Глава 7. Организация приема и передачи информации по техническим средствам связи

98. Прием-передача информации по техническим средствам связи в Службе осуществляется с использованием локальной сети Службы, электронной почты, средств факсимильной связи.

99. Информация в виде заявлений и обращений поступает в почтовый электронный ящик, имеющий E-mail: GACH@TIS-DIALOG.RU, который является официальным электронным адресом Службы.

100. Тексты документов для передачи по системам электронной почты подготавливаются в текстовом редакторе WORD в соответствии с требованиями к подготовке документов.

Приложения к документам отрабатываются с применением программного обеспечения, входящего в пакет Microsoft Office. Допускается подготовка приложений с применением другого программного обеспечения при гарантированной возможности обработки данных материалов адресатом.

Реквизит электронной копии документа «Отметка о наличии приложения» должен содержать следующую информацию: наименование приложения, количество файлов, их объём и название программного обеспечения, в котором подготовлено приложение.

Например:

Приложение: Сведения о проведении внеплановых проверок, 1 файл (priloj_ 01.xls, 126 Кб, Excel).

101. Факсимильная связь используется как вспомогательное средство передачи срочных сообщений и документов. По факсимильной связи запрещается передавать документы, содержащие информацию ограниченного доступа.

102.

103.

Глава 8. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию с ограниченным доступом

104. Положения настоящего раздела определяют порядок обращения с документами и другими материальными носителями документированной информации (далее – документами), содержащими служебную информацию с ограниченным доступом (ограниченного распространения).

Изложенные в настоящем разделе положения не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной Инструкцией.

105. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, касающаяся деятельности Службы, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

106. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного доступа:

1) правовые акты, устанавливающие правовой статус органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

2) документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, безопасности граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

3) описание структуры органа исполнительной власти области, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

4) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

5) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренные в установленном порядке;

6) сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

7) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

107. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, наносится реквизит «Пометка ограничения доступа к документу» (далее именуется – Пометка ограничения доступа). Необходимость нанесения пометки ограничения доступа на документах и изданиях определяется исполнителем и должностным лицом, утверждающим документ.

Пометка ограничения доступа дополняется номером экземпляра документа.

Например: Для служебного пользования

экз. № 2

Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л., ДСП, 2 экз. № 1, 2

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и номера экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Положение об Отделе по мобилизационной подготовке, на 5 л., ДСП, экз. № 1.

2. Регламент работы Отдела по мобилизационной подготовке на 7л., ДСП, экз.№1

108. Руководители, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного доступа, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

109. За разглашение служебной информации ограниченного доступа, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

110. В случае упразднения Службы решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимают уполномоченные лица.

111. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется в отдельном журнале сотрудниками, ответственными за делопроизводство, которым поручен прием и учет несекретных документов.

112. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа:

1) печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, инициалов, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты печатания документа;

отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет (черновики уничтожаются этим сотрудником с отражением факта уничтожения в учетных формах);

2) учитываются отдельно от несекретной документации;

3) передаются другим сотрудникам под расписку;

4) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

5) тиражируются только с письменного разрешения руководителей структурных подразделений Аппарата;

6) учет копий документов осуществляется поэкземплярно;

7) не могут передаваться по незащищенным каналам факсимильной и других видов связи;

8) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках), хранилищах.

113. При необходимости направления документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, в несколько адресов, составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, расчет рассылки подписывается руководителем структурного подразделения Аппарата.

114. Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».

115. Уничтожение дел, документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

116. Передача документов и дел с документами, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения директора Службы.

При смене работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается директором Службы.

117. Проверка наличия документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказами директора Службы.

В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники, ответственные за делопроизводство.

В архиве, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

118. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель Аппарата Правительства.

Назначается комиссия для служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания документов с учета.

119. При снятии ограничения доступа на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.