2. Особенности вербальной коммуникации

Передача любой информации возможна лишь посредством знаков, точнее знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, которые используются в коммуникативном процессе, соответственно им можно построить классификацию коммуникативных процессов.  При простом делении различают вербальную и невербальную коммуникации, использующие различные знаковые системы.  Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков.  Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса, о которой речь шла выше. При помощи речи осуществляются кодирование и декодирование информации: коммуникатор в процессе говорения кодирует, а реципиент в процессе слушания декодирует эту информацию.  Для коммуникатора смысл информации предшествует процессу кодирования (высказыванию), так как «говорящий» сначала имеет определенный замысел, а затем воплощает его в систему знаков. Для «слушающего» смысл принимаемого сообщения раскрывается одновременно с декодированием. В этом случае особенно отчетливо проявляется значение ситуации совместной деятельности: ее осознание включено в сам процесс декодирования; раскрытие смысла сообщения немыслимо вне этой ситуации. Точность понимания слушающим смысла высказывания может стать очевидной для коммуникатора лишь тогда, когда произойдет смена «коммуникативных ролей» (условный термин, обозначающий «говорящего» и «слушающего»), т.е. когда реципиент превратится в коммуникатора и своим высказыванием даст знать о том, как он раскрыл смысл принятой информации. Диалог, или диалогическая речь, как специфический вид «разговора» представляет собой последовательную смену коммуникативных ролей, в ходе которой выявляется смысл речевого сообщения, т.е. происходит то явление, которое было обозначено как «обогащение, развитие информации».  Мера известной согласованности действий коммуникатора и реципиента в ситуации попеременного принятия ими этих ролей в большой степени зависит от их включенности в общий контекст деятельности. Успешность вербальной коммуникации в случае диалога определяется тем, насколько партнеры обеспечивают тематическую направленность информации, а также ее двусторонний характер. Важнейшее условие успешности вербальной коммуникации — понимание смысла того, что говорит другой, а в конечном счете — познания другой личности (Бахтин, 1979). Это означает, что посредством речи не просто «движется информация», но участники коммуникации особым способом воздействуют друг на друга, ориентируют друг друга, убеждают друг друга, т.е. стремятся достичь определенного изменении поведения. 

3. Контролируемые организацией ря материалы для внешней аудитории. Деловые письма

Общие замечания. В то время как письменные материалы, создавае-

мые специалистами по связям с общественностью для использования

средств массовой коммуникации в качестве канала передачи инфор-

мации, не адресованы конкретному лицу, хотя и предназначены всег-

да для определенной целевой аудитории, деловые документы, такие

как письма, приглашения и многое другое, практически всегда имеют

адресное персональное обращение. Эти документы относятся к кате-

гории так называемых контролируемых организацией материалов, по-

скольку они распространяются в том виде, в каком они были созданы,

и по адресам, четко обозначенным на документе. Что же касается ма-

териалов, доставляемых целевой аудитории средствами массовой ком-

муникации, решение относительно объема публикуемого материала и

времени его публикации принадлежит редакторам соответствующих изданий или выпусков. В этой связи всегда следует помнить, что вы,

специалист по связям с общественностью, подготавливая деловые до-

кументы, являетесь не только их составителем, но и контролирующим

органом и отвечаете не только за содержание, но и за качество подго

товки и оформление этих документов.

Тем не менее, поскольку речь идет о деловом письме, оно должно быть

составлено с соблюдением всех необходимых для этого требований: ясность изложения и цели создания документа, полнота информации, Краткость, точность, вежливость, ответственность,

Формат письма. Как правило, деловые письма пишутся на бланке

организации (белая бумага, формат А4), на котором помимо полно-

го наименования организации, отправившей послание, указываются

также ее почтовый и электронный адреса, контактные телефоны. Эти

данные обязательно должны быть специально указаны, если письмо

пишется не на бланке. Считается, что деловые письма не должны быть

длиннее одной или двух страниц; если требуется отправить более объ-

емную информацию, то обычно пишется сопроводительное письмо,

а содержательная часть послания идет как приложение. Текст печата-

ется через один интервал, абзацы разделяются либо двойным интерва-

лом, либо сдвинутым началом строки.

Обращение. Имя адресата, с указанием его звания или должности,

его почтовый адрес и дата отправления, а также тема сообщения по ев-

ропейским стандартам помещаются в верхнем левом углу письма. В рус-

ской практике в настоящее время принято обращение «Уважаемый го-

сподин Петров» или «Уважаемая госпожа Петрова»; в том случае, когда

фамилия адресата неизвестна, в обращении указывается должность это-

го лица, например: «Уважаемый господин директор». Однако некоторые

организации используют, может быть, и несколько устарелую, но все

еще встречающуюся форму обращения «Глубокоуважаемый господин

Петров». Если отправитель и адресат знакомы и общаются довольно ре-

гулярно, вполне уместно обращение по имени и отчеству «Уважаемый

Иван Иванович», а в некоторых случаях в деловом письме возможно и

обращение «Дорогой Иван Иванович».

Содержание. Обычно письмо начинают кратким вводным абзацем,

в котором излагаются причины и цель его написания, а также объяс-

няется, почему оно направлено данному адресату. Далее следует абзац

(или два), в котором раскрывается существо дела; в заключительном

абзаце делаются какие-либо предложения.

В заключительной

части может быть предложено место и время встречи.

Подпись. Имя автора письма должно быть напечатано, его соб-

ственноручная подпись ставится либо справа от имени, либо над его

напечатанным именем.

Виды деловых писем. В специальной литературе деловые письма

обычно классифицируют на основе их содержания, так как именно со-

держание письма и цель его написания определяют целевую аудито-

рию вообще и конкретных адресатов в частности. Ниже приводится

перечень наиболее важных видов деловых писем, составляемых спе-

циалистами по связям с общественностью:

• информирующее письмо;

• информационное (новостное) письмо, информационный релиз;

• рекомендательное письмо;