2. Наличие функциональных компонентов и структуры:
функциональные компоненты ИТ в менеджменте — это конкретное содержание процессов циркуляции и обработки данных (информационная база ИТ);
структура ИТ — это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязанные компоненты ИТ.
Структура конкретной автоматизированной информационной технологии для своей реализации предполагает наличие трех основных взаимосвязанных составляющих:
комплекс технических средств (КТС), состоящий из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники;
программные средства, состоящие из общего (системного), прикладного (программ для решения функциональных задач специалистов) и инструментального (алгоритмических языков, систем программирования, языков спецификаций, технологии программирования и т.д.) программного обеспечения;
система организационно-методического обеспечения, включающая нормативно-методические и инструктивные материалы по организации работы управленческого и технического персонала конкретной ИТ.
3. Взаимодействие с внешней средой предполагает организацию взаимосвязи ИТ с объектами управления, внешними предприятиями, организациями, включая потребителей и поставщиков продукции, финансово-кредитные органы и т.д. Взаимодействие ИТ различных предприятий организуется посредством специализированного телекоммуникационного оборудования.
4. Целостность. ИТ в менеджменте является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.
5. Адаптивность характеризует возможность ИТ приспосабливаться к условиям менеджмента конкретной предметной области. Под предметной областью понимают область проблем, знаний, человеческой деятельности, имеющую определенную специфику и круг фигурирующих в ней предметов.
6. Безопасность характеризует возможность предотвращения разрушения ИТ в результате реализации угроз безопасности ее ресурсам.
7. Развитие во времени — обеспечивает динамичность развития ИТ в менеджменте, возможность ее модернизации и модификации, изменение структуры, включение новых компонентов, возможность решения новых задач и т.д.
Цель и характер деятельности организации определяют ее ИТ, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается управленческое решение.
Особенности функционирования информационных технологий в менеджменте обусловлены уровнем управления и содержанием решаемых задач. В соответствии с этим выделяют четыре основных контура задач, решаемых менеджерами предприятия.
Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме специалистам — инвесторам, налоговым, статистическим службам и т.д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской, статистической отчетности и других источников информации.
Второй круг задач связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база охватывает показатели, характеризующие основные тенденции развития предприятия или организации.
Третий круг задач ориентирован на выработку тактических решений. Информационная база для решения этих задач чрезвычайно широка и требует охвата большого количества конкретных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.
Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления организацией в соответствии с функциональными подсистемами предприятия. Для решения четвертого круга задач используется текущая оперативная информация о состоянии предприятия и внешней среды.
Реализация задач менеджмента осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.
Каждый из этих уровней требует определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии в менеджменте. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура:
долгосрочного стратегического планирования;
среднесрочного тактического планирования;
оперативного регулирования деятельности предприятия.
Эти контуры информационно связаны с задачами, решаемыми руководством предприятия (рис. 1.5).
Рис. 1.5. Информационное взаимодействие контуров управления с задачами, решаемыми менеджментом предприятия
1. Стратегический уровень принятия решений ориентирован на руководителей высшего ранга (топ-менеджмент предприятия). Они определяют цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывают долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В их компетенцию обычно входит проведение анализа рынка, уровня конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.
Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правильность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время (месяцы или годы). Ответственность за принятие управленческих решений на этом уровне чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием средств вычислительной техники, но и профессиональной интуицией менеджеров. Поэтому для решения задач стратегического планирования ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet), что позволяет высшему руководству обеспечить оперативный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.
Информационная технология позволяет топ-менеджменту предприятия при принятии управленческих решений учитывать:
особенности развития рыночных отношений в стране;
возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;
потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);
перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг).
Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования является определяющая роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора самого руководства предприятием. Информационные технологии поддержки стратегического уровня помогают топ-менеджменту решать неструктурированные задачи, призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях.
2. Тактический уровень принятия решений ориентирован на менеджеров среднего уровня управления, функции которых сосредоточены на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управленческих решений для вывода предприятия на требуемый планами уровень.
На тактическом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на мониторинг, анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п.
Управление на тактическом уровне связано с некоторой задержкой во времени от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.
