Коллежское делопроизводство.

Высшее светское учреждение – Сенат, высшее церковное учреждение – Синод.

Центральные исполнительные учреждения: коллегии;

местные учреждения: бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Организация кол. делопроизводства регламентировалась законодательством: т.н. “Генеральный регламент “(28.02.1720 г.)., который определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

Генеральный регламент узаконил коллегиальный принцип принятия решений. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, занимался подготовкой дел к слушанию. Ход заседания фиксировал нотариус в протоколе.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов, установил сроки исполнения документов (Указы - неделя), ввел понятие архив.

Возникло много новых видов документов. Реквизиты выделились их текста, появились регистрационные номера(входящий и исходящий).

Министерское делопроизводство(19-нач. 20 в.В).

В начале 19 в. в результате административных реформ Александра I коллегии были заменены министерствами.

Высшие государственные учреждения – Сенат, Комитет Министров, Государственный совет – сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», Учреждение Комитета Министров, «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1755 г.

Основой организации деятельности министерств стал принцип единоначалия. Это означало, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип – принцип иерархии – предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом.

Порядок работы с документами включал пять составных частей:

• порядок вступления дел;

• движение их, или собственно так называемое производство;

• отправление дел;

• ревизию (т.е. контроль за исполнением);

• отчеты.

Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока:

• переписка министра;

• переписка департамента.

Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в них информации.

Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке.

Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департамента, частные – в отделениях.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Их было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предложениях к усовершенствованию каждой части.

Со всех исходящих документов снимались копии, которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

Организацию работы с документами в 19 в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивающую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства во всех центральных учреждениях России.

Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств.

В процесс документирования были внедрены бланки( с угловым расположением реквизитов), служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименование структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу указывали адресат. Документы обязательно подписывались и скреплялись. Появление телеграфа и телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.