7. Понятие о первичных и вторичных документах.

Первичные документы различаются в зависимости от материального носителя (формы), видов распространения, способов распространения (группы) и содержания, характеризуемого очень важными для селективных процессов отличительными особенностями (типы). Но самым важным признаком дифференциации первичного документа является их содержание. Оно определяет все практически селективные процессы, т.е. процессы предпочтения, оценки, экспертизы ценности, определяющие выбор информации. Содержание характеризуется следующими признаками:

•  характер изложения;

•  терминологические особенности;

•  структура документа;

•  вид фиксируемой информации и способ ее фиксации.

Все разнообразие первичных опубликованных документов зафиксировано в государственном стандарте (ГОСТ 7.60-2003 СИБИД. Издания. Основные виды. Термины и определения). Документы могут быть классифицированы по различным основаниям. В основном это выделение типов по:

•   по периодичности

•   по составу основного текста

•   по знаковой природе информации

•   по характеру обращения

Кроме первичных документов в системе научной информации существует понятие вторичного документа.

 

Вторичные документы  – результат различных процессов информационного анализа первичных документов с целью их комфортного, экономичного использования для выполнения разнообразных функций деятельности.

 

Специалист каждой предметной области должен четко представлять себе особенности «своего» сегмента документального потока по типо-видовым и хронологическим характеристикам, а также по языку (стране). Кроме этого специалист должен знать ядро научных журналов своего профиля и иметь представление об основных источниках вторичной информации.

Мера ценности и актуальности документов в значительной степени зависит от условий их функционирования, то есть создания, распространения и использования этих документов специалистом. В любом случае оценка конкретной информации и конкретного документа возможна только после того, как они найдены, на качественном уровне и конкретным пользователем.

Оценка группы документов, может быть осуществлена формальными способами с помощью специальных методов и специальных информационных источников количественными методами.

Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

К первичным документам относятся кассовый ордер, накладная, справка, акт и т.п.

Вопрос об отнесении счета-фактуры к первичным документам является дискуссионным. Счет-фактура сам по себе не обозначает какую-либо хозяйственную операцию, он является лишь приложением к собственно первичному документу (накладной, акту). Наличие счета-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счету-фактуре в отсутствие акта/накладной будет являться неправомерным (из этого правила имеются исключения).

В Налоговом кодексе понятия "первичный документ" и "счет-фактура" приводятся через запятую, противопоставляются (см. напр.: Статья 120. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. …Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета…).

Для большинства первичных документов введены унифицированные формы, например, для документов по учету основных средств, труда, торговых операций, денежных расчетов. Если официальная форма документа не введена, то организация сама разрабатывает его форму^[1]. При этом документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование организации;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители операции;

• перечень ответственных должностных лиц;

• личные подписи данных лиц.