Вопрос 20. Координация и регулирование как функции управления
Координация как функция управления – вид деятельности менеджера по согласованию и упорядочению усилий людей в совместной деятельности.
Координация считается центральной функцией управления, так как с ее помощью обеспечивается бесперебойная и непрерывная работа. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев системы путем установления рациональных коммуникаций между ними. Характер коммуникаций может быть различным, так как зависит от того, какие элементы процесса управления требуют координации.
Формы и средства координации различны, наиболее часто координирование выполняется на основе предоставленных отчетов и различных документов, с использованием радио и телевидения, компьютерной связи, непосредственного приглашения людей на собрания, совещания. Координирование – это установление взаимодействия между различными подсистемами, для чего осуществляется маневрирование ресурсами, согласование всех возникающих рассогласований.
Координация как центральная функция управления направлена также на поддержание определенного положения, статуса организации в окружающей внешней среде, для чего используются специальные экономические и политические рычаги и средства.
Регулирование как функция управления – вид деятельности менеджера по устранению выявленных отклонений от нормального режима работы организации.
Регулирование как функция управления тесно взаимодействует с реализацией функции координации, поэтому также является центральной функцией управления.
Регулировать – это согласовывать по нормативам соответствия, что предупреждает выход из нормального режима работы в состояние разрушения, кризиса. Отрегулировать – значит добиться необходимого соответствия и согласованности характеристик. В практике управления эти две функции реализуются в совокупности и взаимодействии. Когда в процессе координации обеспечивается устойчивое положение организации в социально-экономической среде, возрастают и возможности внутренней гармонии характеристик ее функционирования.
В процессе реализации данных функций руководителями высших уровней осуществляется в основном лишь координация внешних связей в рамках государственного, регионального и муниципального управления.
Организационно данные функции могут осуществляться путем назначения должности координатора, созданием рабочих групп, использованием компьютерных сетей и других средств связи.
Таким образом, координация и регулирование как функции управления существенного дополняют функцию организации, обеспечивая взаимодействие отдельных частей системы управления, организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач.
Вопрос 22. Мотивация как функция управления
В теории и практике современного управления все большую актуальность приобретает одна из его функциональных составляющих – мотивация.
Прежде всего рассмотрим сущность понятий мотив, мотивация, стимул и стимулирование.
Мотив – внутренняя причина, побуждающая человека к осуществлению какого-либо действия.
Совокупность мотивов представляет собой сложный психологический комплекс, характеризующий личность человека и предопределяющий его поведение. Любое конкретное действие человека осуществляется в силу внутренних причин, побуждений, потребностей, интересов и ожиданий личности.
Стимул – внешнее побуждение к осуществлению человеком каких-либо действий.
Стимулами можно считать внешние воздействия экономического, политического, правового и другого характера. Стимул это не любое внешнее воздействие на человека, а лишь такое, которое отвечает, соответствует его мотивам.
Получая из внешней среды стимулирующий импульс и пропуская его через свою психику, человек его соотносит со своими потребностями, интересами, возможностями, желаниями, ожиданиями. Стимулы, понятые, усвоенные и принятые человеком становятся мотивами деятельности.
Значит, мотивы и стимулы не тождественны друг другу. Мотивы – это внутриличностное состояние, побуждающее человека действовать. Стимулы – это внешние воздействия. Стимулы могут:
совпадать с потребностями и интересами полностью,
совпадать лишь частично,
иметь разнонаправленный характер.
Мотивация – это процесс побуждение человека к той или иной деятельности использованием действующих и формированием новых, необходимых мотивов поведения человека. Мотивировать – понять внутреннее состояние человека и побудить его к самостоятельному выбору действий. Каждый человек обладает собственной внутренней структурой мотивов, которая формируется медленно, по мере развития человека. Мотивы прежде всего определяются потребностями человека, отсюда и сложность управления мотивацией. Каждая личность по своей природе уникальна и неповторима, для каждого человека формируется персональный набор мотивов, при этом нет необходимости их унифицировать.
