6. Создание и корректировка бд в субд Access

6.1. Проектирование базы данных для учебного примера

 

Для цели описания технологии создания БД и работы с ней будем  использовать следующий пример.

Пусть для обеспечения эффективной работы деканата и бухгалтерии института требуется создать БД ДЕКАНАТ_БУХГАЛТЕРИЯ, включающую сведения: о студентах, об их успеваемости, о начислениях им стипендии, об удержаниях со стипендии.

Перед созданием реляционной БД в Access пользователь должен определить: из каких таблиц должна состоять БД, какие данные предметной области надо поместить в каждую таблицу, как связать таблицы.

В результате анализа предметной области ДЕКАНАТ-БУХГАЛТЕРИЯ выявлены следующие документы-источники данных для создания БД:

 

Сведения о студентах

 

Номер зачетки	ФИО студента	Дата рождения	Семейное положение	Откуда прибыл
9(6)	А(15)	ДД.ММ.ГГ	А(9)	А(40)

 

Сведения об успеваемости студентов

 

Номер зачетки	Курс	Группа	Оценка по математике	Оценка по информатике
9(6)	9(1)	А(6)	9(1)	9(1)

 

Начисления студентам

 

Виды начислений	Сумма начислений, руб.	Номер зачетки
А(7)	9(5)	9(6)

 

Реквизит «Виды начислений» имеет следующие значения: СТИП – стипендия,  НАДБАВ - надбавка к стипендии, МАТ_ПОМ - материальная помощь, ПРЕМИЯ - премия за заслуги студента. Студенту, не получающему стипендию, начисляется стипендия в размере ноль рублей.

 

Удержания со стипендии студентов

 

Виды удержаний	Сумма удержаний, руб.	Номер зачетки
А(8)	9(5)	9(6)

 

Реквизит «Виды удержаний» имеет следующие значения: ОБЩЕЖИТ -  плата за проживание в общежитии, ПРОФ_ВЗН - профсоюзные взносы, ПРОЧИЕ - штрафы за нарушение правил дорожного движения и др.

Для реквизитов документов указаны форматы их значений.

На основании анализа документов выделены информационные объекты, описанные в табл. 1

 

Таблица  1

Информационные объекты предметной области

 

Информационный объект	Наименование реквизита	Имя реквизита	Характер реквизита (К – ключевой, О – описательный)
СТУДЕНТ	Номер зачетки	НОМ_ЗАЧ	К
	ФИО студента	ФИО_СТУД	О
	Дата рождения	ДАТ_РОЖ	О
	Семейное положение	СЕМ_ПОЛ	О
	Откуда прибыл	ОТК_ПРИБ	О
УСПЕВАЕМОСТЬ	Номер зачетки	НОМ_ЗАЧ	К
	Курс	КУРС	О
	Группа	ГРУП	О
	Оценка по математике	ОЦ_ПО_МАТЕМ	О
	Оценка по информатике	ОЦ_ПО_ИНФ	О
НАЧИСЛЕНИЯ	Виды удержаний	ВИД_НАЧ	О
	Сумма удержаний, руб.	СУМ_НАЧ	О
	Номер зачетки	НОМ_ЗАЧ	К
УДЕРЖАНИЯ	Виды удержаний	ВИД_УДЕР	О
	Сумма удержаний, руб.	СУМ_УДЕР	О
	Номер зачетки	НОМ_ЗАЧ	К

 

После выявления информационных объектов определяются связи между ними. Наличие связи обусловлено природой реальных объектов, процессов, явлений, отображаемых информационными объектами. Связь устанавливается между двумя информационными объектами. В нашем примере имеются связи, описанные в табл. 2.

 

Таблица  2

Типы связей между информационными объектами

 

Связь	Ключ связи	Тип  связи	Пояснения
СТУДЕНТ – УСПЕВАЕМОСТЬ (студент характеризуется определенной успеваемостью)	НОМ_ЗАЧ	1 : 1	каждый студент получает только одну оценку по математике и по информатике
УСПЕВАЕМОСТЬ  - НАЧИСЛЕНИЯ (стипендия начисляется в зависимости от успеваемости)	НОМ_ЗАЧ	1 : М	каждому студенту могут быть произведены начисления нескольких видов
СТУДЕНТ – УДЕРЖАНИЯ (удержания производятся с учетом сведений о студентах)	НОМ_ЗАЧ	1 : М	из стипендии каждого студента могут быть произведены удержания нескольких видов

 

Графическое представление информационно-логической модели рассматриваемой предметной области в соответствии с выявленными информационными  объектами и связями между ними приведено на рис. 1

 

Логическая структура реляционной БД  предметной области ДЕКАНАТ-БУХГАЛТЕРИЯ является адекватным  отображением ее информационно-логической модели.  Создавая эту структуру, надо каждый информационный объект модели данных отобразить структурой реляционной таблицы и установить связи между таблицами. Графическое изображение логической структуры БД рассматриваемой предметной области приведено на рис. 2