Тема 3. Документооборот предприятий и организаций социально-культурного сервиса и туризма. Организация делопроизводства

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).

Функции документооборота:

- оперативное прохождение документов в организации

- равномерная загрузка подразделений и должностных лиц

- влияние на управленческий процесс в целом.

При движении документов в организации следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей. Подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, его фамилия стоит в резолюции первой).

Резолюция – это форма письменного поручения, сделанного от руки прямо на документе, с указанием, что , кому и к какому сроку надо сделать.

Документы внутри организации подразделяют на:

- поступающие (входящая почта)

- отправляемые (исходящая почта). Эти документы также классифицируются на направляемые руководителям, в структурные подразделения и конкретным исполнителям.

- внутренние документы организации.

Поступающие на предприятие документы проходят в службе ДОУ предварительную обработку, включающую:

1. вскрытие конверта. До вскрытия проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные конверты возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившие в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. В отдельных случаях, когда на документе нет даты или адреса отправителя, вместе с документом сохраняют конверт. Конверты с обращениями граждан сохраняют всегда.

2. Рассмотрение документа с целью установления подразделения или должностного лица, которому надо направить документ. Нет необходимости все документы передавать руководителю организации, чтобы не снижать оперативность прохождения документов внутри организации. В сложных случаях, когда непонятно, исходя из содержания документа, кому передавать документ на рассмотрение, он передается руководителю организации для принятия такого решения. Рассмотрев документ, руководитель принимает по нему решение и ставит резолюцию. В этом реквизите само слово "Резолюция" не пишется. Обработка и передача документов должны осуществляться в день поступления документа в службу ДОУ.

3. Регистрация документов – это фиксация факта их получения путем проставления даты и входящего номера с одновременной записью этих данных в Журнале регистрации входящей почты. Эта запись производится в правом нижнем углу первой страницы документа. Также возможно проставление записи о регистрации в виде штампа.

Дата Вх.№	Дата Исх.№	Корреспондент	Краткое содержание	Срок исполнения	Отметка об исполнении
12.05.00 № 65	29.03.00 №121-14	ЗАО "Турсервис"	Ответ на запрос	03.05.00	Исполнен

Образец регистрационного штампа

Наименование организации Вх.№_______________________ От__________________________

Проставление штампа, даты, регистрационного номера производится в день поступления документа.

Регистрации подлежат не все документы.

Необходимо регистрировать:

- документы, поступающие их вышестоящих органов, общественных организаций

- письма других организаций

- обращения граждан.

Не регистрируют:

- письма, присланные для сведения

- поздравительные телеграммы

- проспекты

- приглашения

- корреспонденция с указанием "лично"

- извещения

- документы, поступающие для сведения в копиях.

В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы ДОУ и перечисляется в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.

После регистрации документы передаются руководителям структурных подразделений или конкретным исполнителям.

Контроль исполнения документов осуществляется службой ДОУ. Контроль включает:

- постановка документа на контроль

- проверка своевременного доведения документа до исполнителя

- промежуточная проверка хода исполнения

- учет и обобщение результатов контроля

- информирование руководства о положении дел.

Сроки исполнения исчисляются календарными днями с даты подписания или наложения резолюции на документе. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательными актами. Например, для подготовки ответов по справочным запросам населения для предприятий установлен срок 10 дней. На рассмотрение жалоб трудящихся – до 1 месяца.

Сроки для исполнения поручений по основной деятельности устанавливаются руководителями.

Проверка хода исполнения документов осуществляется:

- для поручений на последующие годы – не реже 1 раза в год

- для заданий в течение года – не реже 1 раза в месяц

- для заданий текущего месяца – один раз в 10 дней или за 5 дней до истечения срока исполнения.

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов:

- составление проекта документа

- его изготовление

- согласование

- визирование (в необходимых случаях)

- подписание (утверждение)

- регистрация

- отправка.

После подписания руководителем документа, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. При письмах-ответах на бланке указывается также номер и дата документа, на который произведен ответ.

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй остается в деле организации.

Исходящая почта должна обрабатываться и отправляться в день ее регистрации.

На заказную корреспонденцию и почтовые отправления за границу составляется, датируется и подписывается опись содержимого конверта.

Дата и регистр. номер	Кол-во листов и экз.	Адресат	Краткое содержание документа	Расписка в получении
№218/12-36 от 28.12.2000	2л. в 1 экз.	Министерство образования РФ	Отчет о профессорско-преподават.составе	Заказное №45 от 28.12.2000

Номера для внешних документов, как правило составные. Например:

№ 218/12-36 от 28.12.2000, ГДЕ:

218 – порядковый номер в регистрационном журнале

12- номер раздела в номенклатуре дел

36 – номер подразделения-отправителя документа.

Прохождение внутренних документов организуется:

- на этапе подготовки и оформления документов в соответствии с общим порядком обращения с исходящими документами

- на этапе исполнения документов (или использования) – в соответствии с общим порядком обращения с входящими документами.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения и подписания руководством.

Копии внутренних документов заверяются и направляются в соответствующие структурные подразделения организации для ознакомления и исполнения.

Конкретный порядок прохождения, регистрации и учета внутренних документов определяется Инструкцией по делопроизводству организации.