Лабораторная работа № 7 «простейшая база данных»

Цель работы: овладеть навыками по созданию базы данных и приемами обработки информации, содержащейся в ней.

Таблицы естественны для программы MS Excel, предназначенной для решения задач обработки информации, представленной в табличном виде. Excel располагает встроенными средствами сортировки, поиска и отбора данных в таблицах. Поэтому при небольших объёмах информации, когда нет необходимости в сложных запросах, работать с базами данных в Excel просто, быстро и удобно. Базы данных в Excel принято называть списками.

Списком Excel называется таблица, оформление которой должно отвечать следующим требованиям:

1. список состоит из строк, называемых записями;

2. верхняя строка списка, называемая заголовком, должна содержать метки (имена) соответствующих столбцов (полей), её формат (шрифт и цвет фона) должен отличаться от формата записей;

3. поля должны содержать однородную (однотипную) информацию;

4. внутри списка не должно быть пустых строк (записей) и столбцов (полей);

5. всякая другая информация на этом рабочем листе, не имеющая отношения к списку, должна располагаться отдельно от него;

6. рабочий лист рекомендуется именовать названием списка.

1. Создание списка

Первый, наиболее важный шаг при создании базы данных – это разработка хорошо продуманной структуры, которая и определяет возможности будущей обработки информации. Структура списка определяется структурой одинаково организованных записей. Под структурой записи понимается совокупность её полей (их имена, типы, назначение). В ячейках списка хранятся данные соответствующих типов: числовые, текстовые, даты и времени. Кроме того, могут быть поля, в ячейках которых содержатся вычисляемые по формулам значения (числа, тексты, дата и время). Примерами вычисляемых полей могут служить в зависимости от предметной области, например, стоимость в условных единицах и в рублях, время до истечения срока годности продукта, возраст, срок эксплуатации изделия и другие. Для вычисления возраста, срока эксплуатации изделия и времени до истечения срока годности продукта можно использовать формулу:

(текущая дата-дата рождения (выпуска или изготовления))/365, где:

1. текущая дата – это результат, возвращаемый функцией СЕГОДНЯ();

2. дата рождения (выпуска) – это адрес ячейки, в которой содержится соответствующая дата.

Пример: =(СЕГОДНЯ()-D7)/365

Если результат вычисления должен быть целым числом, то ячейки этого столбца (поля) необходимо отформатировать так, чтобы в дробной части было нуль цифр.

При формировании вычисляемых полей необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. ссылки на ячейки внутри списка, а это поля одной и той же записи, должны быть относительными;

2. ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными.

Первоначально на рабочем листе формируется структура списка, то есть оформляется заголовок списка или “шапка” таблицы.

Пример структуры списка

№ записи

Фамилия И.О.

Дата рождения

Возраст (лет)

Специальность

Заполнение списка информацией о реальных объектах может осуществляться вручную (непосредственным вводом значений в соответствующие ячейки) или с использованием стандартной экранной формы, которая активизируется через меню Данные, затем выбирается строка меню Форма….