- •Глава 6
- •6.1. Методы планирования выставочных работ и выставочных программ
- •План мероприятий по подготовке юбилейной выставки
- •6.2. Современные системы управления ресурсами выставочной организации
- •6.3. Методы планирования организации
- •6.4. Документационное обеспечение выставочной деятельности
- •6.5. Выставочный менеджер и характер требований к нему
Глава 6
Планирование и управление
выставочной деятельностью
6.1. Методы планирования выставочных работ и выставочных программ
Планирование подготовки и управления процессом работ на базе четкого плана является основой рационального использования всегда ограниченных средств, сил и времени. В выставочной практике используются три метода планирования:
• планирование по контрольным срокам;
• метод линейных диаграмм;
• сетевое планирование.
Каждый из них может быть использован на любом уровне, в любой организации и на любом этапе организационной деятельности.
Метод планирования по контрольным срокам. Разработанный таким методом план представляет собой перечень операций (или мероприятий) с указанием сроков выполнения и ответственных за них лиц (или подразделений). Это наиболее доступный, а потому и самый распространенный, метод планирования. В качестве примера рассмотрим план подготовки выставки, устраиваемой на предприятии к юбилейной дате. Выставка готовится и оформляется собственными силами, за счет собственных средств с использованием собственных материалов и людских ресурсов. Поэтому все ответственные за контрольные сроки — местные специалисты и руководители.
К сожалению, этот метод не дает детальной картины организационных и производственных процессов. Детали, как правило, формируются в головах исполнителей. Если по такому плану выполняется несколько видов работ одновременно (или параллельно), контроль синхронности их выполнения достаточно затруднителен. В таком плане трудно учесть все тонкости на бумаге, и малейшая неточность в представлениях, несовпадение предпочтений руководителя и исполнителей могут приводить к рассогласованию общего взаимодействия.
Образец
УТВЕРЖДАЮ
Председатель оргкомитета
директор предприятия
План мероприятий по подготовке юбилейной выставки
№ Наименование работ |
Срок исполнения |
Ответственный |
1. Подготовка приказа |
15.02.1999 |
зам. директора |
2. Разработка эскизного проекта |
20.03. |
гл. художник |
3. Разработка сметы затрат |
19.04. |
гл. бухгалтер |
4. Изготовление экспонатов |
24.05. |
нач. цеха |
5. Приобретение материалов |
24.05. |
нач. ОМТС |
6. Монтаж и оформление выставки |
25.06. |
нач.бригады |
7. Приемка комиссией и открытие выставки |
29.06. |
нач. отд. рекламы |
8. Работа выставки |
3-24.07. |
зам. директора |
9. Подготовка приказа о закрытии выставки |
15.07. |
зам. директора |
10. Демонтаж выставки |
25-27.07 |
нач. бригады |
11. Итоговое заседание оргкомитета |
31.07 |
зам. директора |
Начальник планового отдела
Метод линейных диаграмм. Это метод планирования, в котором этапы работ оформляются графическими отрезками с разметкой по срокам, отведенным для исполнения работ. Метод удобен именно тогда, когда одновременно ведутся работы по нескольким направлениям, когда несколько этапов разных работ приходятся на один и тот же период. Он устраняет существенные недостатки первого метода. Исключает необходимость разработки множества планов с контрольными сроками для разных служб. Концентрирует внимание на совмещении во времени этапов разных работ и других критических моментах. Синхронизирует действия руководителей и исполнителей, облегчает контроль и координацию действий. При своевременных отметках исполнения заданий наглядно показывает продвижение и отставание на разных участках плана; дает «пищу» даю анализа и оценки, как идет дело в целом, на разных участках и у отдельных исполнителей; предупреждает, где и когда нужно принимать особые меры по привлечению дополнительных трудовых и материальных ресурсов. Он доступен для освоения рядовым плановым работникам, не сложен в расчетах и оформлении, обычно умещается на листе бумаги формата А4, может быть увеличен в любом масштабе. Графическое оформление к тому же привлекает внимание. Такой план, вывешенный для всеобщего ознакомления на участках исполнителей, повышает персональную ответственность, мобилизует коллектив в целом, делает процесс управления более демократичным.
Метод сетевого планирования. Многие возникающие проблемы при помощи диаграмм разрешить не удается. Возможности детальной проработки такого плана ограничены. Часть работ, операций и связей между ними остаются в личных планах или в памяти исполнителей. Приходится лишний раз собирать совещания и уточнять детали несходимости или причины рассогласования. Рассматриваемый метод сетевого планирования работ — наиболее сложный, но и самый эффективный, и к тому же получающий в выставочной практике все большее применение. В сетевом плане каждый этап отображается графическим фрагментом, как и в линейных диаграммах. При этом кружочком обозначается событие (факт), а линией — процесс и требующееся для него время. Все кружки в свою очередь связывают линиями — фрагментами процесса работ. Центральный фрагмент плана напоминает упрощенную линейную диаграмму, к которой в местах, обозначенных кружком, привязываются задания и работы, выполняемые параллельно. Например:
Тем. план Худ. проект Монтаж Худ. оформл. Приемка Открытие
2. 3. 4. 5. 6. 7.