Кроме мотивов, человеку присущи еще и интересы, которые отражают его стремление изменить структуру своих потребностей, используя идеальное представление о возможном образе жизни. Интересы порождают заинтересованность, поэтому необходимо рассмотреть понятие «стимулирование».
Стимулирование – процесс воздействия на человека факторов внешней среды. Стимулировать – создавать такие внешние условия, которые побуждают человека действовать определенным образом. Значит стимулирование – это создание условий, атмосферы заинтересованности человека в проявлении инициативы.
Если мотивация подталкивает деятельность изнутри, то стимулирование привлекает ее извне возможностью удовлетворения потребностей. Стимулы, как и мотивы, выступают в процессах управления в качестве факторов воздействия, которые менеджер использует для получения запланированных результатов.
Отличается ли мотивация труда китайца, немца, американца и россиянина?
Один немецкий специалист по менеджменту вел занятия у русских предпринимателей. Для того чтобы лучше понять русский характер, он прочитал рассказ А.И.Тургенева «Муму». Под впечатлением этого рассказа он высказал следующую мысль: «Я не могу понять вас, русских. Почему вы из двух зол выбираете оба? Барыня дает Герасиму ясный и однозначный стимул: хочешь жить в поместье – утопи собачку, любишь собачку – забирай ее и отправляйся в деревню. Любой немец выбрал один вариант из двух. Герасим не выбрал ни тот, ни другой. Он поступил парадоксально – выполнил приказ и отказался от награды».
В этом удивлении немецкого коллеги есть ответы на поставленные вопросы: характер мотивации различных культур различен. Как можно мотивировать россиян?
Ключом к пониманию является «однозначный стимул». Любой европеец и американец, приняв «ясный стимул», будет однозначно мотивирован: рациональный стимул всегда приводит к рациональному действию. Этим россияне и отличаются: на однозначные стимулы они реагируют неоднозначно. Значит, рационально организованный стимул побуждает нерациональную мотивацию, то есть неожиданное поведение для того, кто давал рациональный стимул.
Рассмотрим основные характеристики стимулов и их влияние на поведение работников. Приготовим график (рис.2) поведения мотивированного работника: ось Х – время, ось У – результаты труда, «–» - ожидаемое поведение, «– –» - реальная динамика поведения.
у
х
Рис. 2
Теоретически можно рассуждать следующим образом. Если стимул дает ожидаемый эффект, то в результате его действия повышается мотивация работника, что должно привести к запланированному повышению результатов труда, которое определенное время сохраняется. Затем к стимулу привыкают, он начинает утрачивать свое действие.
Реальное поведение работника отличает от идеального, но если стимул будет адекватен мотиву, будем видеть другой график.
Работник некоторое время оценивает стимул, здесь реально прослеживается четыре поведенческих фазы:
1 – оценка работником стимула,
2 – стимул принят, результаты труда повышаются,
3 – работа по инерции, идет привыкание к стимулу,
4 – угасание активности, стимул утрачивает свое действие, результаты ухудшаются.
Если стимул является немотивирующим, он не будет влиять на работника. Фаза оценки будет, но очень незначительна, как и фаза роста. Чаще всего это происходит в случаях, если:
а) работник не понимает стимул, он не является ключом к мотивации;
б) стимул является оскорбительно незначительным;
в) стимул «засветился» как манипулятивный.
Манипулятивный стимул вынуждает действовать человека так, как этого требует стимулирующий. Это происходит через психологическое давление: угроза насилия, расправы, голода и жизни. Это может происходит как прямой обман, так и с использованием тонких психологических манипулятивных технологий, включая нервно – лингвистическое программирование. Например, есть такие организации, которые по объявлению привлекают работников, обещают высокие заработки, заключают договор на испытательный срок с крайне низкой оплатой, а по истечении срока увольняют как не прошедших испытание без выплаты денежного вознаграждения. Однако любой манипулятивный стимул со временем распознается и перестает оказывать свое влияние.
