16. Проектирование документации

Документы являются основным носителем инф. в АИС, включают логически связанные реквизиты и обладают юридической силой. Документы м.б. первичными и производными, результативными.

По способу заполнения: вручную или при помощи технич. средств.

Документ существует от момента его создания до сдачи в архив или уничтожения. Жиз.цикл – его движение (документооборот).

В зависимости от содержащейся в них инф. документы различают: нормативные, плановые, учётные, расчётные, аналитические и тд.

Док-ция, используемая на предприятиях м.б. унифицированная или специфическая.

Перв. док-ты в осн. формируются двумя путями: либо традиционными ручными способами, либо непосредственно на ПЭВМ. Следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него все реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хоз. операций.

Проектирование форм документов вручную сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме: заголовочная, содержательная, оформляющая части.

Программа по созданию первичных документов представляет необх.набор перв.док., доступ с справочникам, возможность создания нов. справочников, позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователями. ЭД подразумевает не заполнение бумажных форм и их последующую обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определённой базе данных.

На российском рынке предлагается широкий выбор программ для автоматизации документооборота: «DocsVision», «FossDoc», «1С-Документооборот».

К совершенствованию документооборота приводит использование вычислительных сетей (клиент-банк), использование эл.почты, эл.подписи.

Результатом решения эк.задач является вывод обобщенных данных на бумагу, дисплей, машин.носители.

Построение результативных документов должно выполняться в следующей последовательности:

1. определение полного реквизитного состава

2. классификация реквизитов-признаков.

3. выбор формы документа

4. размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчинённости

5. подсчёт длины строки в табличной зоне с учётом пробелов.

17. Внутримашинное информационное обеспечение (базы данных и базы знаний)

Внутримашинное ИО включает организацию файлов в памяти ЭВМ.

Основной формой организации файлов явл-ся использование автоматизированных банков данных (АБД), баз данных (БД) и баз знаний (БЗ).

АБД – это с-ма специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями при решении разных экономических задач.

В состав АБД входят:

• База данных (БД) - специальным образом организованное хранилище данных в виде интегрированной совокупности взаимосвязанных файлов для быстрого доступа к ним.

• ЭВМ

• Сис-ма управления базой данных (СУБД)- это программный продукт, обеспеч-щий поддержку БД, т.е. объявление структуры БД, ввод, поиск, корректировка, удаление данных, вывод по запросу.

• Языковые средства, в том числе языки программирования, языки запросов и ответов, языки описания данных.

• Методические средства - инструкции и рекомендации по созданию и функционированию БД.

• Персонал, использующий АБД.

Различают след. типы БД:

• Централизованные

• Распределённые в различных узлах локальных сетей ЭВМ

• Локальные, расположенные на одном компьютере

При централизованной базе данных все необходимые для работы специалистов данные и СУБД размещены на центральном компьютере, принимающем входную информацию с пользовательского терминала и отображающим данные на экране пользователя.

Распределённая база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых на различных компьютерах вычислительной сети.

По способу доступа к данным БД разделяются на БД с локальным доступом и БД с удалённым (сетевым) доступом. С-мы централизованных БД с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем: файл-сервер и клиент-сервер.

Выбор СУБД определяется многими факторами, но главным из них является возможность работы с конкретной моделью данных (иерархической, сетевой, реляционной)

Иерархическую модель изображают в виде дерева. Каждой вершине соответствует множество экземпляров записей, составляющих логический файл.

Сетевые модели сложны, что создаёт определённые трудности при необходимости модернизации или развития СУБД.

Реляционная модель БД представляет объекты и взаимосвязи между ними в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами. На этой модели базируются практически все современные СУБД.

Пример:

Успеваемость(фрагмент)

№ студ билета	Учебная дисциплина	Оценка
421120	Фин.менеджмент	4
322422	ИСЭ	5
239526	Финансовое право	4
623544	Торговое дело	5
923592	Таможенное дело	4

Базы знаний (БЗ) или экспертные системы – это специальные компьютерные системы, основанные на обобщении, анализе и оценке знаний высококвалифицированных специалистов-экспертов.

Базы знаний отражают конкретные предметные области. Примеры: "Консультант+", "Гарант Сервис" (право, банки, высшие школы).

Основными элементами информационной технологии, используемой в БЗ, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы, ЭВМ.

Факторами, которые влияют на качество u1041 БЗ являются:

— обучение и тренировка;

— сами знания специалистов;

— свод обновляющихся методов решений.

18. Применение персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства.

Современный бухгалтерский учет невозможен без использования компьютера, современных средств связи и коммуникаций. Они позволяют сократить время обработки учетных данных (уменьшить их трудоемкость), ликвидировать разрыв во времени между хозяйственными процессами и т.д.

Автоматизация управления начинается с компьютеризации бухгалтерского учета. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей:

1) выполнить эту работу собственными силами.

2) пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации.

3) купить готовый программный продукт.

Основные предпосылки для автоматизации бухгалтерского учета:

1. Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.

2. Задачи бухгалтерского учета решаются по несложным алгоритмам.

3. Бухгалтерский учет заключается в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций.

4. Внешние пользователи (н-р, пенсионный фонд) требуют отчеты в электронной форме и т.д.

Основные компоненты информационной технологии обработки учетных данных (алгоритм):

1) Данные из внутренней и внешней среды – 2) Сбор и регистрация – 3) Передача данных – 4) Хранение и обработка учетных данных (группировка, сортировка, обобщение, вычисление) – 5) База учетных данных (прямая и обратная связь с п.4) – 6) Создание отчетов (периодических и по запросу) – 7) Информация для внешнего и внутреннего пользователя.

Учетная информация, возникающая в результате деятельности какого – либо объекта, подвергается различным операциям или процедурам. В состав основных информационных процедур входят: сбор и регистрация информации, передача ее, хранение, обработка и выдача. Сбор информации, как правило, предшествует регистрации на материальном носителе (бумаге или диске). Далее идет хранение учетной информации. Обработка экономических операций ведется на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать для внешнего и внутреннего пользователя.

Особенности современного компьютерного бух. учета:

1) Децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах).

2) Использование привычной для бухгалтера терминологии и разделения труда.

3) Сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля.

Наиболее рациональной формой общения бухгалтера с ПЭВМ является ведение диалога с помощью "меню".

Большинство популярных в настоящее время программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к группе программных средств "Проводки – Главная книга – Баланс" (ПГиБ).

Проектирование системы автоматизации бухгалтерского учета – процесс создания и внедрения проекта автоматизированного решения учетных задач по новой технологии. Сюда включается детальная разработка отдельных и проектных решений, их анализ, апробация и внедрение.

Внедрение автоматизированной системы носит скорее эволюционный характер, т.е. ориентируется на существующую структуру бухгалтерии, при этом модернизируя её. При этом бухгалтер получает возможность работать с нормативно-правовыми документами, хранящимися в базах знаний типа

«Консультант +», «Гарант» и другие.