Розділ 3. Шляхи вдосконалення застосування системи контролінгу на пат "полтавахолод"

3.1. Напрями ефективного вдосконалення системи контролінгу на пат "Полтавахолод"

На нашу думку для ефективної роботи і чіткого визначення відповідальності контролерів на ПАТ "Полтавахолод" необхідно створити спеціальний структурний підрозділ – службу контролінгу.

При створенні служби контролінгу на ПАТ "Полтавахолод" необхідно враховувати такі основні повноваження служби:

1. Одержувати необхідну інформацію з бухгалтерії, фінансового відділу, планово-економічного відділу, відділу збуту й служби матеріально-технічного постачання.

2. Організовувати за допомогою інших економічних служб збір додаткової інформації, необхідної для аналізу.

3. Впроваджувати нові процедури збору аналітичної інформації на постійній основі.

4. Швидко доводити інформацію до вищого керівництва підприємства.

5. Повинна бути незалежною від інших фінансово-економічних служб.

На першому етапі існування служба контролінгу на ПАТ "Полтавахолод" може бути групою з 3–4 чоловік, що виконує роль аналітичної служби й забезпечує керівників (у першу чергу директора з економіки, фінансового директора, комерційного директора) оперативною інформацією про стан витрат на підприємстві, періодично складає розгорнуті аналітичні звіти, прогнозує показники фінансово-економічного стану підприємства, проводить економічну експертизу управлінських рішень пов'язаних з витратами й прибутком, налагоджує методику планування в планово-економічному відділі.

Принципова відмінність служби контролінгу від інших фінансово-економічних служб полягає у вирішенні стратегічних завдань поліпшення економічної роботи.

У службі контролінгу, що складається з 3–4 ствробітнтків (контролерів), у кожного є свої посадові обов'язки в той же час повинен дотримуватися командний принцип роботи: значне аналітичне завдання співробітники служби контролінгу виконують всі разом, допомагаючи один одному.

Досвід впровадження контролінгу на інших підприємствах показує, що раціональним є такий склад служби контролінгу:

- керівник служби контролінгу;

- контролер-куратор цехів(підрозділів);

- контролер-спеціаліст із управлінського обліку;

- контролер-спеціаліст з інформаційних систем.

Керівник служби контролінгу на ПАТ "Полтавахолод"– найбільш кваліфікований фахівець із достатнім досвідом роботи на підприємстві, ознайомлений з роботою бухгалтерії й планового відділу на ПАТ "Полтавахолод". Керівник служби контролінгу на ПАТ "Полтавахолод" несе відповідальність за вихідні документа, аналітичні розрахунки й прогнози перед своїм безпосереднім керівником – заступником директора з економіки (фінансовим директором).

Контролер-куратор цехів (підрозділів) на ПАТ "Полтавахолод" – кваліфікований спеціаліст, знайомий з організацією роботи й проблемами всіх цехів підприємства, що розуміє суть роботи й технологічні аспекти роботи кожного цеху (підрозділу).

Обов'язки контролера-куратора цехів (підрозділів) на ПАТ "Полтавахолод":

- розробка форм і збір аналітичної інформації;

- обробка й аналіз отриманих даних, розробка нормативів витрат по підрозділам;

- прогнозування виручки, витрат і прибутку за допомогою методик контролінгу;

- експертиза управлінських рішень, пов'язаних з витратами підрозділів.

Контролер-спеціаліст із управлінського обліку на ПАТ "Полтавахолод" – фахівець, здатний до аналітичного мислення, що володіє інструментами контролінгу.

В обов'язки входить робота з бухгалтерією на ПАТ "Полтавахолод" з метою одержання аналітичних даних з облікових регістрів. Основною вимогою, пропонованою до такого фахівця, є теоретичне й практичне знання бухгалтерського обліку на підприємстві.

Обов'язки контролера-спеціаліста з управлінського обліку на ПАТ "Полтавахолод":

- розробка процедур передачі даних з бухгалтерії в службу контролінгу;

- контроль за збором і аналізом фактичної облікової інформації в службі контролінгу;

- розробка пропозицій по оптимізації облікового процесу в бухгалтерії з позиції аналітичної служби;

- економічна експертиза управлінських рішень.

