Анализ данных

Набор данных, связанных с определенным объектом или темой называется базой данных. База данных оформляется в виде таблицы , строки которой содержат набор сходных сведений на определенную тему, а в столбцах располагаются одинаковые поля. Список - это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор фамилий, адресов и телефонов абонентов.

В Excel имеются средства для создания и работы со списками, позволяющие обобщать и анализировать данные из существующих списков, осуществлять поиск, сортировку и выборку данных. При выполнении обычных операций с данными, списки автоматически распознаются как базы данных.

Столбцы списков становятся полями базы данных. Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных. Каждая строка списка преобразуется в запись данных. Для работы с отдельными полями и фрагментами таблицы удобно присваивать им имена и в дальнейшем использовать их при обработке данных списка.

Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

На листе не следует помещать более одного списка. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.

Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

После того, как списки созданы, можно выполнять работы, типичные для баз данных.

Закрепление столбцов и строк

При просмотре записей в больших списках теряется ориентация, так как названия строк и названия столбцов при прокрутке уходят за пределы экрана. В Excel предусмотрена возможность закрепления верхних строк или/и левых столбцов листа.

Для закрепления области выполняется команда , . Если перед этим была выделена строка, то фиксируются и становятся неподвижными на экране, все строки выше этой строки. Если столбец - все столбцы, правее этого столбца. Если была выделена ячейка, то все строки выше и все столбцы левее выделенной ячейки.

Отменяется закрепление командой , .

Сортировка записей в списках

Записи в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Также можно сортировать поля. Строки, столбцы или отдельные ячейки при сортировке упорядочиваются в соответствии с заданным порядком сортировки.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки списка в другом, особом порядке или сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует установить параметры порядка сортировки.

Для выполнения сортировки необходимо щелкнуть мышью в пределах списка и выполнить команду , . Затем в окне Сортировка диапазона выбрать из списка название столбца, по которому будет производиться сортировка, установить нужный переключатель по возрастанию или по убыванию. Далее выбрать название столбца для сортировки внутри сортируемого списка и, если это необходимо, идентифицировать столбцы по подписям - по первой строке диапазона.