- •1. Экономическая информация в автоматизированных информационных системах
- •1.1. Понятие экономической информации, ее виды, особенности, структурные единицы
- •1.2. Экономические информационные системы, их классификация, информационное обеспечение
- •1.3. Внемашинная организация экономической информации
- •2. Организация данных в базах
- •2.1. Недостатки файловой организации данных Понятие базы данных
- •2.2. Иерархическая и сетевая модели данных
- •2.3. Реляционная модель данных
- •2.3.1. Логические связи между отношениями
- •2.3.2. Нормализация отношений
- •2.3.3. Достоинства и недостатки реляционной модели данных
- •2.3.4. Операции над отношениями
- •3. Проектирование реляционной базы данных
- •3.1. Проектирование и его принципы
- •3.2. Этапы проектирования реляционной базы данных
- •4. Системы управления базами данных
- •4.1. Понятие и функциональные возможности субд
- •4.2. Классификация субд
- •4.3. Режимы работы пользователя с субд
- •4.4. Современные субд
- •4.4.1. Настольные субд
- •4.4.2 Серверные субд
- •4.4.3. Распределенные субд
- •4.5. Тенденции развития субд
- •4.5.1. Объектно-ориентированные и объектно-реляционные субд
- •4.5.2. Системы управления базами знаний
- •5. Общая характеристика cубд Microsoft Access 2000
- •5.1. Субд Microsoft Access 2000
- •5.2. Объекты бд и их размещение
- •5.3. Пользовательский интерфейс Access
- •Сервис/Параметры вкладка Вид
- •5.4. Справочная система Access и пользование ею
- •5.5. Настройка рабочей среды в Access
- •5.6. Данные в Access
- •5.7. Выражения в Access
- •5.8. Инструментальные средства создания объектов бд
- •6. Создание и корректировка бд в субд Access
- •6.1. Проектирование базы данных для учебного примера
- •6.2. Создание файла бд
- •6.3. Создание таблицы
- •Окно бд объект Таблицы [Создать]
- •6.4. Создание схемы данных и корректировка бд
- •Файл / Печать схемы данных
- •6.5. Работа с таблицей
- •7. Формирование запросов в субд Access
- •7.1. Возможности, типы и способы создания запросов
- •7.2. Создание запроса выбора
- •Правка / Удалить столбцы
- •Правка / Очистить бланк
- •7. 3. Создание перекрестного запроса
- •7.4. Создание запросов действия
- •Запрос / Создание таблицы
- •Запрос / Обновление
- •8.2. Назначение и способы проектирования отчетов
- •8.3. Инструментальные средства конструкторов форм и отчетов
- •Вид/Панели инструментов;
- •Вид/Панель элементов
- •Вид/Cетка;
- •Вид / Заголовок ! Примечание формы Вид / Заголовок ! Примечание отчета
- •Вид / Сортировка и группировка
- •8.4. Элементы управления и работа с ними
- •8.5. Рекомендации к созданию формы
- •8.6. Работа с формой
- •8.8. Работа с отчетом
- •9.2. Команды sql
- •Пример команды sql
- •9.3. Данные и выражения
- •9.4. Формирование запросов на языке sql
- •9.5. Создание запроса на языке sql в субд Access
- •10. Инструментальные средства разработки прикладных программ в субд Access
- •10.1. Понятие макроса и модуля
- •10.2. Классификация макрокоманд. Типы макросов
- •10.3. Создание макроса и работа с ним
- •11. Администрирование базы данных
- •11.1 Пользователи и администратор базы данных
- •11.2. Защита базы данных
- •11.3. Восстановление базы данных
- •11.4. Сжатие базы данных
6.4. Создание схемы данных и корректировка бд
Схема данных является удобным и наглядным средством отображения логических связей таблиц БД. Связи используются для объединения записей связанных таблиц при любой обработке. Это упрощает процесс конструирования многотабличных запросов, форм и отчетов. Если создается связь с поддержкой целостности данных, то можно предусмотреть в БД следующие каскадные операции (операции по корректировке БД):
каскадное обновление связанных полей – изменение значений ключа в записи главной таблицы влечет автоматическое изменение значений вторичного ключа в подчиненных записях;
каскадное удаление связанных записей - удаление записи из главной таблицы приводит к автоматическому удалению всех подчиненных записей.
Для создания схемы данных вводится команда Сервис / Схема данных. Затем необходимо:
в окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы поочередно выделять значки связываемых таблиц и нажимать [Добавить], после чего нажать [Закрыть];
в окне Схема данных разместить списки полей таблиц, представленные в отдельных окнах, согласно логической структуре БД и приступить к связыванию таблиц. Для установки связи между двумя таблицами следует перетащить первичный ключ на вторичный;
в окне Изменение связей задать целостность данных, после чего – каскадные операции. При необходимости изменить способ объединения записей, заданный по умолчанию, воспользовавшись кнопкой «Объединение». После нажатия [Создать] произойдет возврат к окну Схема данных. В этом окне между таблицами установится связь, обозначенная на схеме, например, как 1:1, 1:
При создании схемы данных возможны неточные действия пользователя:
добавление таблицы лишний раз. Тогда для исключения лишнего списка полей из окна Схема данных он выделяется и нажимается клавиша Delete;
перетаскивание первичного ключа не на вторичный ключ. Для удаления образовавшейся в этом случае линии связи она выделяется и нажимается клавиша Delete.
Для печати схемы данных используется команда
Файл / Печать схемы данных
Для изменения параметров существующей связи выполняется:
открытие окна Схема данных;
двойной щелчок по линии связи, подлежащей изменению;
изменение параметров связи в появившемся окне Изменение связей.
6.5. Работа с таблицей
Работа с таблицей осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможны операции, описанные в нижеследующих таблицах.
Таблица 3
Операции со значениями полей и их выполнение
Наименование операции |
Обеспечивающие действия и команды |
Редактирование значения поля |
|
Поиск значения в поле |
|
Замена значения в поле |
|
Таблица 4
Операции с записями и их выполнение
Наименование операции |
Обеспечивающие действия и команды |
Добавление записи |
|
Удаление записи |
|
Сортировка записей |
|
Фильтр по выделенному |
|
Обычный фильтр |
|
Расширенный фильтр |
|
Отображение подчиненных записей для записи главной таблицы |
|
Отображение всех подчиненных записей в главной таблице |
|
Примечание. Фильтр временно разделяет записи таблицы на два подмножества, одно из которых будет показано, а другое – нет. Для отмены фильтра используется команда Записи / Удалить фильтр.
2. Для отмены отображения подчиненных записей у записи главной таблицы производится щелчок на значке «-» (минус) слева от записи; всех подчиненных записей - применяется команда Формат / Подтаблица / Свернуть все.
Таблица 5
Операции со столбцами и их выполнение
Наименование операции |
Обеспечивающие действия и команды |
Переименование столбца |
|
Вставка столбца |
|
Удаление столбца |
|
Скрытие столбца |
|
Перемещение столбца |
|
Закрепление столбца |
|
Примечание. Для отмены скрытия столбца используется команда Формат / Отобразить столбцы; для отмены закрепления столбца – команда Формат / Освободить столбцы.
Возможно также изменение макета таблицы, а именно:
изменение ширины столбцов (Формат / Ширина столбца) и высоты строк (Формат / Высота строки);
специальное оформление таблицы, задание линий сетки, их цвета и типа, фона и типа границы таблицы (Формат / Режим таблицы)
и проверка орфографии в текстовых полях (Сервис / Орфография).