Контролер-спеціаліст по інформаційним системам на ПАТ "Полтавахолод" – кваліфікований фахівець із відділу автоматизації, детально знаючий документообіг на підприємстві й здатний поставити завдання автоматизації контролінгової роботи.

Збір аналітичної інформації повинен бути максимально автоматизований, щоб уникнути перекручувань, помилок зловживанъ.

Обов'язки контролера-спеціаліста з інформаційних систем на ПАТ "Полтавахолод":

- оцінка доцільності автоматизації контролінгової роботи на окремих етапах;

- розрахунки й обґрунтування витрат на автоматизацію контролінгової роботи;

- розробка форм для автоматизованого збору інформації;

- оптимізація документообігу на підприємстві,

- оцінка якості функціонування існуючих систем автоматизації фінансово-господарської діяльності й вироблення пропозицій щодо поліпшення роботи цих систем.

Загальна послідовність робіт по впровадженню системи контролінгу на ПАТ "Полтавахолод":

1. Комплексне дослідження існуючої системи планування і обліку витрат на підприємстві:

– обстеження системи обліку витрат по всім елементам витрат

– дослідження системи планування витрат

– дослідження системи документообігу, пов'язаного з формуванням витрат обстеження інформаційної системи підприємства.

2. Розробка методичних положень для збору даних службою контролінгу на підприємстві.

3. Впровадження системи збору даних для служби контролінгу (організаційні і методичні аспекти)

4. Розробка методичних положень для перетворення системи планування на підприємстві

5. Розробка положень по оптимізації бізнес-процесів і документообігу на підприємстві.

При будь-якому варіанті впровадження робота системи контролінгу повинна базуватися на експертній діагностиці фінансово-економічного стану підприємства.

Контролінг – нове явище в організації, тому його впровадження може викликати опір. Щоб перебороти опір, швидко домогтися перших результатів, а потім затвердити на підприємстві стабільно працюючу систему, варто проаналізувати труднощі, які можуть виникнути, їхні причини й заходи протидії.

Розглянемо вплив соціально-психологічних факторів. Опір змінам може бути індивідуальним і груповим.

Активність опору впровадженню контролінгу залежить від таких факторів:

• ступінь невідповідності культури й структури влади змінам;

• тривалість періоду впровадження зміни, погрози втрати престижу й влади;

• відданість працівників інтересам організації;

• сила культурно-політичних традицій у підрозділах підприємства.

Відповідно до теорії новацій, при поширенні будь-якого нововведення спочатку його сприймає група ранніх новаторів, що орієнтуються на зовнішні джерела інформації. Група, об'єднана певною ідеєю, завжди має більший вплив в організації саме через неї процес поширюється на всіх інших співробітників фірми.

Контролер надає супроводжуючу підтримку менеджменту в процесі здійснення управління, орієнтованого на досягнення встановлених цілей на ПАТ "Полтавахолод".

Це означає, що:

- контролер піклується щодо прозорості результатів діяльності, фінансів, процесів та стратегій, завдяки чому сприяє підвищенню ефективності;

- контролер координує окремі цілі та плани в рамках єдиної системи та розробляє орієнтовану на майбутнє звітність;

- контролер організовує процес контролінгу таким чином, щоб кожен з носіїв управлінських рішень міг діяти цілеорієнтован;

- контролер гарантує оперативне постачання необхідної інформації;

- контролер розвиває та підтримує систему контролінгу

Контролер виступає як внутрішній консультант менеджерів, він діє як навігатор на шляху досягнення основної мети підприємства

На сучасному етапі існує багато специфічних методів та інструментів контролінгу, за допомогою яких можна досягти поставленої мети. До них відносяться:

– аналіз точки беззбитковості (Break-Even-Analyze) – забезпечення беззбитковості операційної діяльності та створення умов для самофінансування підприємства;

