3. Документальное отражение движения материалов

Документы по поступлению материалов

В зависимости от канала поступления материалов в организацию (от поставщиков, из собственного производства, от разборки основных средств) для их оприходования определенные первичные документы:

1. Если организация получает материальные ценности у поставщика, то на имя экспедитора, который будет их получать в бухгалтерии выписывается доверенность (форма №М-2). Она выдается в одном экземпляре под расписку и регистрируется в Журнале учета выданных доверенностей. Работник подписывает выданную доверенность, после чего она заверяется печатью и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Доверенность выписывается на 15 дней. В доверенности обязательно указывается дата ее составления, иначе она считается недействительной. Если работник не получил материальные ценности по доверенности, то он обязан возвратить ее в бухгалтерию, где она хранится до конца отчетного года.

2. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад и сдает заведующему складом или кладовщику. Завскладом принимает материалы и проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Основанием для приемки служат сопроводительные документы (товарно-транспортные накладные, сопроводительные листы, описи и т.д. если данные сопроводительных документов совпадает с данными поставщика, то организация оформляет Приходный ордер (форма №М-4). Приходный ордер оформляют в одном экземпляре в день поступления материалов на склад организации и передают в бухгалтерию вместе с товарно-сопроводительными документами поставщика.

Методические рекомендации по учету МПЗ предусматривают упрощенный вариант оформления поступивших материалов. При этом приходный ордер можно не оформлять. Вместо этого на документе поставщика ставят штамп с реквизитами приходного ордера. Выбранный способ оформления документов закрепляют в учетной политике организации

3. В случае, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, а также при отсутствии сопроводительных документов составляется Акт о приемке материалов (форма №Ф-7). Акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководителя, в состав которой должно входить не менее 3-х человек. Комиссия должна оформить акт в день поступления материалов на склад. Если это возможно, в составе комиссии должен принимать участие представитель поставщика. Акт составляют в 2-х экземплярах. Один экземпляр вместе с товаросопроводительными документами передается в бухгалтерию, второй экземпляр служит основанием для предъявления претензии поставщику.

4. Если при доставке материальных ценностей транспортной организацией при приемке груза была обнаружена недостача, то составляется Коммерческий акт. Коммерческий акт является основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача). Коммерческий акт составляют и подписывают представители организации-получателя и транспортной организацией в 3-х экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-получателя, второй и третий экземпляры передаются транспортной организации для урегулирования претензии

5. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №М-35). Применяется для оприходования пригодных для дальнейшего использования материалов, полученных от ликвидации основных средств. Составляется в 3-х экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика (в том случае, если демонтаж осуществляется подрядной организацией). Первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий экземпляр – у подрядчика. Если демонтаж основных средств осуществляется собственными силами, то акт составляется в одном экземпляре.

Документы по списанию материалов

• Лимитно-заборная карта (форма №М-8) – применяется при списании материалов, систематически потребляемых в пределах установленного лимита. Лимитно-заборные карты выписываются в 2-х экземплярах сроком на 1 месяц (при небольших объемах списания – на квартал). Один экземпляр передается потребителю материалов, второй передается на склад. Все лимитно-заборные карты регистрируются в специальном реестре, копия которого направляется в бухгалтерию для контроля за своевременной сдачей лимитно-заборных карт.

При отпуске материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, и выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. В лимитно-заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – представитель подразделения получателя. Сверхлимитный отпуск материалов допускается только с разрешения руководителя организации или уполномоченного на то лица. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита или окончания месяца.

• Для учета движения материалов внутри организации между структурными подразделениями или МОЛ используется Требование-накладная (форма №М-11). Накладная в 2-х экземплярах составляется МОЛ, сдающим материальные ценности. Один экземпляр служит основанием сдающему складу для списания, а второй экземпляр – принимающему складу для их оприходования. Накладную подписывают оба МОЛ, получатель и сдатчик, после чего она сдается в бухгалтерию для учета движения материалов внутри организации.

• Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15). Выписывается для отпуска материалов сторонним организациям или структурным подразделениям своей организации, расположенными за ее пределами. Накладную выписывают в 2-х экземплярах на основании договоров и доверенности, предъявленной получателем. Первый экземпляр остается на складе и служит основанием для списанием материалов, второй экземпляр передается получателю.

• Акт расхода семян и посадочного материала (форма №СП-13) – применяется для учета списания семян и посадочного материала. Составляется агрономом по окончании сева (посадки) на отдельных участках и по каждой культуре. Утверждается руководителем и передается в бухгалтерию.

• Ведомость учета расхода кормов (форма №СП-20) – применяется для учета выдачи кормов на животноводческие фермы. Ведомость выписывается в 2-х экземплярах на основании плана кормления животных в соответствии с утвержденным рационом. Первый экземпляр подписывается получателем кормов и служит основанием для списания отпущенных кормов с МОЛ. Второй экземпляр с подписью заведующего складом об отпуске кормов находится у заведующего фермой или бригадира.

• Списание минеральных удобрений производится на основании Акта об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений (форма №420-АПК). Составляется агрономом и утверждается руководителем. Утвержденный акт передается в бухгалтерию.