Тактический уровень управления также называют среднесрочным планированием, в процессе реализации которого анализ и организация работ планируется на период в несколько недель (месяцев), например, анализ и планирование поставок, сбыта, составление производственных программ. Для данного класса задач характерны регламентированность (периодическая повторяемость) формирования результатных документов и четко определенный алгоритм решения задач, например свод заказов для формирования производственной программы и определение потребности в комплектующих деталях и материалах на основе спецификации изделий. На тактическом уровне управления создаются и формализуются бизнес-процессы, разрабатываются инструкции. Решение подобных задач возложено на менеджеров различных служб предприятий (отделов материально-технического снабжения, сбыта и т.д.). Задачи решаются на основе накопленной базы оперативных данных.
К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:
обеспечение устойчивого функционирования предприятия;
создание потенциала для развития организации;
создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов и т.д.
Для принятия тактических решений ИТ в менеджменте должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений, имеющих важное значение на определенном отрезке времени (месяц, квартал, год).
Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются:
сравнение текущих показателей с прошлыми;
составление периодических отчетов за определенный период;
обеспечение доступа к информации предприятия;
передача тактических управленческих решений специалистам оперативного уровня и т.д.
Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на информации, отражающей реальные факторы и условия возможного развития деятельности предприятий, с учетом внешних требований поставщиков и потребителей. Информация в данном контуре управления точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития предприятий, что повышает уровень определенности обрабатываемых данных.
3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений ориентирован на менеджеров структурных подразделений предприятий. Основная задача оперативного управления заключается в достижении целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала.
Менеджеры оперативного уровня управления обеспечивают решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Основная задача менеджеров этого уровня — оперативное реагирование на изменение ситуации. В их функции входит:
реализация планов и составление отчетов о ходе их выполнения;
контроль и управление производственным процессом и загрузкой оборудования;
контроль за исполнением заказов;
регистрация, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;
выработка и реализация решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений.
управление движением сырья и материалов;
задачи управления основными фондами предприятия и т.д. Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и зачастую в режиме реального времени обработки информации.
Режим реального времени — режим обработки данных, при котором обеспечивается взаимодействие вычислительной системы с внешними по отношению к ней процессами в темпе, соизмеримом со скоростью протекания этих процессов.
Информационные технологии обеспечивают менеджеров оперативного уровня управления информацией, необходимой для принятия ежедневных управленческих решений. Назначение инструментальных средств ИТ на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, а также поставлять данные для остальных уровней управления. Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и структурированы. Выполняется программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.
При организации или адаптации информационной технологии поддержки управленческих решений на различных уровнях управления предприятием используются три основных подхода, выбор которых зависит от стратегических или тактических критериев, проблем, ресурсов и т.д.:
1. Ориентирование на проблемы, которые необходимо решать с помощью информационной технологии в менеджменте, т.е. проблемно-ориентированный подход. При использовании данного подхода вначале изучаются возможности имеющейся на предприятии информационной технологии, а после их выяснения определяются актуальные проблемы, которые можно решить с помощью автоматизации.
2. Ориентирование на информационную технологию, которая уже существует на предприятии, т.е. технолого-ориентированный подход. Вначале определяются актуальные проблемы предприятия, а затем внедряется информационная технология, достаточная для решения этих проблем.
3. Комбинированный подход, который предполагает использовать возможности существующей информационной технологии с внедрением дополнительных программных модулей для решения отдельных проблем, возникающих перед менеджерами предприятия.
Ошибки в выборе инструментария ИТ в менеджменте для каждого уровня управления могут привести не только к ошибочным стратегиям и тактике функционирования предприятия, но и к его полному краху.
Тем не менее следует отметить, что автоматизированная информационная технология в менеджменте не может полностью подменить социальное, экономическое и административное руководство. Менеджер, располагая данными, которые предоставляет ИТ, принимая решение, должен учитывать неформализуемые элементы управления в данной конкретной ситуации и сочетать объективный и субъективный методы анализа ситуации, формальный и творческий подходы для постановки и корректировки целей и критериев управления, внесения креативного элемента в поисках наилучших путей достижения целей, окончательного отбора вырабатываемых ИТ решений и приданий им юридической силы, снабжение ИТ первичной информацией, сбор которой невозможно или нерационально автоматизировать.
Таким образом, следует подчеркнуть, что информационная технология не исключает, а предполагает непосредственное участие менеджера в системе управления, использующего вычислительные средства для обработки данных и в процессе управления предприятием.