16. Проектирование документации

Документ – совокупность упорядоченных сведений об определённом объекте, зафикси рованный на определённом носителе в соответствии с требованиями к его форме и соде ржанию, а так же имеющих юр силу. В типовой форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. Документы могут быть сканированы, получены по электронной почте, подготовлены на ПЭВМ с помощью различных текстовых редакторов. Документ существует от момента создания до момента сдачи в архив или уничтожения. Жизненный цикл документа заключается в его движении или документообороте. Документация – система документов, упорядоченных по опред критерию. Документация, используемая на предприятиях различных отраслей, может быть унифицированной либо специфической. В финансово-кредитных организациях действует только унифицированная документация.Требования к такой документации :стандартные формы построения; приспособление к компьютерной обработке; включение всех необходимых реквизитов. Автоматизированный док-т – элек документооборотот, а документ, размещённый на машинном носителе – электронный документ. Обязательным требованием к электронному

документу явл-ся наличие в нём элек-цифровой подписи. Эл-цифрововая подпись – код, позволяющий идентифицировать подпись лица, ответственного за его содержание и использование. Электронная форма документооборота- это страница с пустыми полями , оставленная для заполнения пользователями.Электронная (безбумажная )технология- не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку а работа с электроными формами сразу с этапа заполнения.Проектирование форм документов, выписываемых вручную сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. Программа по созданию первичных документов позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов (платежное поручение, счет, счет-фактура), тем самым, избавляя бухгалтера от рутины постоянного занесения этих сведений вручную. Все документы с занесенными реквизитами (автоматически – из данных справочников или вручную, если таких данных нет) учитываются программой в базе данных, создаваемой с помощью СУБД и выводятся на принтер в виде заполненных первичных документов. На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.  Программа «1С: Электронный документооборот»  Программой «1C: Электронная почта»  Система автоматизации документооборота «Документ-2000»

17. Внутримашинное информационное обеспечение (базы данных)

Внутримашинное ИО включает организацию файлов в памяти ЭВМ. Файл представляет собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе. Коассификация ЭИС:1 по этапам обработки(входные,базовые, результативные);2по типу носителя(гибких магнитных дисках, жестких магнитных дисках);3по составу информации(с оперативгой информацией и постоянной);4по типу логистической организации(реляционные, табличные, иерархические)5.по способу физической организации(с последовательным, индексным и прямым доступом). Способы организации внутримашинногоИО: совокупность локальных файлов и автоматизированная база данных (СУБД)).Основной формой организации файлов является использование баз данных (БД), использование автоматизированных банков данных (АБД) и баз знаний (БЗ). АБД – это система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями при решении разных экономических задач.В состав АБД входят: 1) База данных (БД) – специальным образом организованное хранилище данных в виде интегрированной совокупности взаимосвязанных файлов для быстрого доступа к ним. 2)ЭВМ. 3)языки программирования 4)персонал 5)Система управления базой данных (СУБД) – это программный продукт, обеспечивающий поддержку БД, т.е. объявление структуры БД, ввод, поиск, корректировка, удаление данных, вывод по запросу. Существует 3 осн модели (теории) построения базы данных:1) иерархическая модель строится в виде графа типа "дерева" и отражает вертикальные связи подчинения нижнего уровня высшему; 2) сетевая модель включает, наряду с вертикальными, и горизонтальные связи; 3) реляционная модель представляется в виде совокупности таблиц и является самой распространенной при представлении экономических данных.В состав БД входят:базовые файлы;рабочие файлы;файлы связи.

Базы знаний (БЗ) –семантическая модель , предназначенная для представления в ЭВМ знаний, накопленных человеком в определенной предметной области.Основными функциями базы знаний являются(создание,загрузка,актуализация,поддержание в доставерном состоянии, расширение,обработка и тд.)