- •Глава 9
- •9.1. Организация церемоний открытия выставки
- •9.2. Режим работы выставки. Организация потоков посетителей
- •9.3. Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов
- •9.4. Прием почетных гостей и экскурсий.
- •9.5. Работа научно-технического,
- •9.6. Деловые встречи дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке
- •9.7. Организация смотров-конкурсов,
- •9.8. Закрытие выставки и послевыставочный период
Глава 9
Организация работы выставки и ее закрытие
9.1. Организация церемоний открытия выставки
Открытие выставки — ответственный момент, поэтому сценарий церемонии разрабатывается заблаговременно. Обычно открытие проходит в торжественной обстановке. К началу выставки специально издаются и рассылаются красочные пригласительные билеты. Внешний вид приглашения должен соответствовать торжественности момента. Приглашение составляется в корректной форме, но с хорошим настроением. Обязательно указывается место и время церемонии открытия. Особого искусства требует приглашение официальных гостей: администрации города; членов правительства, руководителей министерств и ведомств. К назначенному часу перекрываются все проходы на выставку, кроме главного; охрана выставки занимает свои посты, работники службы безопасности — свои места. В помещение рядом с главным входом на выставку, временно отделенном от гостей цветной ленточкой, приглашаются члены оргкомитета, почетные гости, руководители и известные специалисты отраслей народного хозяйства, представители общественности и средств массовой информации. Во время, отведенное для сбора гостей, обычно играет симфонический или духовой оркестр. Музыка и цветы создают у публики приподнятое настроение. Поэтому оркестр и цветы на открытии — всегда желательны. Какие? — это дело вкуса устроителей.
Наконец, подходит время церемонии, оркестр смолкает, включаются софиты фотокорреспондентов и телевизионных команд, приглашенные подтягиваются поближе к микрофону, около которого появляются организаторы выставки. Шум в зале стихает, и директор выставки, обращаясь к собравшейся публике, предоставляет слово председателю оргкомитета. Если на выставку прибыл член правительства, министр или руководитель ведомства по должности или рангу выше председателя оргкомитета, тогда первое слово по случаю открытия выставки предоставляется ему. Торжественная речь официального лица, открывающего выставку, с пожеланием ей успешной работы, может быть дополнена приветствиями председателя оргкомитета и директора выставки или выступлениями почетных гостей и представителей общественности. Время торжественной части обычно ограничивается одним часом. По окончании торжественной части, директор выставки вручает одному из гостей ножницы и предлагает разрезать ленточку, условно обозначающую вход на выставку. Ножницы могут быть поданы на бархатной подушечке или на вышитой салфетке. Это эстетически окрашивает чисто техническую сторону дела.
Но вот ленточка разрезана и разведена, ножницы возвращаются на подушечку. Проход на выставку свободен. Директор выставки приглашает гостей ознакомиться с экспозициями. Члены оргкомитета, директор выставки и Другие организаторы церемонии распределяют между собой почетных гостей в соответствии с рангом и несколькими группами ведут их по намеченным ранее маршрутам так, чтобы их пути не пересекались и группы не мешали друг другу-По ходу осмотра сопровождающие дают пояснения по разделам и отдельным экспозициям. Следует обратить внимание на важность посещения открытия выставки ответственными работниками отраслей народного хозяйства, известными общественными и политическими деятелями. Даже на открытии выставки они внимательно, с профессиональной заинтересованностью с государственных или отраслевых позиций осматривают экспозиции, вникают в интересующие их детали, задают вопросы, обсуждают увиденные экспонаты и представленную на стендах информацию. По важным для них темам они просят подробные пояснения, советуются со своим сопровождением по техническим и экономическим вопросам. И, что самое интересное, прямо на выставке принимают управленческие решения, дают конкретные поручения сопровождающим их помощникам, просят сделать записи и пометки о данных поручениях и принятых решениях для контроля. Это одно из важнейших достоинств посещения выставки ответственными представителями и руководителями ведомств, когда на выставке в течение часа находят свое разрешение вопросы и проблемы, которые не решались в рабочей обстановке месяцы, а иногда и годы. .
Если раньше выставка открывалась для публики только после того, как почетные гости ее покинут, то сегодня нередко посетителей запускают прямо вместе с ними, а порой публика даже опережает почетных гостей. С этого момента выставка начинает функционировать в утвержденном рабочем режиме. Специалисты с приглашениями и публика с входными билетами осматривают экспозиции самостоятельно, обращаясь в случае необходимости к обслуживающим выставку стендистам, консультантам и переводчикам.
Уже в первый день многие предприниматели и коммерсанты устанавливают необходимые контакты и начинают переговоры о закупках, поставках, Сотрудничестве или партнерстве. Многие встречаются на выставке с персоналом стендов фирм как со старыми знакомыми. Их цели укрепить, продолжить и развивать наметившееся ранее сотрудничество.