1.5.2. Инструментальное средство моделирования бизнес-процессов bPwin

Инструментальное средство BPwin (в дальнейшем BPwin) предназначено для моделирования бизнес-процессов. Одной из методологий, которую поддерживает эта программа, является IDEF0-методология.

Bpwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создавать сложные модели при минимальных усилиях (рис. 1.32).

Рис. 1.32. Интерфейс программы BPwin

Основными элементами интерфейса являются:

строчное меню (команды File, Edit, View и т.д.);

стандартная панель инструментов (кнопки <Создать>, <Открыть>, <Сохранить> и т.д.);

палитра инструментов (включает инструменты для создания работ, стрелок, поясняющих подписей и др.);

панель инструментов хранилища моделей ModelMart (включает инструменты открытия, сохранения моделей и др.);

навигатор модели Model Explorer (предназначен для выбора одной из страниц Activities (Работы), Diagrams (Диаграммы), Objects (Объекты) и работы с соответствующими объектами модели).

В правой части рабочей области окна программы отображаются выбранные объекты модели (на рис. 1.32 изображена контекстная диаграмма процесса «Изготовление изделия»).

С использованием программы BPwin можно выполнять стоимостной анализ (ABC – Activity Based Costing) моделируемых процессов. Стоимостной анализ – это соглашение об учете, используемое для сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса. Он основан на модели работ, так как количественная оценка невозможна без детального понимания функциональности предприятия. Обычно ABC применяется для того, чтобы понять происхождение входных затрат и облегчить выбор нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия. Стоимостной анализ позволяет решить такие задачи, как определение действительной стоимости производства продукта, определение действительной стоимости поддержки клиента, идентификация работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую очередь), обеспечение менеджеров финансовой мерой предлагаемых изменений.

ABC может проводиться только тогда, когда модель работы последовательная (следует синтаксическим правилам IDEF0-методологии), корректно отражает бизнес, полная (охватывает всю рассматриваемую область) и стабильная (проходит цикл экспертизы без изменений), другими словами, создание модели закончено. Стоимостной анализ включает следующие основные понятия:

• объект затрат – причина, по которой работа выполняется, обычно основной выход работы (например, «Готовое изделие»); стоимость работ – есть суммарная стоимость объектов затрат;

• движитель затрат – характеристики входов и управлений работы, которые влияют на то, как выполняется и как долго длится работа;

• центры затрат, которые можно трактовать как статьи расхода.

Задания к лабораторной работе

1. Ознакомиться с основами функционального моделирования согласно IDEF0-методологии.

2. Разработать функциональную модель какого-либо бизнес-процесса (по согласованию с преподавателем) выбранного предприятия с помощью программы BPwin.

3. Провести стоимостной анализ бизнес-процесса.

4. Экспортировать результаты в табличный процессор Excel, построить диаграмму затрат ресурсов на выполнение функций.

5. Оформить отчет в виде иллюстрированного документа Word.

Методические рекомендации по выполнению заданий

Для создания новой модели необходимо выполнить команду File/New. В окне диалога следует указать, будет ли модель создаваться или открываться из файла, либо из хранилища моделей ModelMart, внести имя модели и выбрать методологию (рис. 1.33).

Рис. 1.33. Окно диалога создания модели

Для изменения цвета и шрифтов объектов можно использовать команды контекстного меню Font и Color. Кроме этого, BPwin позволяет установить шрифт по умолчанию для объектов определенного типа на диаграммах и в отчетах. Для этого следует выполнить команду Model/Default Fonts, затем указать тип объекта:

- Context Activity – работа на контекстной диаграмме;

- Context Arrow – стрелки на контекстной диаграмме;

- Decomposition Activity – работы на диаграмме декомпозиции;

- Decomposition Arrow – стрелки на диаграмме декомпозиции;

- Node Tree Text – текст на диаграмме дерева узлов;

- Frame User Text – текст, вносимый пользователем в каркас диаграммы;

- Frame System Text – системный текст в каркасе диаграммы;

- Text Blocks – текстовые блоки;

- Parent Diagram Text – текст родительской диаграммы;

- Parent Diagram Title Text – текст заголовка родительской диаграммы;

- Report Text – текст отчетов.

Палитра инструментов BPwin имеет вид:

Она содержит следующие инструменты:

- Pointer Tool (указатель объекта);

- Activities Box Tool (прямоугольник работы);

- Precedence Arrow Tool (стрелка);

- Squiggle Tool (соединительная линия);

- Text Tool (текст);

- Diagram Dictionary Editor (редактор словаря диаграммы);

- Go to Sibling Diagram (переход на родственную диаграмму);

- Go to Parent Diagram (переход на родительскую диаграмму);

- Go to Child Diagram (переход на дочернюю диаграмму).

