими и внутренними документами.

2. Регистрация документов. Формы и виды регистрации.

3. Контроль исполнения документов.

1. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения извне до завершения их исполнения или отправки.

Основная задача документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

Основными принципами организации документооборота являются:

1. Оперативное прохождение документов;

2. исключение возвратных перемещений документов;

3. однократность обработки документов;

4. единый порядок прохождения и процесса обработки документов.

Документооборот состоит из следующих потоков:

• Документы органов власти, вышестоящих организаций;

• Документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетность – учетную документацию и различного рода запросы;

• Документы организаций – смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.

Документооборот осуществляется в виде следующих документопотоков:

1) исходящие документы;

2) входящие документы;

3) внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свои особенности в обработке.

Работа с исходящими документами

В процессе движения входящих документов выплачиваются следующие операции:

• Прием документов;

• Первоначальная обработка;

• Предварительное рассмотрение и распределение по подразделениям и исполнителям;

• Регистрация;

• Рассмотрение документов руководством;

• Передача документов в подразделения и исполнителям;

• Исполнение резолюций руководства;

• Отправка ответных документов (при необходимости).

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от способа доставки (почта, факс) и адресата проходит соответствующую обработку в канцелярии.

При первоначальной обработке документов производится их сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые и передача в нерегистрируемых документов в подразделение. Бухгалтерские документы специфичны, поэтому они обычно не подлежат централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию.

Все первичные учетные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления и заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документных операций и т.д.).

Проверенные и принятые к учету документы должны быть систематизированы в хронологическом порядке и оформлены мемориальными ордерами (накопительными ведомостями). Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся письма самой широкой тематики, отчеты, договоры и т.п. документация.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов.

Прохождение исходящего документа в общем случае включает несколько этапов:

• Составление проекта документа, его оформление;

• Составление проекта, его визирование (в необходимых случаях);

• Подписание (утверждение) документа;

• Регистрация и отправка документа.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, канцелярия возвращает его в бухгалтерию для доработки.

Канцелярий документы должны быть отправлены в день их поступления.