28

Состав и виды кадровой документации

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (М.: Минтруда России, 1995), введенный в действие с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий и др.

Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК -11-93 (М.: Госстандарт России, 1995): документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.

Наиболее многочисленная по видам группа кадровых документов - Организационно-распорядительная документация (ОРД).

К ОРД, оформляемым или используемым в кадровой службе, относятся:

• организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

• информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

Из учетных документов следует выделить личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, а также личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней, входящие в состав личного дела работника.

Для каждого работающего особенно важное значение имеют его персональные документы: трудовая книжка, справка с места работы, характеристика, рекомендательное письмо и др.

При подготовке кадровой документации и, прежде всего, приказов по личному составу, необходимо руководствоваться статьями Кодекса законов о труде РФ (КЗоТ)в редакции от 25 сентября 1992 г. с последующими изменениями и дополнениями.

Оформление, учет и ведение трудовых книжек описаны в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (Бюллетень Госкомтруда СССР - 1986 - №1).

В дальнейшем в Инструкцию вносились изменения и дополнения, которые можно найти в Бюллетене Госкомтруда СССР: 1987 - №12, 1989 - №9, 1991 - №1, №3.

При подготовке ОРД нужно руководствоваться требованиями последнего ГОСТа - ГОСТ Р 6.30-97, введенный с 01.07.98.