Документирование процессов движения кадров

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров в организации. Под движением кадров условно понимается:

• прием, перевод, перемещение и увольнение работников;

• предоставление отпусков;

• командирование.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета. В необходимых случаях от претендента на должность или рабочее место администрация имеет право потребовать документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации).

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дельнейшем заполняется личная карточка Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях (производственная необходимость) согласия работника не требуется. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.

Увольнение работников производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д.

Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.

Предоставление отпусков осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса.

Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.

Командирование как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.

При изменении условий и оплаты труда могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры организации) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.

При изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.) работник обязан представить в кадровую службу документы - основания, полученные в других организациях (например, свидетельство о браке с зафиксированным в нем изменением фамилии, выданное органами ЗАГС). Факт изменения анкетно-биографических данных фиксируется в приказе по личному составу.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности, хотя оформляются на одинаковых бланка, если имеют тестовую содержательную часть. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола "Приказываю", как это принято в приказах по ОД. Кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

Бывают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу.

В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких. При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Единого подхода к построению текста приказа по личному составу нет.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и при необходимости условия приема: временно (с.. по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и др., например:

ВЛАДИМИРОВА Павла Аркадьевича принять на работу с 15.04.99 токарем-расточником 2-го разряда с тарифной ставкой _______ руб. в механический цех.

Основание: заявление Владимирова П.А.

ДЯГИЛЕВУ Елену Андреевну принять на работу с 12.05.99 с месячным испытательным сроком в планово-экономический отдел экономистом с окладом _____ руб. в месяц.

Основание: заявление Дягилевой Е.А.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Проект приказа по личному составу обычно согласовывается с гл. бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений. Сложилась практика обязательного визирования приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших фирмах - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Пример приказа по личному составу

Фирма "Эко"

ПРИКАЗ

17.04.98 № 3-к

Санкт-Петербург

по личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

1.1. ЕГОРОВА Александра Петровича на должность старшего бухгалтера с 17.04.98 с окладом ____ руб. в месяц, согласно заключенному контракту.

Основание: контракт № ______ от ____________

С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата

1.2. ЗИНОВЬЕВУ Нину Вячеславовну на должность специалиста технического отдела с 18.04.98 с двухмесячным испытательным сроком с окладом ________ руб. в месяц, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Зиновьевой Н.В.

С приказом ознакомлена: Личная подпись Дата

1.3. ЯКОВЛЕВУ Антонину Матвеевну уборщицей склада, временно, с 17.04.98 по 25.05.98, с окладом __________руб. в месяц, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Яковлевой А.М.

С приказом ознакомлена: Личная подпись Дата

2. ПЕРЕВЕСТИ

ПЕТРОВА Г.А., старшего специалиста экономического отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 17.04.98 с окладом __________руб. в месяц

Основание: заявление Петрова Г.А., докладная записка заведующего экономическим отделом Ефимова В.С.

С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата

3.УВОЛИТЬ:

АНТИПОВУ О.А., секретаря-референта канцелярии, 17.04.98 в связи с истечением срока трудового договора, п.2 ст.29 КЗоТ РФ.

Основание: контракт №______ от ________

С приказом ознакомлена: Личная подпись Дата

Директор фирмы Личная А.В.Соколов подпись

Визы согласования заинтересованных должностных лиц

В дело 00-00 Подпись дата

Приказы по личному составу обязательно регистрируются. В качестве регистрационной формы использую книгу (журнал) регистрации. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа. содержание, кем подписан приказ. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по ОД. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения, например: № 28-к - приказ о движении кадров, № 12-о - об отпуске и т.д.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

На всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров. Личные карточки заполняются после подписания руководителем организации приказа о приеме на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму Т-2, утвержденную органами статистики. При увольнении работника в личной карточке указывается дата и причина увольнения. Личные карточки Т-2 запрещается присоединять к личным делам, они хранятся в архиве отдельно.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), текст, личная подпись, расшифровка подписи. На заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Трудовой договор (контракт) должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата, номер, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

При разработке текста трудового договора (контракт) следует руководствоваться Рекомендациями по заключению трудовых договоров в письменной форме, утвержденными Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. № 135.

Представление о переводе имеет унифицированную форму и включает реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату. номер, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подпись, визы. Готовится руководителем структурного подразделения, адресуется руководителю организации, согласовывается с заинтересованными лицами. В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работника и обоснованы причины перевода.

Форма представления о переводе (См. УСОРД, с.91)

Наименование структурного Адресат подразделения Резолюция

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

_______№_______

Место составления

О переводе на другую работу

ТЕКСТ (примерный состав информации)

ФИО Год рождения Образование Должность (вакантная) Структурное подразделение Вид перевода Стаж работы в данной организации Оценка производственной деятельности Повышение профессионального уровня Основание

Руководитель Личная Расшифровка структурного подпись подписи подразделения

Визы заинтересованных должностных лиц

График отпусков - документ, закрепляющий распределение очередных отпусков на предстоящий календарный год. В крупных организациях графики отпусков составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровой службой готовится сводный график отпусков для всех сотрудников. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы организации, личные пожелания сотрудников и т.д. Сводный график отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. При необходимости переноса срока отпуска на другое время руководителем кадровой службы с согласия работника и руководителя структурного подразделения, где он работает, вносятся изменения в график отпусков