– бенчмаркінг – процес порівняння об’єктів одного підприємства з аналогічними об’єктами інших підприємств;

– вартісний аналіз – функціональна характеристика продукції на предмет еквівалентності її вартості та корисності;

– портфельний наліз – проведення аналізу для прийняття рішень щодо додаткових інвестицій в окремі програми або реінвестицій;

– АВС-аналіз – дослідження оцінки кількісних параметрів, які мають найбільш значущу притому вагу у їх загальному обсязі;

– аналіз сильних і слабких місць на підприємстві (SWOT-analysis) – аналіз усунення слабких місць на підприємстві, а також ефективне використання наявного потенціалу;

– система раннього попередження та реагування – інформаційна система, яка повідомляє керівництву про потенційний ризик;

– дискримінантний аналіз – метод прогнозування банкрутства підприємства;

– бюджетування – процес складання і реалізації бюджетів на підприємстві.

У системі контролінгу на ПАТ "Полтавахолод" вагоме місце займає контролер, який виконує координаційні функції, функцію планування та бюджетування, здійснює бюджетний контроль, внутрішній консалтинг.

Визначаючи місце системи контролінгу в управлінні на ПАТ "Полтавахолод" слід дотримуватися наступних етапів побудови цієї системи.

Контролінг на ПАТ "Полтавахолод" будується по наступним основним етапам:

1. Визначення об’єкту контролінгу.

2. Визначення видів та сфер контролінгу.

3. Формування системи пріоритетів контрольованих показників.

4. Розробка системи кількісних стандартів контролю.

5. Побудова системи моніторингу показників, що включаються до фінансового контролінгу.

6. Формування системи алгоритмів дій по усуненню відхилень».

Доцільно буде більш детально зупинитися на системі моніторингу, так як вона складає основу контролінгу на ПАТ "Полтавахолод" і є його активною частиною.

Система моніторингу являє собою розроблений на ПАТ "Полтавахолод" механізм постійного спостереження за найважливішими показниками фінансової діяльності, визначення розмірів відхилень фактичних результатів від передбачених та виявлення причин цих відхилень.

Реалізація системи моніторингу на ПАТ "Полтавахолод" дасть змогу вчасно виявити причини відхилень фактичних результатів від запланованих. По результатах цих відхилень можливо буде розробити пропозиції щодо відповідного коригування окремих напрямків діяльності підприємства. Це дасть можливість нормалізації фінансової діяльності і підвищення ефективності функціонування підприємства.

Для повноцінного впровадження системи контролінгу на ПАТ "Полтавахолод" необхідно введення автоматизації процесів управління. Таке нововведення дасть можливість інформаційній системі на підприємстві автоматизовано обробляти економічну та фінансову інформацію, що призведе до оптимізації інформаційних потоків.

Внутрішній економічний механізм на ПАТ "Полтавахолод" – це сукупність економічних методів і важелів, які діють на всіх рівнях управління і дають змогу у відповідності з об'єктивними законами розвитку суспільства активно впливати на виробничу діяльність колективу з метою досягання економічних і соціальних завдань, що стоять перед колективом і суспільством (державою) в цілому на сучасному етапі. Дія внутрішнього економічного механізму залежить від багатьох чинників, які в тій чи іншій мірі обмежують або прискорюють дії економічних законів і перебувають у залежності від зовнішніх і внутрішніх умов. Внутрішній економічний механізм підприємства, як і всякий механізм, має рушійну силу, що приводить в рух цей механізм і самі органи руху, які примушують його розвиватися, удосконалюватися. Такою рушійною силою є потреби людського суспільства, що складаються з потреб як індивідуальних, так і суспільних. І на задоволення цих потреб повинен бути спрямований економічний механізм підприємства, так як прагнення досягнути цих потреб і приводить його в рух, примушуючи його розвиватися. Внутрішній економічний механізм підприємства як система ефективно буде функціонувати лише в тому випадку, коли всі його підсистеми будуть спрямовані не тільки для досягнення поточних, а і на здійснення стратегічного завдання – стратегію підприємства – тобто завдання, що передбачає розвиток підприємства як в даний, так і в майбутньому періоді.