При создании модели рекомендуется придерживаться следующего плана:

1. Построить контекстную диаграмму.

1.1. Задать имя работы верхнего уровня (на контекстной диаграмме), для этого в контекстном меню для работы выбрать пункт Name  ввести имя работы  нажать кнопки [Применить] и [OK]. Проверить и отрегулировать шрифты.

1.2. Нарисовать и подписать граничные стрелки, для этого на палитре инструментов выбрать <Precedence Arrow Tool>  щелкнуть клавишей мыши в крайней левой, правой, верхней или нижней (в зависимости от вида стрелки) части области диаграммы (указатель мыши при правильном выборе этой области должен выделить черный прямоугольник)  щелкнуть клавишей мыши несколько правее, левее, ниже или выше (в зависимости от вида стрелки) грани работы (черный треугольник). Имена стрелок можно задать аналогично п. 1.1.

2. Построить диаграмму декомпозиции первого уровня.

2.1. На палитре инструментов выбрать <Go to Child Diagram>  в диалоговом окне Activity Box Count указать количество работ (от 0 до 8).

2.2. Задать имена работ (аналогично п. 1.1.).

2.3. Развести граничные стрелки, для этого на палитре инструментов выбрать <Pointer Tool>  щелкнуть клавишей мыши по острию нужной стрелки  щелкнуть клавишей мыши во внутренней части прямоугольника (соответствующий черный треугольник). При разведении стрелок, выходящих из граней работы, необходимо щелкнуть клавишей мыши по сектору вначале стрелки (не по острию)  щелкнуть клавишей мыши во внутренней части прямоугольника (соответствующий черный треугольник).

2.4. Нарисовать и подписать внутренние стрелки, для этого на палитре инструментов выбрать <Precedence Arrow Tool>  щелкнуть клавишей мыши во внутренней части прямоугольника, который является началом стрелки (соответствующий черный треугольник)  щелкнуть клавишей мыши во внутренней части прямоугольника, который является окончанием стрелки (соответствующий черный треугольник). Имена стрелок задаются аналогично п. 1.1.

3. Построить диаграммы декомпозиции второго, третьего и т.д. уровней (аналогично п. 2).

Для удаления объектов необходимо на палитре инструментов выбрать <Pointer Tool>  щелкнуть клавишей мыши по объекту  нажать клавишу Delete.

Если после декомпозиции окажется, что количество работ недостаточно, то работу можно добавить в диаграмму. Для этого необходимо выбрать на палитре инструментов <Activities Box Tool>  щелкнуть клавишей мыши по свободному месту на диаграмме.

Для разветвления стрелки следует на палитре инструментов выбрать <Precedence Arrow Tool>  щелкнуть клавишей мыши по стрелке, которая должна быть разветвлена  щелкнуть клавишей мыши во внутренней части прямоугольника, который является окончанием стрелки (соответствующий черный треугольник).

Для слияния двух стрелок выхода следует на палитре инструментов выбрать <Precedence Arrow Tool>  щелкнуть клавишей мыши по одной из сливающихся стрелок  щелкнуть клавишей мыши по второй из сливающихся стрелок.

Для проведения стоимостного анализа ABC используется следующая технология:

1. Задать единицы измерения времени и денег. Для этого необходимо выполнить команду Model/Model Properties  выбрать страницу ABC units  задать значения полей (рис. 1.34):

- Currency Description (описание денежной единицы);

- Symbol Placement (положение символа денежной единицы);

- Symbol (символ денежной единицы);

- Number of decimals in diagrams (количество десятичных знаков на диаграммах);

- Number of decimals in reports (количество десятичных знаков в отчетах);

- Time unit (единицы измерения времени – от секунд до лет);

- Decimals in frequency values (количество десятичных знаков в числе, обозначающем частоту проведения работы в рамках общего процесса);

- Decimals in duration values (количество десятичных знаков в числе, обозначающем длительность работы).

Рис. 1.34. Задание единиц измерения времени и денег

2. Описать центры затрат. Для этого необходимо выполнить команду Model/Cost Center Editor  в окне Cost Center Editor вносить название центра затрат в поле Cost Center Name и нажимать кнопку [Add], выполнить эту процедуру столько раз, сколько центров затрат требуется определить; в поле Definition можно дать полное описание каждого центра затрат (рис. 1.35).