1. о------------о------------о------------о------------о------------о------------о
5.02. 5.03. 2.04. 14.05. 15.06. 20.07. 4.08.
Начало работ Окончание
Центральный фрагмент сетевого плана подготовки выставки
Из кружочков (событий, фактов) могут исходить сразу несколько линий начинающихся здесь процессов.
Они тоже могут разветвляться на свои события и процессы, но должны сходиться и соединяться с кружочками, обозначающими даты одновременного окончания этапов или выполнения заданий. Кроме того, их окончание должно синхронизироваться с датами на основной линии, обычно называемой «критическим путем», то есть все они должны заканчиваться до какого-нибудь финального контрольного события, например, «приемка выставки комиссией» или «открытие выставки».
Стержнем сетевого графика является «критический путь» — кривая, определяющая продолжительность всего комплекса работ и лимитирующая время выполнения отдельных этапов и операций. В выставочной практике это обычно путь и сроки от начала работ до приемки или открытия выставки. Но критическими могут оказаться и другие пути. В любом случае контроль и координация действий ориентируются на критический путь.
При систематическом контроле хода работ выполнение отдельных заданий периодически отмечается на графике сети. Систематическая отметка на сетях выполненного дает возможность, обратившись к графику, в любой момент получить ответ на любой вопрос; позволяет руководителю работ достоверно оценивать складывающиеся ситуации, прогнозировать сбои, своевременно принимать меры к их предотвращению, выявлять резервы времени и ускорять работы.
Образец 3
Сетевой график подготовки выставки
Обозначения центрального фрагмента:
1. Подготовка распорядительного документа — 21.01;
2. Составление сметы расходов — 31.01;
3. Приглашение участников и реклама выставки — 15.05;.
4. Определение перечня экспонатуры и экспонентов — 15.06;
5. Разработка художественного проекта выставки — 15.07;
6. Издание каталога выставки и рекламных материалов — 10.08;
7. Монтаж и художественное оформление выставки — 14.09;
8. Приемка и расстановка экспонатов на стендах — 17.09;
9. Встреча и размещение участников — 19.09;
10. Сдача выставки приемной комиссии — 21.09;
11. Открытие выставки — 25.09.99.
"Двойными цифрами (1.2, 2.1, 5.1, 6.3) обозначены этапы параллельных видов работ.
** Пунктиром-------------------------------------обозначены «фиктивные» графы вероятностных действий.
Еще одно достоинство сетевого графика — на нем можно нанести работы и этапы, которые могут быть, а могут и не быть, то есть, вероятность которых невелика или сомнительна. Это позволяет предусмотреть для них лимит времени и другие ресурсы, заранее определить их место в общем процессе на случай, если они все-таки состоятся. В сетевой план они вводятся пунктирными линиями и называются «фиктивными графами». Специальные методики расчетов лимитов времени позволяют с высокой степенью достоверности и качества спланировать и контролировать работы любой сложности. Существует два типа методик расчетов сетей плана: «от начала работ» и «от конца работ». От начала работ расчеты ведутся, когда нужно определить общий конечный срок и наметить плановое время для всех участков работ. От конечного срока расчеты ведутся в случаях, когда дата проведения мероприятия или окончания работ уже определены, и надо установить лимиты времени на проведение работ на отдельных участках.
Разнообразие выставочных мероприятий породило множество технологий их подготовки и подходов к их организации. Тем не менее, существуют этапы и последовательности, присущие всем выставкам, независимо от их вида, тематической направленности или статуса. Плановых этапов может быть достаточно много и зависит это от детальности проработки плана.
Традиционно весь процесс планирования делится на три последовательных раздела плана:
1) период подготовка выставки;
2) период работы выставки;
3) закрытие, демонтаж: и анализ результатов.
Каждый из разделов детализируется (разбивается на этапы, по-дэтапы и работы) в зависимости от особенностей выставки, опыта и предпочтений менеджмента. По каждому этапу или пункту плана должно быть обеспечено финансирование, спланированы материальные и трудовые ресурсы, предусмотрена отчетность, соответствующие платежи и вознаграждения.
Выставочным работникам приходится иметь дело также с тематическими и экспозиционными планами выставочных мероприятий. Данные формы и методы планирования специфически выставочные. По сути, они ближе к проектированию, чем к традиционному планированию организации работ, так как в них доминируют не сроки и лимиты времени, а позиции, определяющие содержание и задачи выставочного мероприятия. Как проектно-плановые документы они формируют содержание выставки и принципы ее художественного оформления, определяют количественную и качественную сторону решаемых задач.