Если стимул демотивирующий, то после распознавания и некоторого роста активности идет его переоценка и протест работника.
Вывод: стимул должен подходить к мотивации, как ключ к замку. Как нет таблетки от всех болезней, так нет и универсальных стимулов. Никто ничего не сделает хорошо, если это против воли.
Чтобы мотивация служила функцией управления, необходимо знать ее структуру, т.е. составляющие ее элементы: потребности, интересы, способности, желания, ожидания, ценности, установки. Как мы уже определяли, в основе мотивации лежат потребности.
Существует три типа мотиваций, обусловленных потребностями:
● потребность в достижении поставленной цели;
● потребность в общении;
● потребность во власти.
Потребность в общем виде – ощущение недостатка чего-либо. Есть потребность – есть побуждение действовать и удовлетворять потребность.
Мотивация как функция управления представляет из себя процесс, который разбивается на четыре этапа:
– возникновение потребности (жажда, юридическое образование и др.);
– поиск путей удовлетворения потребностей (купить, поступить и др.);
– определение тактики удовлетворения потребностей (средства, время и др.);
– удовлетворение потребностей, удовлетворение от получения.
Менеджер, зная логику процесса мотивации, к сожалению, не вооружен инструментарием ее осуществления. Здесь необходимо обратить внимание на факторы, которые усложняют и делают неясным процесс мотивации:
– не очевидность мотивов; иногда требуется много времени, чтобы выделить ведущие, движущие;
– изменчивость мотивационного процесса за счет непредвиденной реакции на стимул; хотел, но раздумал;
– один и тот же мотивирующий фактор на разных людей действует неодинаково, поэтому необходимо знать разные формы стимулов.
Основными формами стимулов являются:
– принуждение; история свидетельствует о широком спектре методов принуждения, начиная с пыток и казни и до лишения медалей и званий. Административные методы принуждения – это, прежде всего замечания, предупреждения, выговора, увольнения и т.д.
– материальное поощрение, т.е. стимулы в материально-вещественной форме: повышение заработной платы, премирование, компенсации, оплата обучения, путевок и т.д.
– моральные стимулы, направленные на удовлетворение духовных потребностей – благодарности, грамоты, почетные звания, дипломы и т.д.
– самоутверждение, когда высокие цели достигаются без прямого внешнего поощрения, а по внутреннему убеждению.
Можно сформулировать некоторые основные принципиальные рекомендации, которым надо следовать менеджеру в своей работе для удовлетворения социальных потребностей, потребностей в уважении и самовыражении:
– поручать подчиненным больше работы, которая позволяла бы им общаться;
– создавать в организации дух единой команды;
– проводить с подчиненными неформальные беседы, совещания;
– не разрушать создающиеся неформальные группы, если они не наносят организации ущерба;
– предлагать подчиненным все более содержательную работу;
– привлекать подчиненных к разработке управленческих решений;
– делегировать подчиненным дополнительные полномочия;
– продвигать подчиненных по служебной лестнице, повышать им квалификацию;
– обеспечивать возможности творческого роста и полной отдачи и т.д.
Особой формой проявления потребностей, как мы уже определяли, является интерес, как катализатор мотивации. В практике менеджмента носителями интереса выступают «связанные группы», т.е. те, кто вступает в договорной процесс, где участники зависят друг от друга и каждый вносит свой вклад в общее дело. Например, для акционерного предприятия: акционеры заинтересованы в дивидендах, государство в росте прибыли как налоговой базы, персонал заинтересован в высокой оплате своего труда, руководство в сохранении большей части прибыли на предприятии для его дальнейшего развития.
Чтобы на практике активно выполнять мотивационную функцию, руководитель должен овладеть различными теориями мотивации. В настоящее время все известные нам теории мотивации можно условно разделить на три группы: первоначальные теории мотивации, содержательные и процессуальные.