Стратегія ПАТ "Полтавахолод" – це завдання і шлях розвитку підприємства на майбутній період. Для забезпечення досягнення передбаченого майбутнього перспективного розвитку слід організовувати в системі внутрішнього економічного механізму надійну його підсистему – стратегічне управління, як цільовий інструмент забезпечення здійснення розробленої стратегії (стратегічного завдання). «Стратегічне управління – це багатоплановий формально-поведінковий управлінський процес, який допомагає формулювати та виконувати ефективні стратегії, що сприяють балансуванню відносин між організацією, включаючи її окремі чинники, та зовнішнім середовищем, а також досягненню встановлених цілей» Результативність стратегічного управління є у великій залежності від зовнішніх і внутрішніх факторів: зовнішнього і внутрішнього середовища. Тому їх (середовище підприємства) постійно треба аналізувати, передбачати і вносити корективи у підсистему стратегічного управління і в цілому в систему внутрішнього економічного механізму. Цьому може позитивно сприяти організована на підприємстві ефективна система інформації, яка націлена на майбутнє і сприяє забезпеченню тривалого існування підприємства – контролінг.

Контролінг, служба контролінгу, – мозковий центр на ПАТ "Полтавахолод". Це система спостереження та вивчення поведінки внутрішнього економічного механізму конкретного підприємства і розробки шляхів для досягнення мети, яку воно ставить перед собою. Базується на основі багатьох економічних дисциплін і функцій управління, що здійснюється на підприємстві (регіоні). Основною метою контролінгу в умовах підприємства є формування у менеджерів сучасних вимог з концептуальних аспектів управління підприємством на базі інтегрування та спрямування діяльності різних служб та підрозділів на досягнення оперативних і стратегічних цілей.

Служба контролінгу на ПАТ "Полтавахолод" повинна забезпечити:

– взаємозв'язок контролінгу практично з усіма функціями управління;

– взяти під контроль витрати підприємства як основний об'єкт управління в системі контролінгу;

– організувати і забезпечити функціонування на підприємстві центрів витрат,

– прибутку, виручки і інвестицій;

– впровадити системи стандарт-кост і директ-костінг;

– постійно проводити аналіз витрат на виробництво продукції;

– на основі результатів контролінгу розробляти заходи і підготовляти управлінські рішення направлені на покращення підприємницької діяльності.

Для забезпечення виконання ролі контролінгу в системі ПАТ "Полтавахолод" необхідно створити особливу інформаційну систему, яка б сигналізувала керівництву про постійні ризики на які може наражатися підприємство як із зовнішнього, так і внутрішнього середовища (СРПР-систему раннього попередження та регулювання). Порядок формування і сутність функцій контролінгу випливають із ролі самого контролінгу в системі підприємницької діяльності (підприємства). Роль контролінгу на підприємстві отримання інформації, що характеризує діяльність підприємства також складових його оточуючого середовища і координація на цій основі діяльності системи управління з метою досягнення намічених завдань чи цілей. Для виконання цієї функції, як вже сказано вище, доцільно на великих і середніх підприємствах утворювати відділи контролінгу, безпосередньо їх підпорядковувати керівнику підприємства.

Функція контролінгу на ПАТ "Полтавахолод" полягає у забезпеченні координацій систем – планування, контролю, інформаційного забезпечення. Службу контролінгу необхідно формувати із певної кількості працюючих, що визначається обсягом вхідної і вихідної інформації для управління. Управлінська інформація охоплює такі види: науково-технічні, конструкторські, техніко-технологічні, економічні, наукові, патентні, екологічні, соціальні, інші види інформації. Отже, серед усіх видів у системі контролінгу найважливіше значення має економічна інформація, що забезпечується за допомогою бухгалтерської звітності, оперативно-технічних засобів, статистичних методів, аналітичних даних, за допомогою обробки інформації методом економічного аналізу. Інформація повинна бути в усіх випадках своєчасною і об'єктивною. На це і повинна бути націлена повсякденна робота служби контролінгу.