1.2. Понятие и роль информационных технологий в менеджменте предприятий
Центральное место среди задач менеджмента занимает получение прибыли от результатов хозяйственной деятельности фирмы, содержанием которой является обеспечение процесса производства всеми необходимыми ресурсами и организация технологического цикла в целом:
разработка и совершенствование технологии производства;
обеспечение требуемого уровня качества продукции;
осуществление коммерческих операций;
проведение операций товародвижения;
осуществление всех видов расчетов;
обеспечение технического обслуживания продукции;
материально-техническое снабжение процесса производства;
обеспечение финансовыми ресурсами;
обеспечение персоналом и т.д.
В общем случае конечный успех предприятия зависит от многих факторов, часть из которых не поддается строгой формализации. В этих условиях информационное сопровождение управленческих процессов оказывается особенно актуальным.
Процедуры обработки информационных ресурсов на предприятии в рамках существующей информационной системы, включающие формализацию данных, их сбор, накопление, хранение и т.д., в настоящее время выделяют в отдельную самостоятельную технологию по аналогии с другими технологическими процессами.
Под термином «технология» (от греч. techne — искусство, мастерство, умение) в промышленном смысле понимают совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства. В широком смысле толкования этого понятия термин «технология» подразумевает производство материальных благ, включающее три следующих компонента:
информационный — процесс описания принципов и методов производства;
социальный — кадры и их организация в процессе производства;
инструментальный — орудия труда, посредством которых реализуется производство.
Технология, направленная на выполнение операций, связанных с обработкой информации, получила название информационной. Ориентация информационной технологии (ИТ) на решение задач менеджмента предприятий рассматривается как информационная технология в менеджменте.
Информационная технология в менеджменте — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.
Единство понятий «технология» и «информационная технология» заключается в том, что в основе и той и другой лежит процесс, под которым понимается определенная совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Любой технологический процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализовываться с помощью совокупности различных методов и средств.
Сравнение технологии материального производства и информационной технологии приведено в табл. 1.2.
Таблица 1.2 Общее сравнение информационной и производственной технологий
Технология материального производства |
Информационная технология |
Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи для получения материального продукта |
Информационная технология на основе первичных данных получает информацию нового качества для принятия оптимального управленческого решения |
Применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты |
Используя разные технологические процессы обработки одной и той же информации, можно получать информацию разного качества |
Используются средства и методы обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материалов |
Используются средства и методы, посредством которых реализуются операции сбора, обработки, накопления, хранения и передачи данных на экономическом объекте |
Цель — выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы |
Цель — производство информации для ее анализа человеком и принятия на этой основе решения по выполнению какого-либо действия |
Принципиальное отличие ИТ от технологии материального производства состоит в том, что в первом случае технология не может быть непрерывной, так как она соединяет работу рутинного типа (анализ, оперативный учет) и творческую работу, пока не поддающуюся формализации (принятие управленческих решений), т.е. информационная технология является инструментом менеджмента предприятия. Во втором случае функция производства непрерывна и отражает строгую последовательность всех операций для выпуска продукции (технологический производственный процесс).
В целом можно выделить основные особенности информационных технологий в менеджменте:
методами информационных технологий являются методы обработки и передачи информации;
целью информационного технологического процесса является получение информации;
предметом технологического процесса (предметом обработки) являются данные;
средства, которые осуществляют технологический процесс, — это разнообразные вычислительные комплексы (программные, аппаратные, коммуникационные);
процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью деятельности и целями менеджмента предприятия;
управляющие воздействия на процессы осуществляются руководящим составом (менеджментом) организации;
критериями оптимальности информационного технологического процесса является своевременность доставки информации менеджерам, ее надежность, достоверность и полнота. Информационная технология в менеджменте направлена на целесообразное использование информационных ресурсов и снабжение ими всех элементов организационной структуры. Поэтому степень использования информационных ресурсов во многом определяет эффективность работы организации.
Сфера применения современных информационных технологий в менеджменте весьма обширна: начиная с обеспечения выполнения операций по формированию документов, организации электронного документооборота и заканчивая системным анализом, поддержкой принятия управленческих решений, автоматизацией проектирования сложных корпоративных систем. Информационные технологии охватывают практически все основные направления менеджмента и являются основой для развития процесса информатизации.
Информатизация — организованный процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей на основе формирования и использования информационных ресурсов посредством современных информационных технологий и развитой инфраструктуры.
Существует прямая связь между менеджментом, информатизацией и информационной технологией, автоматизирующей, оптимизирующей и ускоряющей основные бизнес-процессы фирмы. Менеджмент в этом случае можно структурировать:
по содержанию — действия, направленные на достижение целей определенной фирмой;
по технологии — выявление отклонений (проблем) при достижении целей фирмы и принятие решений по устранению этих проблем;
по информационной сути — процесс сбора, хранения, анализа и использования информации для достижения целей фирмы, а также эффективности принимаемых решений и предпринимаемых действий.
Информатизация создает условия для удовлетворения информационных потребностей менеджмента на основе формирования и использования информационных ресурсов, а информационные технологии посредством технических и программных средств позволяют оптимизировать управленческие решения, повысить эффективность функционирования предприятия и получить долгосрочные конкурентные преимущества (рис. 1.4).
Рис. 1.4. Схема взаимосвязи менеджмента, информатизации и информационной технологии
Повышение эффективности менеджмента в условиях информатизации достигается за счет:
интеграции информации;
обеспечения актуальности и непротиворечивости данных;
использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления. Информационная технология в менеджменте справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации, ведет к сокращению сроков ее обработки и является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении.
Основополагающими факторами для организации ИТ с привязкой ее к системе менеджмента и существующей информационной инфраструктуре являются область функционирования предприятия и его величина, в соответствии с которыми формируются информационные технологии в менеджменте.
Область функционирования предприятия оказывает влияние на выбор программного обеспечения для решения конкретных управленческих задач экономического объекта, а величина предприятия, мощность его производственного потенциала определяют формы организации средств вычислительной техники, на базе которых функционирует информационная технология в менеджменте.
По величине предприятия можно разделить на три группы — малые, средние и большие.
На малых предприятиях различных областей деятельности повышение эффективности менеджмента за счет внедрения ИТ требует автоматизации задач бухгалтерского учета, накопление информации по отдельным видам бизнес-процессов, создание информационных баз данных по направленности деятельности фирмы, организацию телекоммуникационной системы для связи специалистов между собой и с другими предприятиями и организациями.
Коммуникационная (телекоммуникационная) система — совокупность технических средств и правил организации процесса дистанционного обмена информацией
В средних предприятиях большое значение для менеджмента играет организация электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких предприятий характерно расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т.д.
На крупных предприятиях информационная технология для решения задач менеджмента строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей.
Однако независимо от величины и области функционирования предприятия информационная технология в менеджменте должна обладать следующими свойствами:
1. Целесообразность — состоит в повышении эффективности менеджмента предприятия за счет внедрения современных средств вычислительной техники (ВТ), распределенных баз данных (БД), различных вычислительных сетей, что позволяет обеспечить эффективную циркуляцию и переработку информации.
База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.