Ввод текста

В Excel текстом является любая последовательность символов, состоящая из букв, цифр, пробелов и других знаков. Текст используются для идентификации данных в столбцах и строках рабочего листа. Например, записи: Наименование товара, 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675 интерпретируются как текст. Благодаря текстам, поясняющим связи между числами, данные рабочего листа становятся более понятными. Чтобы ввести в качестве текста число или формулу, перед ним записывается апостроф (‘), например ‘1952. Это число не будет учитываться при вычислениях. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки.

Ввод чисел

В Excel число может состоять только из следующих символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Знак плюс перед числом игнорируются, а запятая используется как разделитель целой и дробной части десятичного числа. Все другие сочетания символов, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Отображаются числа в ячейках или в десятичной форме (7,89) или в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. При вводе рациональной дроби следует вводить 0 перед дробью, чтобы избежать ее интерпретации как формата даты, например 0 1/2. Если число в заданном формате не умещается в ячейке, то в ячейке выводятся символы #.

Даты и время суток также интерпретируются как числа. В стандарте России для ввода даты рекомендуется формат ДД.ММ.ГГ , а времени ЧЧ:ММ:СС. Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления.

Для ввода даты и времени суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя используется пробел между ними. В формулы дата или время могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. Например, формула ="05.12.94"-"03.05.94" возвращает результат, равный 68. Отображение времени или даты в ячейке зависит от формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени.

По умолчанию числа, значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

По умолчанию Excel для Windows использует систему отсчета дат с начала столетия. В этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. В Excel возможна установка системы отсчета дат, начиная с 1904 года где числу 1 соответствует 2 января 1904 г. Для изменения системы отсчета дат выполняется команда , и в окне диалога Параметры на вкладке Вычисления устанавливается флажок.

Ввод формул

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг. Синтаксисом формулы задается последовательность вычислений. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор вычисляемых величин.

Операции, которые следует выполнить в формулах обозначаются операторами. В Excel включено четыре типа операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и адресные операторы.

Арифметические операторы сложения + , вычитания – , умножения * , деления / , вычисления процента % , возведения в степень ^ используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число.

Операторы сравнения равно = , больше > , меньше < , больше или равно >= , меньше или равно <= , не равно <> используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Текстовый оператор & используется для обозначения операции объединения последовательностей символов в единую последовательность.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. Двоеточие : ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно, например =СУММ(A1:B2) суммирует значения ячеек A1, B1, A2 и B2. Запятая , ссылается на объединение ячеек диапазонов, например =СУММ(A1:A2,B1:B3,C5) суммирует значения ячеек A1, A2, B1, B2, B3, C5. Пробел « » ссылается на общие ячейки диапазонов, например результатом формулы =СУММ(A2:C2 B1:B3) является значение ячейки B2.

Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек. Ссылкой однозначно определяется ячейка или диапазон ячеек, находящихся в различных местах листа, на других листах книги или в другой книге. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

При формировании формулы адреса ссылок удобно вставлять с помощью указателя мыши, щелкая по ячейке или выделяя нужный диапазон. В формулах вместо адресов диапазонов могут использоваться имена ячеек и диапазонов определенные пользователем.

Для вставки в формулу имени нужного диапазона можно использовать клавишу F3, которая вызывает диалоговое окно Вставка имени и раскрывает список имен диапазонов. Выбрав в этом окне имя диапазона, его можно вставить в формулу.

Рабочий лист может содержать заголовки, размещенные вначале столбца и слева от строки, с помощью которых описываются данные внутри листа. При ссылке на необходимые данные можно использовать эти заголовки в формулах.

Использование в формуле ссылок на данные листа при помощи заголовков строк и столбцов делает ее более наглядной.

Если ячейка содержит формулу, по умолчанию в ней выводится значение, вычисленное по этой формуле. Для отображения формул в ячейках, выполнив команду , , необходимо в окне диалога на вкладке Вид, установить флажок в поле Формулы, а для отображения результатов вычислений снять данный флажок.