6.2. Создание файла бд

 

Создание файла для новой БД требует выполнения следующих действий:

• в стартовом окне установить переключатель в положение Новая база данных.  Если это окно не выведено, то выполнить команду Файл / Создать или нажать кнопку «Создать» на панели инструментов База данных;

• в появившемся окне Создание на вкладке Общие произвести двойной щелчок по значку База данных;

• в появившемся окне Файл новой базы данных указать, на каком диске, в какой папке и с каким именем требуется создать файл БД и нажать кнопку «Создать».

 

 

6.3. Создание таблицы

 

В Access  существует три способа создания таблицы: в режиме таблицы, с помощью мастера, в режиме конструктора.

Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто. От пользователя требуется: полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы; заполнить эти поля конкретными значениями; присвоить имя собственной таблице. Создание таблицы с помощью мастера сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы.

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо открыть окно конструктора таблицы с помощью ярлыка в окне БД « Создание таблицы в режиме конструктора»  или выполнив последовательности действий:

Окно бд  объект Таблицы  [Создать] 

окно Новая таблица  выбрать Конструктор  [ОК]

Окно конструктора таблицы имеет вид как на рис. 3.

В этом окне пользователь должен описать структуру таблицы, т.е. для каждого поля: указать его имя в столбце «Имя поля», выбрать  его тип из  раскрывающегося списка в столбце «Тип поля», при необходимости дать комментарий к нему в столбце «Описание поля», задать присущие ему свойства в строках раздела окна  «Свойства поля»,  доступных после выбора типа поля. Значения одних свойств могут совпадать со значениями,  принятыми по умолчанию;  других – введены с клавиатуры или  получены с помощью построителя выражений; третьих – выбраны из раскрывающегося (путем щелчка в строке свойства) списка.

 

Если создается таблица главная, то  в ней необходимо определить первичный ключ. Для этого выделяется поле, играющее роль ключа, путем щелчка в столбце маркировки поля и вводится команда Правка / Ключевое поле.

В случае создания подчиненной таблицы  надо учесть следующее. Если между главной и подчиненной таблицами связь типа 1:1, то для вторичного ключа следует задать свойство «Индексированное поле» со значением «Да (Совпадения не допускаются)»; если связь типа 1:М, то со значением  «Да (Допускаются совпадения)».

Описав структуру таблицы, окно конструктора закрывают, на вопрос о сохранении таблицы дают утвердительный ответ и таблице присваивают имя, после чего она регистрируется в окне БД.

Для заполнения созданной таблицы конкретными данными  она открывается в режиме таблицы посредством кнопки «Открыть». Поочередно заполняются записи таблицы. При этом переход к новой записи вызывает автоматическое сохранение предыдущей записи.

В процессе работы с БД может понадобиться корректировка структуры таблицы. Она выполняется в режиме конструктора. Поля таблицы можно: перемещать при помощи мыши, удалять по команде Правка / Удалить, вставлять по команде Вставка / Строки.  Кроме того, возможно изменение имен, типов, свойств полей. Изменение типа может привести к потере информации, и оно должно выполняться с осторожностью.