3. Последовательно задать стоимость для каждой работы на диаграмме декомпозиции. Для этого необходимо в контекстном меню прямоугольника работы выбрать команду Costs  в окне Activity Properties, на странице Costs в поле Frequency задать частоту проведения соответствующей работы в рамках общего процесса, а в поле Duration – длительность проведения работы  затем последовательно выбирать требуемые центры затрат из списка Cost Centers и задавать их стоимость.

Рис. 1.35. Описание центров затрат

В окне Activity Properties на странице Costs после введения всех исходных данных можно получить результаты расчетов в следующих полях:

- Total Cost (общая сумма затрат по работе – сумма по всем центрам затрат);

- Total Cost*Frequency (общая сумма затрат по работе на процесс, с учетом частоты выполнения работы);

- Duration*Frequency (общая длительность работы, с учетом частоты ее выполнения).

При вычислении затрат на родительскую работу рассчитывается сумма произведений затрат на дочерние работы на частоту работы.

Если во всех работах модели включен режим Compute from Decompositions (окно Activity Properties, страница Costs), то подобные вычисления автоматически проводятся по всей иерархии работ сверху вниз. Этот достаточно упрощенный принцип подсчета справедлив, если работы выполняются последовательно. Такие упрощенные модели стоимости оказываются чрезвычайно полезны при предварительной оценке затрат. Если же схема выполнения работ более сложная (например, работы производятся альтернативно), то можно отказаться от подсчета и задать итоговые суммы для каждой работы вручную. Для этого следует предварительно включить режим Override Decompositions. В этом случае, результаты расчетов с нижних уровней декомпозиции будут игнорироваться, при расчетах на верхних уровнях будет учитываться сумма, заданная вручную. На любом уровне результаты расчетов сохраняются независимо от выбранного режима, поэтому при выключении режима Override Decompositions расчет снизу вверх производится обычным образом.

Результаты стоимостного анализа могут отображаться непосредственно на диаграммах, в левом нижнем углу прямоугольников работы (либо стоимость работы, либо ее длительность, либо частота). Чтобы включить такое отображение, необходимо выполнить команду Model/Model Properties  выбрать страницу Display, установить флажок ABC Data, в разделе ABC Data включить один из режимов: Cost, Frequency или Duration, нажать кнопку [Применить].

Кроме этого, можно получить отчет по стоимостному анализу, для этого необходимо выполнить команду Tools/Reports|Activity Cost Report  в окне Activity Based Costing Report (рис. 1.36), установить требуемые для отображения в отчете данные, нажать одну из кнопок [Preview] (предварительный просмотр отчета на экране), [Print] (вывод отчета на печать), [Report] (формирование файла отчета).

Рис. 1.36. Выбор данных для отображения в отчете

В отчете можно отображать, например, следующие данные:

- Activity Name (имена работ);

- Activity Number (номера работ),

- Definition (описание работ),

- Activity Frequency (частоту выполнения работ),

- Activity Duration (длительность работ),

- Activity Costs (суммарную стоимость работ) и другие.

Программа BРwin позволяет экспортировать результаты стоимостного анализа в файл Microsoft Excel для его дальнейшей обработки. Чтобы выполнить эту операцию, необходимо в разделе Report Format окна Activity Based Costing Report выбрать параметр DDE Table, нажать кнопку [Report] и выбрать из списка MS Excel.

Рекомендации по защите лабораторной работы

При защите лабораторной работы необходимо продемонстрировать отчет, созданный в процессе выполнения лабораторной работы; уметь ответить на следующие вопросы:

1. Что такое “предметная область”?

2. Что понимается под “моделью”?

3. На чем основана IDEF-методология и их каких методологий она состоит?

4. Как описывается взаимодействие системы с окружающим миром в методологии IDEF0?

5. Что является результатом применения IDEF0-методологии?

6. Какие типы диаграмм Вы знаете?

7. Что такое “контекстная диаграмма”?

8. Что такое “диаграмма декомпозиции”?

9. Назовите основные элементы диаграмм.

10. Что такое “работы”, как они обозначаются и называются?

11. Как должны располагаются дочерние работы на диаграммах декомпозиции?

12. Что такое “стрелки”, как они обозначаются и называются?

13. Какие типы стрелок Вы знаете?

14. Какой вид стрелок присутствует только на контекстной диаграмме?

15. Что такое “внутренние стрелки”? На каких диаграммах они присутствуют? Какие типы связей между работами Вы знаете?

16. Назовите возможности программы BPwin.

17. Какой план создания модели рекомендуется в BPwin?

18. Что такое “стоимостной анализ”? Когда он может проводиться для модели бизнес-процесса?

19. Как выполняется стоимостной анализ в BPwin?

20. Назовите возможности программы BPwin для просмотра результатов стоимостного анализа.